Conceptes bàsics per fer una còpia de seguretat del fitxer de dades de QuickBooks 2013

Una tasca de gran importància que heu de completar vosaltres o algun company de feina és fer una còpia de seguretat del fitxer de dades de QuickBooks 2013. Literalment, el fitxer de dades de QuickBooks descriu els assumptes financers de la vostra empresa. No voleu perdre el fitxer de dades.

Perdre el fitxer de dades, per exemple, pot significar que no saps quants diners tens, no saps si estàs guanyant o perdent diners i no podràs preparar amb facilitat o precisió la teva anualitat. devolucions d'impostos.

Afortunadament, fer una còpia de seguretat del fitxer de dades de QuickBooks és bastant senzill. Només heu de completar tres passos:

Trieu l'ordre Fitxer → Crea una còpia.

QuickBooks mostra el quadre de diàleg Desa còpia o còpia de seguretat, que ofereix tres opcions: l'opció de desar una còpia de seguretat del fitxer QuickBooks, l'opció de crear un fitxer d'empresa portàtil i l'opció de crear una còpia de comptable.

Voleu desar una còpia de seguretat, així que feu clic al botó d'opció Còpia de seguretat; a continuació, feu clic a Següent per continuar.

Podeu crear un fitxer de còpia de seguretat completa o un fitxer d'empresa portàtil quan copieu el fitxer QuickBooks. Un fitxer d'empresa portàtil és més petit que un fitxer de còpia de seguretat, de manera que és més còmode moure's.

Per exemple, podeu enviar per correu electrònic més fàcilment un fitxer d'empresa portàtil. El problema amb els fitxers d'empresa portàtils és el següent: QuickBooks ha de treballar dur per reduir el fitxer d'empresa portàtil a una mida petita. QuickBooks també ha de treballar més per eliminar el fitxer més endavant quan vulgueu treballar-hi.

Després de fer clic a Següent, apareix el quadre de diàleg Desa còpia o còpia de seguretat, que es mostra a la il·lustració següent.

Només podeu anar directament al quadre de diàleg Desa una còpia o una còpia de seguretat que es mostra a continuació escollint l'ordre Fitxer → Crea una còpia de seguretat.

Indiqueu si voleu desar el fitxer de còpia de seguretat de QuickBooks a la vostra empresa local o al centre de dades fora del lloc de QuickBooks.

Feu clic a Còpia de seguretat local per indicar que voleu emmagatzemar la còpia de seguretat del fitxer al disc dur de l'ordinador o algun dispositiu d'emmagatzematge extraïble com una unitat flaix.

Feu clic al botó Opcions per triar una ubicació de còpia de seguretat.

QuickBooks mostra el quadre de diàleg Opcions de còpia de seguretat, tal com es mostra a la il·lustració següent.

Especifiqueu a quina carpeta o ubicació del disc s'ha de fer una còpia de seguretat del fitxer de l'empresa.

Només heu d'introduir un nom de camí directament al quadre que indica on desar les còpies de seguretat.

(Opcional) Seleccioneu les vostres opcions de còpia de seguretat.

També podeu utilitzar el quadre de diàleg Opcions de còpia de seguretat per especificar quan QuickBooks us ha de recordar que feu una còpia de seguretat i com ha de fer una còpia de seguretat de QuickBooks:

Segells de temps: per afegir la data i l'hora de l'operació de còpia de seguretat al nom del fitxer de còpia de seguretat, seleccioneu la casella de selecció Afegeix la data i l'hora de la còpia de seguretat al nom del fitxer.

Limitació de còpies de seguretat: per indicar a QuickBooks que s'hauria de desfer de les còpies de seguretat antigues, marqueu la casella de selecció Limitar el nombre de còpies de seguretat en aquesta carpeta i, a continuació, especifiqueu quantes còpies de seguretat voleu conservar utilitzant el quadre de text adjunt.

Recordatoris de còpia de seguretat: seleccioneu la casella de selecció Recorda'm que faci una còpia de seguretat quan tanco el fitxer de la meva empresa i el quadre de text adjunt per especificar que voleu que se us recordi que feu una còpia de seguretat del fitxer de QuickBooks cada vegada, cada altre, cada tercer, etc. en endavant, que tanqueu QuickBooks.

Verificació de dades: feu servir els botons de verificació per indicar a QuickBooks que hauria de comprovar la integritat de les dades quan faci una còpia de seguretat de les vostres dades. Seleccioneu el botó d'opció Verificació completa per a la verificació millor i més completa de QuickBooks.

Feu clic a D'acord quan acabeu d'especificar la ubicació i les opcions de còpia de seguretat i, a continuació, feu clic a Següent.

QuickBooks mostra un quadre de diàleg que us pregunta quan voleu fer una còpia de seguretat.

Decidiu quan voleu fer una còpia de seguretat.

Normalment, voleu fer una còpia de seguretat quan trieu l'ordre Desa còpia o Còpia de seguretat. Tanmateix, també podeu dir-li a QuickBooks que programi regularment còpies de seguretat del fitxer de dades de QuickBooks segons algun esquema intel·ligent.

Si dieu a QuickBooks que voleu programar còpies de seguretat, QuickBooks mostra un parell de quadres de diàleg que feu servir per crear la nova programació de còpies de seguretat anomenant la programació i establint els dies i les hores en què s'han de programar les còpies de seguretat.

Feu clic a Finalitza per tancar el quadre de diàleg Desa còpia o còpia de seguretat.

Després d'especificar com ha de funcionar l'operació de còpia de seguretat, feu clic a Finalitza. QuickBooks fa una còpia de seguretat (o en crea una còpia) del fitxer actual de l'empresa QuickBooks i emmagatzema aquesta còpia del fitxer nova a la ubicació de còpia de seguretat.