Configuració ràpida de QuickBooks 2021

QuickBooks 2021 ofereix un procés de configuració molt ràpid en comparació amb el d'altres programes de programari de comptabilitat i fins i tot amb algunes versions anteriors del programari QuickBooks. Bàsicament, ompliu alguns quadres i feu clic a alguns botons, i voilà, en gran part heu configurat QuickBooks .

1. Al primer quadre de diàleg Configuració de QuickBooks, feu clic al botó Inici ràpid.

QuickBooks mostra el quadre de diàleg Feliç que estiguis aquí.

El quadre de diàleg Content que esteu aquí

2. Especifiqueu el nom de l'empresa.

El nom que especifiqueu apareix als informes de QuickBooks i apareix a les factures que envieu als clients. En conseqüència, voleu utilitzar el vostre nom comercial "real". Si la vostra empresa està constituïda o formada com a societat de responsabilitat limitada (LLC), voleu utilitzar el sufix o l'acrònim adequat al vostre nom. No utilitzeu Acme Supplies, per exemple; utilitzeu Acme Supplies, Inc. o Acme Supplies LLC.

Nota: QuickBooks també utilitza el nom de l'empresa per al fitxer de dades de QuickBooks.

3. Identifiqueu el vostre sector.

Si sou al negoci de la construcció, per exemple, escriviu "construcció". Quan escriviu alguna cosa al camp Indústria, QuickBooks converteix el quadre en un menú desplegable que mostra les indústries que reconeix. Podeu triar un sector d'aquest menú (o triar el sector més proper al vostre negoci).

Sigueu atents i prudents amb la indústria que especifiqueu. QuickBooks configura un gràfic de comptes inicial per a vostè en funció del sector. Un gràfic de comptes enumera els comptes d'actius, passius, ingressos i despeses (o categories) que QuickBooks utilitzarà per categoritzar les finances de la vostra empresa.

4. Identifiqueu la declaració que presenta.

Utilitzeu el camp Tipus d'empresa per especificar la declaració d'impostos que presenta la vostra empresa. Podeu fer clic en aquest camp i, a continuació, fer una elecció al menú que ofereix QuickBooks.

El menú d'opcions de declaració d'impostos de QuickBooks inclou només dues opcions per a les LLC: les LLC d'un sol membre que presenten els seus impostos amb la declaració d'impostos 1040 del propietari de la LLC i les LLC de diversos membres que presenten els seus impostos com a societat mitjançant una declaració d'impostos 1065. Una LLC, però, també pot presentar els seus impostos com a corporació S o corporació C normal (part del motiu pel qual els comptadors estimen les LLC). Si teniu una LLC que presenta els seus impostos com a corporació S, seleccioneu l'opció de declaració d'impostos sobre societats S. I si teniu una LLC que presenta com a corporació C normal, seleccioneu aquesta opció de declaració d'impostos.

5. Proporcioneu el vostre número d'identificació de l'empresari.

Utilitzeu el camp Número d'identificació de l'empresari (EIN) per proporcionar el vostre número d'identificació fiscal de l'empresa. Si sou una empresa individual sense empleats, el vostre número d'identificació fiscal pot ser el vostre número de la Seguretat Social. En la resta de casos, el vostre número d'identificació fiscal és el vostre EIN.

6. Proporcioneu la informació de l'adreça de la vostra empresa.

Utilitzeu els camps Adreça de l'empresa per proporcionar l'adreça i la informació de contacte de la vostra empresa. Espero que no us sentiu enganyat perquè no us dono instruccions com ara "Introduïu la vostra adreça postal al quadre d'adreça" i "Recordeu que el vostre número de telèfon va al quadre de telèfon".

Si alguna vegada decidiu que voleu canviar alguna informació que heu introduït en una pàgina anterior del quadre de diàleg Configuració de QuickBooks, podeu fer clic al botó Enrere per fer una còpia de seguretat.

