Consells de gestió de fitxers de QuickBooks 2019

D'acord, no us haureu de preocupar pels fitxers de dades en què QuickBooks 2019 emmagatzema la vostra informació financera. QuickBooks fa pràcticament tota la feina bruta. Dit això, tens algunes tasques de neteja per fer-te càrrec.

Fer una còpia de seguretat de QuickBooks és (no tant) difícil de fer

La regla rector és que feu una còpia de seguretat cada vegada que treballeu en alguna cosa que no voldríeu tornar a fer. Algunes persones pensen que la feina d'una setmana és insignificant; altres pensen que el valor d'un mes de feina és insignificant.

Això és el que fa aquesta autora per fer una còpia de seguretat dels seus fitxers. Fa una còpia de seguretat cada setmana després d'introduir les dades de la setmana. A continuació, enganxa el disc (podeu utilitzar qualsevol disc extraïble, com ara una unitat flaix USB o un CD gravable) al seu maletí de manera que si passa alguna cosa terrible (com un meteor que colpeja l'edifici d'oficines), no perdi els dos. ordinador i el disc de còpia de seguretat amb les dades.

Sembla un sistema força bo, oi? De fet, aquesta estratègia té els seus problemes:

• Com que fa una còpia de seguretat setmanalment, pot ser que hagi de tornar a introduir les dades d'una setmana si l'ordinador es bloqueja cap al final de la setmana. Si sou algú amb grans volums de transaccions (si prepareu centenars de factures o escriviu centenars de xecs cada setmana, per exemple), probablement vulgueu fer còpies de seguretat amb més freqüència, potser cada dia.
• Un segon problema amb la meva estratègia només és possible de manera remota, però val la pena esmentar-ho: si passa alguna cosa dolenta als fitxers QuickBooks emmagatzemats al disc dur de l'ordinador, així com als fitxers emmagatzemats a la unitat flash de seguretat, CD-R, CD-RW o algun altre dispositiu d'emmagatzematge de dades extraïble, aniria a la riera proverbial sense un rem. (És molt més probable que un disc extraïble falli que un disc dur i és més fàcil de perdre). Si realment es produeix aquest pitjor escenari, haurà de començar de nou des de principis d'any.

Algunes persones, que tenen cura religiosa, fan circular tres jocs de discs de seguretat per reduir la possibilitat que es produeixi aquest contratemps. També traslladen regularment una còpia fora del lloc, com ara una caixa de seguretat. En aquest escenari, sempre que feu una còpia de seguretat de les vostres dades, sobreescriu el conjunt més antic de discos de còpia de seguretat.

Diguem que feu una còpia de seguretat de les vostres dades cada setmana i que el vostre disc dur no només s'estavella, sinó que també esclata en una bola de flames que s'eleva a la nit. Per restaurar els fitxers, feu servir el conjunt de còpies de seguretat més recent: una setmana d'antiguitat, com a màxim. Si hi ha alguna cosa malament amb aquests fitxers, utilitzeu el següent conjunt més recent: fa dues setmanes. Si hi ha alguna cosa malament amb aquests fitxers, feu servir l'últim conjunt: fa tres setmanes. D'aquesta manera, teniu tres possibilitats d'aconseguir un conjunt que funcioni: una bona mica de seguretat pel cost d'uns quants discs o dispositius d'emmagatzematge addicionals.

Dos comentaris finals relacionats amb les estratègies i tàctiques de còpia de seguretat:

• QuickBooks ofereix una eina de còpia de seguretat en línia que també podeu utilitzar per reduir els riscos de perdre les vostres dades si perdeu la còpia de seguretat. Si realment us preocupa la seguretat de les dades i teniu entre 100 i 200 dòlars addicionals a l'any, és possible que vulgueu utilitzar regularment (diàriament?) el servei de còpia de seguretat en línia de QuickBooks.
• És possible que pugueu combinar la vostra còpia de seguretat de les vostres dades de QuickBooks amb el vostre altre mètode de còpia de seguretat. Aquest mètode pot ser una altra opció manual en què copieu fitxers a un dispositiu d'emmagatzematge extraïble com el que utilitza. O és possible que pugueu utilitzar un altre sistema de còpia de seguretat en línia com Carbonite , que utilitza un sistema automàtic per protegir totes les vostres dades.

