Conceptes bàsics per fer una còpia de seguretat del fitxer de dades de QuickBooks 2014

Una tasca de gran importància que vostè o algun company de feina heu de completar és una còpia de seguretat del fitxer de dades de QuickBooks. Pocs elements emmagatzemats al disc dur de l'ordinador mereixen tanta cura com el fitxer de dades de QuickBooks. Literalment, el fitxer de dades de QuickBooks descriu els assumptes financers de la vostra empresa. No voleu perdre el fitxer de dades.

Perdre el fitxer de dades, per exemple, pot significar que no saps quants diners tens, no saps si estàs guanyant o perdent diners i no podràs preparar amb facilitat o precisió la teva anualitat. devolucions d'impostos.

Afortunadament, fer una còpia de seguretat del fitxer de dades de QuickBooks és bastant senzill. Només heu de completar nou passos:

1 Trieu l'ordre Fitxer→Crea una còpia.

QuickBooks mostra el quadre de diàleg Desa còpia o còpia de seguretat, que ofereix tres opcions: l'opció de desar una còpia de seguretat del fitxer QuickBooks, l'opció de crear un fitxer d'empresa portàtil i l'opció de crear una còpia de comptable.

2Voleu desar una còpia de seguretat, així que feu clic al botó d'opció Còpia de seguretat; a continuació, feu clic a Següent per continuar.

Podeu crear un fitxer de còpia de seguretat completa o un fitxer d'empresa portàtil quan copieu el fitxer QuickBooks. Un fitxer d'empresa portàtil és més petit que un fitxer de còpia de seguretat, de manera que és més còmode moure's. Per exemple, podeu enviar per correu electrònic més fàcilment un fitxer d'empresa portàtil.

El problema amb els fitxers d'empresa portàtils és el següent: QuickBooks ha de treballar dur per reduir el fitxer d'empresa portàtil a una mida petita. QuickBooks també ha de fer més feina per eliminar el fitxer més endavant quan vulgueu treballar-hi.

Després de fer clic a Següent, apareixerà el quadre de diàleg Desa còpia o còpia de seguretat. Podeu anar directament al quadre de diàleg Desa còpia o còpia de seguretat escollint l'ordre Fitxer→Crea una còpia de seguretat.

3Indiqueu si voleu desar el fitxer de còpia de seguretat de QuickBooks a l'ordinador de la vostra empresa o al centre de dades fora del lloc de QuickBooks.

Feu clic a Còpia de seguretat local per indicar que voleu emmagatzemar la còpia de seguretat del fitxer al disc dur de l'ordinador o algun dispositiu d'emmagatzematge extraïble, com ara una unitat flaix.

4Feu clic al botó Opcions per triar una ubicació de còpia de seguretat.

QuickBooks mostra el quadre de diàleg Opcions de còpia de seguretat.

5 Especifiqueu a quina carpeta o ubicació del disc s'ha de fer una còpia de seguretat del fitxer de l'empresa.

Només heu d'introduir un nom de camí directament al quadre que indica on desar les còpies de seguretat.

Si no sabeu com introduir un nom de camí, feu clic al botó Navega. Quan QuickBooks mostri el quadre de diàleg Cerca carpeta, utilitzeu la seva llista de carpetes per seleccionar el disc o la carpeta que voleu utilitzar per a les còpies de seguretat de QuickBooks.

6 (Opcional) Seleccioneu les vostres opcions de còpia de seguretat.

També podeu utilitzar el quadre de diàleg Opcions de còpia de seguretat per especificar quan QuickBooks us ha de recordar que feu una còpia de seguretat i com ha de fer una còpia de seguretat de QuickBooks:

Afegir segells de temps: per afegir la data i l'hora de l'operació de còpia de seguretat al nom del fitxer de còpia de seguretat, marqueu la casella de selecció Afegeix la data i l'hora de la còpia de seguretat al nom del fitxer.

Limitació de còpies de seguretat: per dir-li a QuickBooks que es desfà de les còpies de seguretat antigues, marqueu la casella Limitar el nombre de còpies de seguretat d'aquesta carpeta a X i, a continuació, especifiqueu quantes còpies de seguretat voleu conservar utilitzant el quadre de text adjunt.

Configuració de recordatoris de còpia de seguretat: seleccioneu la casella de selecció Recorda'm que faci una còpia de seguretat quan tanco el fitxer de l'empresa cada X vegades i el quadre de text adjunt per especificar que voleu que us recordi que feu una còpia de seguretat del fitxer de QuickBooks quan tanqueu QuickBooks. Les vostres opcions d'interval inclouen cada vegada, cada altra vegada, cada tercer temps, etc.

Habilitació de la verificació de dades: feu servir els botons de verificació per indicar a QuickBooks que hauria de comprovar la integritat de les dades quan faci una còpia de seguretat de les vostres dades. Seleccioneu el botó d'opció Verificació completa per obtenir la millor i més completa verificació de QuickBooks.

D'altra banda, si sou algú que no té temps per als pocs segons addicionals de comprovar la verificació de dades, segur que seleccioneu el botó d'opció Verificació més ràpida. Millor encara, llenceu la precaució completament al vent (la precaució és per als nadons de totes maneres) i seleccioneu el botó d'opció Sense verificació.

7Feu clic a D'acord quan acabeu d'especificar la ubicació i les opcions de còpia de seguretat i, a continuació, feu clic a Següent.

QuickBooks mostra un quadre de diàleg (no es mostra) que us pregunta quan voleu fer una còpia de seguretat.

8 Especifiqueu quan voleu fer una còpia de seguretat.

Normalment, voleu fer una còpia de seguretat quan trieu l'ordre Desa còpia o Còpia de seguretat. En aquest cas, quan QuickBooks mostri el quadre de diàleg Desa una còpia o una còpia de seguretat que fa la pregunta "quan", feu clic al botó Desa-la ara.

Tanmateix, també podeu dir-li a QuickBooks que programi periòdicament còpies de seguretat del fitxer de dades de QuickBooks d'acord amb algun esquema intel·ligent, quan QuickBooks faci la pregunta "quan", fent clic als botons Desa-ho ara i Programar còpies de seguretat futures o fent clic a Només programar el futur. Botó de còpies de seguretat.

Si dieu a QuickBooks que voleu programar còpies de seguretat, QuickBooks mostra un parell de quadres de diàleg que feu servir per crear la nova programació de còpies de seguretat anomenant la programació i establint els dies i les hores en què s'han de programar les còpies de seguretat.

9Feu clic a Finalitzar per tancar el quadre de diàleg Desa còpia o còpia de seguretat.

Després d'especificar com ha de funcionar l'operació de còpia de seguretat, feu clic a Finalitza. QuickBooks fa una còpia de seguretat (o en crea una còpia) del fitxer actual de l'empresa QuickBooks i emmagatzema aquesta còpia del fitxer nova a la ubicació de còpia de seguretat.