Si sou una persona observadora, és possible que hàgiu notat el botó Previsualitza la teva configuració que apareix al quadre de diàleg Encantat que estiguis aquí. Pots ignorar aquest botó amb seguretat, però si ets un gat realment curiós, fes-hi clic. QuickBooks mostra el quadre de diàleg que es mostra a la figura següent, que identifica les funcions estàndard de QuickBooks que està activant el procés de configuració de QuickBooks, així com els comptes d'actius, passius, ingressos i despeses que apareixeran inicialment al vostre pla de comptes.

Ah, una altra cosa: el quadre de diàleg Previsualitza la configuració de l'empresa també ofereix una pestanya Ubicació del fitxer de l'empresa que identifica on es trobarà el fitxer de dades de QuickBooks. Feu clic a Canvia la ubicació i seleccioneu la carpeta on voleu que es desi el fitxer de dades de QuickBooks. Feu clic a D'acord quan hàgiu acabat al quadre de diàleg Previsualitza la configuració de l'empresa per tornar a la pantalla Crea una empresa.

El quadre de diàleg Previsualitza la configuració de l'empresa

7. Creeu el fitxer de dades de QuickBooks.

Després de proporcionar la informació de contacte empresarial sol·licitada per QuickBooks, feu clic al botó Crea empresa. QuickBooks pot mostrar el quadre de diàleg QuickSetup que es mostra, que us permet anomenar i especificar la ubicació del fitxer de l'empresa. Podeu utilitzar el quadre de diàleg QuickSetup per fer aquests canvis o, la meva recomanació, simplement deixar que QuickBooks sigui QuickBooks i prendre aquestes decisions per vosaltres. Després de fer clic a Desa, QuickBooks crea el fitxer de dades que utilitzarà per emmagatzemar la vostra informació financera. (En algunes versions de QuickBooks, la creació del fitxer triga uns quants minuts.)

El quadre de diàleg QuickSetup

Quan QuickBooks acaba de crear el vostre fitxer, mostra el quadre de diàleg Obteniu tots els detalls a l'escriptori de QuickBooks, que es mostra.

El quadre de diàleg Obteniu tots els detalls a l'escriptori de QuickBooks

8. Identifiqueu els vostres clients, venedors i empleats.

Amb el quadre de diàleg Obteniu tots els detalls a l'escriptori de QuickBooks, feu clic al botó blau Afegeix a la secció Afegeix les persones amb les quals feu negocis. QuickBooks mostra un altre quadre de diàleg que pregunta "Potser, els noms i adreces dels contactes s'emmagatzemen electrònicament en un altre lloc, com Microsoft Outlook o Google Gmail?"

• • Si teniu el nom del contacte i la informació de l'adreça emmagatzemats en un altre lloc que QuickBooks recuperarà: feu clic al botó corresponent i seguiu les instruccions que apareixen a la pantalla.
  • En cas contrari: feu clic al botó Enganxa des d'Excel o Introduïu manualment i, a continuació, feu clic a Continuar.

Quan el QuickBooks mostra el quadre de diàleg Afegeix les persones amb les quals feu negocis, que es mostra a la figura següent, utilitzeu les files del full de treball que es mostra per descriure els vostres clients, proveïdors i empleats. Per introduir un contacte a la següent fila buida:

(a) Seleccioneu el botó d'opció Client, Proveïdor o Empleat (segons correspongui).

(b) Descriu el contacte utilitzant els camps proporcionats: Nom, Nom de l'empresa, Nom, Cognoms, Correu electrònic, Telèfon, etc. Cada contacte va en la seva pròpia fila.

(c) Feu clic al botó Continuar dues vegades quan acabeu d'identificar els vostres contactes per tornar al quadre de diàleg Obteniu tots els detalls a l'escriptori de QuickBooks.

El quadre de diàleg Afegeix les persones amb qui fas negocis

A la columna Nom, que s'utilitza per a clients i venedors, proporcioneu un nom abreujat o un sobrenom per a un contacte. Fareu servir el que especifiqueu a la columna Nom de QuickBooks per referir-vos al contacte, de manera que voleu fer servir alguna cosa curta i dolça. Si treballeu amb el client John Smith d'IBM Corporation, podeu introduir IBM a la columna Nom, IBM Corporation a la columna Nom de l'empresa, John a la columna Nom, etc.