Còpia de seguretat de la manera ràpida i bruta

Estàs ocupat. No tens temps per fer la broma. Només voleu fer un treball de còpia de seguretat acceptable i heu decidit amb quina freqüència penseu fer-ho. Sona com la teva situació? A continuació, seguiu aquests passos:

1. Inseriu un disc en blanc a la unitat adequada o connecteu un dispositiu d'emmagatzematge USB.

Podeu fer còpies de seguretat en qualsevol disc extraïble, inclosos els dispositius de memòria flash, els discs durs portàtils i els CD gravables. Tingueu en compte, però, que Intuit (el fabricant de QuickBooks) recomana que no utilitzeu l'ordre de còpia de seguretat de QuickBooks per moure un fitxer de còpia de seguretat a un CD. En comptes d'això, recomana fer una còpia de seguretat del fitxer al disc dur i, a continuació, utilitzar l'ordre de còpia de fitxers de Windows per gravar el fitxer al disc. Aquest enfocament alternatiu tendeix a resoldre alguns dels problemes d'escriptura de CD que experimenten les persones quan fan còpies de seguretat directament en un CD des de QuickBooks.

Heck, hauria d'admetre que podeu fer una còpia de seguretat a qualsevol disc fix, com ara el vostre disc dur o un disc de xarxa, però l'avantatge d'un disc extraïble és que podeu emmagatzemar-lo en un altre lloc. Com a compromís, podeu utilitzar un disc de xarxa. Normalment no voleu utilitzar el vostre disc dur (tot i que és millor que res) perquè un dels desastres que podrien patir les vostres dades de QuickBooks és una fallada del disc dur.

També podeu fer una còpia de seguretat dels vostres fitxers QuickBooks a una àrea d'emmagatzematge en línia.

2. Si emmagatzemeu dades de més d'una empresa, assegureu-vos que l'empresa de la qual voleu fer una còpia de seguretat de les dades és l'empresa activa.

Voleu fer una còpia de seguretat de l'empresa correcta. Per saber si l'empresa correcta està activa, mireu la barra de títol de la finestra de l'aplicació QuickBooks, que anomena l'empresa activa. (Si no recordeu haver configurat diversos fitxers, no us preocupeu. És probable que només tingueu un fitxer, el cas habitual).

Si utilitzeu QuickBooks en mode multiusuari, haureu de canviar al mode d'usuari únic abans de fer una còpia de seguretat del fitxer. Per fer-ho, seleccioneu Fitxer → Canvia al mode d'usuari únic.

3. Seleccioneu Fitxer → Empresa de còpia de seguretat→ Crea una còpia de seguretat local per començar l'operació de còpia de seguretat.

QuickBooks mostra el quadre de diàleg Crea una còpia de seguretat.

El quadre de diàleg Crea una còpia de seguretat.

4. Digueu a QuickBooks on voleu fer una còpia de seguretat del fitxer de dades de QuickBooks.

Quan QuickBooks mostri el quadre de diàleg Crea una còpia de seguretat, el que es mostra, especifiqueu la ubicació de la còpia de seguretat seleccionant el botó d'opció Còpia de seguretat en línia o Còpia de seguretat local.

Per fer una còpia de seguretat local del fitxer QuickBooks, seleccioneu l'opció Còpia de seguretat local.

5. Descriu com QuickBooks hauria de fer una còpia de seguretat del fitxer de dades .

El quadre de diàleg Opcions de còpia de seguretat.

