Com utilitzar QuickBooks 2015 Express Setup

QuickBooks 2015 us ofereix un procés de configuració molt ràpid en comparació amb altres programes de programari de comptabilitat i fins i tot amb versions anteriors del programari QuickBooks. Bàsicament, omplireu alguns quadres i feu clic a alguns botons i, voilà, trobareu que en gran part heu configurat QuickBooks.

1 Trieu utilitzar la configuració ràpida.

Amb el primer quadre de diàleg de configuració de QuickBooks que es mostra, feu clic al botó Inici ràpid. QuickBooks mostra el quadre de diàleg Explica'ns sobre el teu negoci.

2 Especifiqueu el nom de l'empresa.

El nom que especifiqueu apareix als informes de QuickBooks i apareix a les factures que envieu als clients. En conseqüència, voleu utilitzar el vostre nom comercial "real". I si el vostre negoci està constituït o constituït com a societat de responsabilitat limitada (LLC), voleu utilitzar el sufix o l'acrònim adequat al vostre nom.

3 Identifiqueu el vostre sector.

Quan escriviu alguna cosa al camp Indústria, QuickBooks converteix el quadre en una llista desplegable que mostra les indústries que reconeix. Podeu triar una indústria d'aquesta llista.

Sigueu atents i prudents amb la indústria que especifiqueu. QuickBooks configura un gràfic de comptes inicial per a vostè en funció del sector.

4Identifiqueu la declaració que presenteu i el vostre número d'identificació fiscal.

Utilitzeu el camp Tipus d'empresa per especificar la declaració d'impostos que presenta la vostra empresa. Podeu fer clic en aquest camp i seleccionar-lo de la llista que proporciona QuickBooks.

La llista d'opcions de declaració d'impostos de QuickBooks inclou només dues opcions per a les LLC: les LLC d'un sol membre que presenten els seus impostos amb la declaració d'impostos 1040 del propietari de la LLC i les LLC de diversos membres que presenten els seus impostos com a societat mitjançant una declaració d'impostos 1065.

Tanmateix, una LLC també pot presentar els seus impostos com a corporació S o corporació C normal. Seleccioneu l'opció adequada.

Utilitzeu el camp Número d'identificació fiscal per proporcionar el vostre número d'identificació fiscal de l'empresa. Si sou una empresa individual sense empleats, el vostre número d'identificació fiscal pot ser el vostre número de la Seguretat Social. En la resta de casos, el vostre número d'identificació fiscal és el vostre número d'identificació de l'empresari.

5Indiqueu si l'empresa dóna feina a persones.

Tingueu en compte que un únic propietari no és un empleat del seu propi negoci. A més, els socis pagats pel treball realitzat en una empresa tampoc no són empleats. Els socis, per exemple, no reben salaris: se'ls paga una cosa que es diu pagaments garantits.

6 Feu clic al botó Continuar. A la pàgina següent, proporcioneu la informació de contacte de la vostra empresa.

Quan QuickBooks mostri el quadre de diàleg Introduïu la informació de contacte de la vostra empresa, comproveu que el nom de l'empresa correcte es mostri al camp Nom legal. A continuació, ompliu la resta de l'adreça i la informació de contacte.

Si alguna vegada decidiu que voleu canviar alguna informació que heu introduït en una pàgina anterior del quadre de diàleg Configuració de QuickBooks, només podeu fer clic al botó Enrere per fer una còpia de seguretat.

7Creeu el fitxer de dades de QuickBooks.

Després de proporcionar la informació de contacte empresarial sol·licitada per QuickBooks, feu clic al botó Crea un fitxer d'empresa. QuickBooks crea el fitxer de dades que utilitzarà per emmagatzemar la vostra informació financera. Quan QuickBooks acaba de crear el vostre fitxer, mostra el fitxer Teniu un fitxer d'empresa! Caixa de diàleg.

8Identifiqueu els vostres clients, venedors i empleats.

Amb el fitxer You've Got a Company! Es mostra el quadre de diàleg, feu clic al botó Afegeix les persones amb les quals feu negocis. QuickBooks mostra un altre quadre de diàleg que pregunta: "Potser, els noms i adreces dels contactes s'emmagatzemen electrònicament en un altre lloc com Microsoft Outlook o Google Gmail?"

Si teniu el nom del contacte i la informació de l'adreça emmagatzemats en un altre lloc que QuickBooks recuperarà: feu clic al botó adequat i seguiu les instruccions que apareixen a la pantalla.

En cas contrari: feu clic al botó Enganxa des d'Excel o Entra manualment i, a continuació, Continua.

Quan QuickBooks mostra el quadre de diàleg Afegeix les persones amb les quals feu negocis, utilitzeu les files del full de treball que es mostra per descriure els vostres clients, proveïdors i empleats. Per introduir un contacte a la següent fila buida

Seleccioneu el botó d'opció Client, Proveïdor o Empleat (segons correspongui).

Descriu el contacte mitjançant els camps proporcionats . Cada contacte entra a la seva pròpia fila.

Feu clic al botó Continuar dues vegades quan acabeu d'identificar els vostres contactes per tornar al fitxer Teniu una empresa! Caixa de diàleg.

A la primera columna Nom, que s'utilitza per als clients i venedors, proporcioneu un nom abreujat o un sobrenom per a un contacte. Fareu servir el que especifiqueu a la columna Nom de QuickBooks per referir-vos al contacte, de manera que voleu fer servir alguna cosa curta i dolça.

Si afegiu clients o venedors, QuickBooks pregunta sobre els saldos oberts. No cal que us preocupeu per aquests en aquest punt del procés de configuració de QuickBooks.

9 Identifiqueu els articles que veneu.

Amb el fitxer You've Got a Company! que es mostra, feu clic al botó Afegeix els productes i serveis que veneu. QuickBooks mostra un altre quadre de diàleg que us pregunta quin tipus de coses voleu descriure: serveis, coses que feu un seguiment a l'inventari, coses que són inventaris però que no feu un seguiment, etc. Feu clic al botó corresponent.

Quan QuickBooks mostra el quadre de diàleg Afegeix els productes i serveis que veneu, utilitzeu les files del full de treball que es mostra per descriure un producte o servei. Per a qualsevol article, sempre introduiràs un nom, una descripció i un preu. Per a alguns elements, però, podeu especificar un detall molt més gran que només aquesta informació esquelètica. Feu clic al botó Continua quan acabeu d'identificar els vostres productes i serveis.

10 Descriu els teus comptes bancaris.

Amb el fitxer You've Got a Company! es mostra el quadre de diàleg, feu clic al botó Afegeix els vostres comptes bancaris. Quan QuickBooks mostra el quadre de diàleg Afegeix els teus comptes bancaris, fes servir el full de treball per descriure cada compte bancari de la teva empresa: el seu nom, número de compte, saldo a la data de conversió i la data de conversió real. Feu clic al botó Continua quan acabeu d'identificar els vostres comptes bancaris.

11Comenceu a treballar amb QuickBooks.

Amb el fitxer You've Got a Company! es mostra el quadre de diàleg, feu clic al botó Comença a treballar. QuickBooks mostra la finestra del programa QuickBooks. Estàs acabat.