Si afegiu clients o venedors, després de fer clic al botó Continua per sortir del quadre de diàleg Afegeix les persones amb les quals feu negocis, QuickBooks us preguntarà sobre els saldos oberts que els clients us deuen o que els deu als venedors. No cal que us preocupeu per aquests saldos oberts en aquest punt del procés de configuració.

9. Identifica els articles (les coses) que vens.

Amb el quadre de diàleg Obteniu tots els detalls a l'escriptori de QuickBooks, feu clic al botó Afegeix més dins de la secció Afegeix els productes i serveis que veneu. QuickBooks mostra un altre quadre de diàleg que us pregunta quin tipus de coses voleu descriure: serveis, coses que feu un seguiment a l'inventari, coses que són inventaris però que no feu un seguiment, etc. (Els elements que enumera QuickBooks depenen del sector que especifiqueu al pas 3.) Feu clic al botó adequat.

Quan QuickBooks mostra el quadre de diàleg Afegeix els productes i serveis que veneu, que es mostra a la figura següent, utilitzeu les files del full de treball que es mostra per descriure un producte o servei. Per a qualsevol article, sempre introduïu un nom, una descripció i un preu. Per a alguns elements, però, podeu especificar un detall molt més gran que només aquesta informació esquelètica. Feu clic al botó Continua quan acabeu d'identificar els vostres productes i serveis. És possible que QuickBooks intenti vendre-vos algunes coses addicionals (com ara xecs d'Intuit), però no dubteu a fer clic a No, gràcies per tornar al quadre de diàleg Obteniu tots els detalls a l'escriptori de QuickBooks.

El quadre de diàleg Afegiu els productes i serveis que veneu

10. Descriu els teus comptes bancaris.

Amb el quadre de diàleg Obteniu tots els detalls a l'escriptori de QuickBooks, feu clic al botó Afegeix a la secció Afegeix els vostres comptes bancaris. Quan QuickBooks mostra el quadre de diàleg Afegeix els teus comptes bancaris, que es mostra a la figura següent, utilitzeu el full de treball per descriure cada compte bancari que feu servir per a la vostra empresa: el seu nom, número de compte, saldo a la data de conversió i la data de conversió real. Feu clic al botó Continuar quan acabeu d'identificar els vostres comptes bancaris per tornar al quadre de diàleg Obteniu tots els detalls a l'escriptori de QuickBooks.

11. Comença a treballar amb QuickBooks.

Amb el quadre de diàleg Obteniu tots els detalls a l'escriptori de QuickBooks, feu clic al botó Comença a treballar. QuickBooks mostra la finestra del programa QuickBooks. Estàs acabat.

El quadre de diàleg Afegeix els teus comptes bancaris

Si no us heu registrat durant el procés d'instal·lació, en algun moment després d'iniciar QuickBooks, veureu un quadre de missatge que us pregunta si voleu activar QuickBooks. Si no l'activeu o us registreu, podeu utilitzar el producte unes quantes vegades més o menys, i després — whammo! — el programa es bloqueja i ja no podeu accedir als vostres fitxers. O el registreu o no el podeu utilitzar. No m'agrada que m'obliguin a fer alguna cosa, però preocupar-me d'haver de registrar QuickBooks és una pèrdua de temps.

L'opció més senzilla és registrar-se quan vegeu aquest missatge. A continuació s'explica com: Quan QuickBooks mostra el quadre de missatge que us pregunta si voleu registrar-vos, feu clic al botó En línia per registrar-vos en línia o feu clic al botó Telèfon per registrar-vos per telèfon. Si aneu amb l'opció Telèfon, QuickBooks mostra un altre quadre de diàleg que us ofereix un número de telèfon per trucar i us ofereix un espai per introduir el vostre número de registre.