Amb el primer quadre de diàleg Crea una còpia de seguretat encara mostrat, feu clic al botó Opcions. QuickBooks mostra el quadre de diàleg Opcions de còpia de seguretat, on especifiqueu com i quan QuickBooks fa una còpia de seguretat del fitxer de dades:

• Trieu una ubicació predeterminada. Especifiqueu on s'ha d'ubicar el fitxer de còpia de seguretat. Podeu fer-ho introduint la ruta de la carpeta de còpia de seguretat al quadre Digue'ns on desar les còpies de seguretat (de la manera més difícil) o fent clic al botó Navega i després utilitzant el quadre de diàleg Cerca carpeta que mostra Windows per triar un ubicació de còpia de seguretat predeterminada.
• Ajusteu l'operació de còpia de seguretat. El quadre de diàleg Opcions de còpia de seguretat ofereix unes quantes caselles de verificació que podeu utilitzar per ajustar l'antiga operació de còpia de seguretat de QuickBooks. La casella de selecció anomenada Afegeix la data i l'hora de la còpia de seguretat al nom del fitxer, si està seleccionada, fa exactament el que diu. La casella de selecció anomenada Limitar el nombre de còpies de seguretat d'aquesta carpeta a [X] indica a QuickBooks que limiti el nombre de còpies de seguretat del fitxer QuickBooks que emmagatzema a la carpeta de còpia de seguretat. El nombre predeterminat de còpies de seguretat que es tenen a mà és tres, cosa que hauria d'estar bé.
• Especifiqueu la regla de recordatori de còpia de seguretat. Podeu seleccionar la casella de selecció anomenada Recorda'm que faci una còpia de seguretat quan tanco el fitxer de la meva empresa cada [X] vegades per dir-li a QuickBooks que us recordi de tant en tant que feu una còpia de seguretat. De manera predeterminada, QuickBooks us recorda cada quarta vegada que tanqueu un fitxer de dades, però podeu substituir el valor del quadre de text per especificar una altra freqüència de recordatori de còpia de seguretat.
• Seleccioneu una opció de verificació de dades. QuickBooks ofereix tres opcions de verificació de dades: Verificació completa (segura però lenta), Verificació més ràpida (ràpida però no tan completa) i Sense verificació (ara us estalvia una mica de temps amb el risc de tenir grans problemes més endavant). L'opció de verificació completa és la que recomanem tant QuickBooks com jo.

Quan acabeu amb el quadre de diàleg Opcions de còpia de seguretat, feu clic a D'acord i, a continuació, feu clic a Següent. QuickBooks mostra el segon quadre de diàleg Crea una còpia de seguretat.

El segon quadre de diàleg Crea una còpia de seguretat.

6. Determineu quan QuickBooks hauria de fer una còpia de seguretat del vostre fitxer de dades.

El segon quadre de diàleg de l'assistent de còpia de seguretat proporciona botons d'opció que utilitzeu per programar quan voleu fer una còpia de seguretat. Per indicar que voleu fer una còpia de seguretat al moment, seleccioneu el botó d'opció Desa-ho ara.

Nota: El mateix, i em refereixo a la molt, primera vegada que una còpia de seguretat d'arxius QuickBooks amb la comanda Crear còpia de seguretat, QuickBooks no li demana que quan s'ha de fer una còpia de seguretat de l'arxiu de dades. Només fa una còpia de seguretat del fitxer de dades, saltant aquest pas.

7. Confirmeu la ubicació i el nom del fitxer de còpia de seguretat.

Amb el segon quadre de diàleg de l'assistent de còpia de seguretat que es mostra, feu clic a Següent. QuickBooks mostra el quadre de diàleg Desa una còpia de seguretat. Si heu completat correctament el pas 5, ja heu especificat la ubicació de la carpeta adequada per al fitxer de còpia de seguretat. Només per estar segur, confirmeu que el nom del fitxer i la ubicació de la carpeta que es mostren al quadre de diàleg Desa una còpia de seguretat són correctes. Si la ubicació de la carpeta no és correcta, trieu una nova ubicació al menú desplegable Desa a. Si el nom del fitxer no és correcte, editeu el nom que es mostra al quadre de text Nom del fitxer.

El quadre de diàleg Desa una còpia de seguretat.

8. Feu clic a Desa.

QuickBooks fa una còpia de seguretat del vostre fitxer de dades i mostra un quadre de missatge que us indica que s'ha fet una còpia de seguretat del vostre fitxer. El missatge també proporciona el nom del fitxer de còpia de seguretat i la ubicació de la carpeta.

Còpia de seguretat de fitxers QuickBook en línia

Podeu fer una còpia de seguretat de les vostres dades en línia de manera ràpida i senzilla. Si ho feu, ja no haureu de recordar fer còpies de seguretat i treure-les fora del lloc. Per obtenir més informació sobre la còpia de seguretat en línia, seleccioneu Fitxer→ Crea una còpia de seguretat i, a continuació, feu clic a l'enllaç Més informació sobre la còpia de seguretat en línia de QuickBooks.

El servei de còpia de seguretat en línia és una molt bona idea si teniu una connexió ràpida a Internet, però el servei costa una mica de diners. Depenent del nivell de servei, pagueu com a mínim entre 100 i 200 dòlars anuals, però podeu configurar el servei perquè QuickBooks faci una còpia de seguretat automàtica de les vostres dades i fins i tot d'altres fitxers importants de manera regular.

Dos punts finals sobre l'ús de l'opció de còpia de seguretat en línia de QuickBooks:

• Només perquè consti, us heu de preocupar per la seguretat. (Podeu llegir més sobre les mesures de seguretat al lloc web de QuickBooks, però les vostres dades estan tan segures en línia com a la vostra oficina.)
• La majoria de la gent hauria d'utilitzar el servei de còpia de seguretat fora del lloc als preus que ofereix Intuit sembla una oferta realment excel·lent per a qualsevol negoci en què els fitxers de dades de QuickBooks siguin importants.

Recuperació de les dades de QuickBooks de les quals heu fet una còpia de seguretat

Què passa si perds totes les teves dades de QuickBooks? En primer lloc, us animo a que us sentiu satisfets. Preneu una tassa de cafè. Inclineu-vos enrere a la vostra cadira. Goteja durant un parell de minuts. Tu, amic meu, no tens cap problema. Has seguit les instruccions.

D'acord, és possible que tingueu un o dos problemes, però probablement els podeu culpar als gremlins de PC. Si el desastre que us va fer perdre les vostres dades també ha deixat a la paperera altres parts de l'ordinador, és possible que hàgiu de tornar a instal·lar QuickBooks. També és possible que hàgiu de reinstal·lar tot el vostre altre programari.

Després d'haver gaudit prou (i tornar a muntar l'ordinador, si va ser la causa del desastre), feu el següent amb cura per restablir les vostres dades de QuickBooks:

1. Obteniu els vostres fitxers de còpia de seguretat.

Cerqueu la còpia de seguretat que heu creat i carregueu-la a la unitat adequada (per a un disc) o al port USB (per a una unitat de memòria o una font externa). Si esteu treballant amb un disc extern, feu qualsevol cosa especial que hàgiu de fer per accedir a aquest dispositiu, com ara encendre el disc extern.

2. Inicieu QuickBooks i seleccioneu Fitxer→ Obre o Restaura l'empresa.

QuickBooks mostra el quadre de diàleg Obre o restaura l'empresa.

El quadre de diàleg Obre o restaura l'empresa.

3. Indiqueu que voleu restaurar una còpia de seguretat del vostre fitxer de dades de QuickBooks; a continuació, feu clic a Següent.

Com ho fas és evident, oi? Seleccioneu el botó d'opció Restaura una còpia de seguretat.

4. Digueu a QuickBooks si heu fet una còpia de seguretat localment o en línia; a continuació, feu clic a Següent.

QuickBooks mostra el quadre de diàleg Obre o restaura l'empresa (no es mostra).

5. Seleccioneu el botó d'opció Còpia de seguretat local per indicar que heu fet una còpia de seguretat local i, a continuació, feu clic a Següent.

6. Identifiqueu el fitxer de còpia de seguretat que voleu utilitzar; a continuació, feu clic a Obre.

QuickBooks mostra el quadre de diàleg Obre una còpia de seguretat. Si coneixeu el nom i la ubicació del fitxer de l'empresa, podeu introduir aquesta informació als quadres proporcionats. Si no coneixeu aquesta informació, utilitzeu el menú desplegable Cerca a per identificar la unitat que conté el fitxer del qual voleu fer una còpia de seguretat; a continuació, trieu el fitxer de còpia de seguretat que voleu restaurar i feu clic a Obre. QuickBooks mostra el quadre de diàleg Obre o restaura l'empresa (no es mostra), indicant-te que el següent pas (on especifiqueu la ubicació de la restauració) és molt important.

El quadre de diàleg Obre una còpia de seguretat.

7. Especifiqueu on es trobarà el fitxer restaurat; a continuació, feu clic de nou a Següent.

QuickBooks mostra el quadre de diàleg Desa el fitxer de l'empresa com a. Utilitzeu el quadre de text Nom del fitxer i el menú desplegable Desa a aquí per identificar el fitxer que voleu substituir.

El quadre de diàleg Desa el fitxer de l'empresa com a.

Si coneixeu el nom i la ubicació del fitxer de l'empresa, podeu introduir aquesta informació als quadres de text proporcionats. Si no coneixeu aquesta informació, utilitzeu el menú desplegable Desa a per assegurar-vos que col·loqueu el fitxer restaurat a la carpeta correcta de la unitat correcta.

8. Feu clic a Desa.

Si el fitxer que intenteu restaurar ja existeix, veureu un missatge que us ho indica.

9. Feu clic a Sí per sobreescriure i substituir el fitxer per l'emmagatzemat al disc de còpia de seguretat, o feu clic a No per conservar la còpia original.

És possible que QuickBooks us demani la vostra contrasenya per verificar que teniu permís d'administrador per restaurar el fitxer. Aleshores, si tot va bé, veuràs un missatge que ho diu. Respira un profund sospir d'alleujament i dóna les gràcies.

Quan restaureu un fitxer, substituïu la versió actual del fitxer per la versió de còpia de seguretat emmagatzemada al suport de còpia de seguretat. No restaureu un fitxer per diversió. Restaureu un fitxer només si la versió actual està a la paperera i voleu tornar a començar utilitzant la versió emmagatzemada al disc de còpia de seguretat.

Heu de tornar a introduir tot el que heu introduït des que vau fer la còpia de seguretat. Estàs desanimat. Amb sort, no ha passat tant de temps des que vas fer una còpia de seguretat.

Ús de la còpia del comptable

Tot i que estic parlant de les coses de neteja que podeu fer amb els vostres fitxers QuickBooks, esmentaré la funció de còpia del comptable.

Permeteu-me començar dient que no m'agrada gaire aquesta funció. Segons la meva experiència, i la meva empresa dóna servei a centenars de petites empreses que utilitzen QuickBooks, la còpia del comptable no funciona tan bé a la pràctica. Però potser voldreu provar-ho de totes maneres.

La còpia d'un comptable permet al vostre comptable fer ajustos en una còpia especial del vostre fitxer de dades de QuickBooks mentre continueu introduint les vostres transaccions diàries al fitxer mestre. Quan el vostre comptable retorni el fitxer actualitzat, podeu tornar a combinar els canvis al fitxer mestre.

Per utilitzar la funció de còpia del comptable, seleccioneu Fitxer→ Crea una còpia. Seleccioneu l'opció Còpia del comptable i seguiu les instruccions que apareixen a la pantalla. Podeu importar els canvis del comptable més tard. Si necessiteu ajuda amb aquesta funció, parleu amb el vostre comptable.

No hauríeu d'actualitzar mai a una versió més nova de QuickBooks mentre el vostre comptable encara estigui treballant amb la còpia del comptable. Almenys, no hauríeu de fer això si teniu previst utilitzar els canvis del comptable. Si s'utilitza una còpia de comptable activa, la pantalla indicarà aquest fet a la part superior, al costat del nom de l'empresa.

Treballar amb fitxers portàtils

QuickBooks inclou una funció de fitxers portàtils. Un fitxer portàtil és una versió més petita i condensada del fitxer de dades de QuickBooks. El fitxer portàtil és prou petit, de fet, perquè probablement el pugueu enviar per correu electrònic al vostre comptable, a la vostra germana de Portland o a mi.

Per crear un fitxer portàtil, seleccioneu Fitxer →Crea una còpia. Quan QuickBooks mostri el primer quadre de diàleg Desa una còpia o una còpia de seguretat, seleccioneu el botó d'opció Fitxer portàtil d'empresa, feu clic a Següent i, a continuació, seguiu les instruccions a la pantalla. El procés, per cert, s'assembla al procés de còpia de seguretat. Em sembla molt fàcil desar el fitxer a l'escriptori. A continuació, podeu adjuntar-lo fàcilment al vostre correu electrònic i enviar-lo. Després que l'altra part rebi el fitxer, podeu arrossegar la vostra còpia a la paperera de reciclatge. El vostre fitxer real roman intacte. (Un fitxer portàtil normalment ha de tenir 10 MB o menys per a la transmissió a través de la majoria de serveis de correu electrònic.)

Per obrir un fitxer portàtil, una persona (pot ser el vostre comptable, la vostra germana de Portland o jo) hauria de triar Fitxer → Obre o Restaura l'empresa. Quan QuickBooks mostra el quadre de diàleg Obre o restaura l'empresa, aquesta altra persona només especifica el fitxer que vol obrir com a fitxer portàtil i després segueix les instruccions a la pantalla.

Ús d'una pista d'auditoria

Per alguna raó curiosa, al món de la comptabilitat posterior a Bernie Madoff, la gent està molt més interessada en la funció d'auditoria de QuickBooks. A causa d'aquest interès renovat, permeteu-me compartir les tres coses que necessiteu saber sobre l'ús de la funció d'auditoria de QuickBooks:

• Una pista d' auditoria és simplement una llista de canvis. La pista d'auditoria de QuickBooks, que és un informe senzill que enumera els canvis al fitxer de dades de QuickBooks, us permet veure qui ha canviat què.
• No podeu desactivar la funció Audit Track a les versions recents de QuickBooks. En conseqüència, tots els canvis que feu (o que algú altre a la vostra oficina faci) a QuickBooks es registra.
• Podeu imprimir l'informe d'auditoria seleccionant Informes → Comptable i impostos→ Pista d'auditoria.

Ús d'una contrasenya de tancament

QuickBooks no requereix que, ni tan sols et permeti, "tancar" mesos i anys, com ho feien els antics sistemes de comptabilitat manual. (Quan vau "tancar" un període comptable antic, en realitat vau reduir els comptes d'ingressos i despeses i després vau transferir l'import net als comptes de capital del propietari.)

Tanmateix, QuickBooks us permet utilitzar una data de tancament i una contrasenya. La data de tancament impedeix que algú entri transaccions abans de la data especificada. Si configureu una contrasenya de tancament, per exemple, algú haurà de proporcionar aquesta contrasenya abans d'introduir una transacció o canviar una transacció amb data anterior a la data de tancament. Si no configureu una contrasenya de tancament, s'adverteix algú que intenta introduir o canviar una transacció amb data anterior a la data de tancament, però aquesta persona encara pot crear o canviar l'entrada.

Per establir una data de tancament, seleccioneu Edita→ Preferències, feu clic a la icona Comptabilitat, feu clic a la pestanya Preferències de l'empresa i, a continuació, feu clic al botó Establir data/contrasenya perquè QuickBooks mostri el quadre de diàleg Establir data de tancament i contrasenya. Introduïu la data de tancament (probablement el final de l'any complert més recent) al quadre de text Data de tancament i després introduïu la contrasenya (dues vegades): al quadre de text Contrasenya de la data de tancament i al quadre de text Confirmar la contrasenya. Nota: Marqueu la casella de selecció Exclou les estimacions, les comandes de venda i les comandes de compra de les restriccions de la data de tancament perquè no perdeu l'accés a aquestes transaccions com a part del tancament.

El quadre de diàleg Estableix la data de tancament i la contrasenya.

No establiu una data de tancament i una contrasenya en un fitxer de QuickBooks que voleu enviar al vostre comptable perquè pugui preparar la vostra declaració d'impostos. El vostre comptador fiscal probablement haurà de fer canvis al fitxer QuickBooks per sincronitzar les coses entre els vostres registres i la vostra declaració d'impostos. Voleu "bloquejar" l'any anterior només després de completar la vostra declaració d'impostos.