Com utilitzar les dades de QuickBooks 2013 per a lanàlisi de beneficis, volums i costos

Necessites tres elements de dades per realitzar una anàlisi de benefici-volum-cost a QuickBooks 2013: ingressos de vendes, percentatge de marge brut i cost fix. Normalment, aquests elements de dades no són difícils de trobar si heu estat utilitzant QuickBooks. No obstant això, aquestes dades no s'ajusten perfectament a les línies de comanda que apareixen en un compte de resultats de QuickBooks.

Els ingressos per vendes

Els nivells d'ingressos de vendes probablement representen nivells d'ingressos de vendes possibles o fins i tot probables per al vostre negoci. En conseqüència, els nivells d'ingressos per vendes no provenen realment de QuickBooks. Tanmateix, les entrades de la fórmula probablement són només estimacions aproximades; en realitat no provenen d'un compte de resultats de QuickBooks.

Percentatge de marge brut

El percentatge de marge brut es calcula restant els costos variables dels ingressos de vendes i després dividint aquest resultat (que és el marge brut) pels ingressos de vendes. Els costos variables inclouen els costos dels articles que ven: inventari, comissions, enviament i costos similars.

Com que calcular el percentatge de marge brut pot ser una mica confús les primeres vegades que l'utilitzeu, aquí teniu un parell d'exemples per revisar:

• Construcció d'embarcacions: si veneu vaixells de 100.000 dòlars, i les despeses de material, mà d'obra i comissions de cada vaixell sumen 40.000 dòlars, podeu calcular el percentatge de marge brut utilitzant la fórmula: (100.000 dòlars – 40.000 dòlars) ÷ 100.000 dòlars. Aquesta fórmula retorna el 0,6, o el 60 per cent, que és el percentatge de marge brut del negoci de construcció d'embarcacions.

• Servei de declaració d'impostos : per a un altre exemple, suposeu que esteu executant un servei de preparació de declaracions d'impostos on cobreu 200 dòlars per una declaració d'impostos per a petites empreses i que l'únic cost variable és una tarifa de 40 dòlars pagada a l'empresa de programari fiscal per a la devolució.

  En aquest cas, calculeu el percentatge de marge brut mitjançant la fórmula (200 $ – 40 $) ÷ 200 $. Aquesta fórmula retorna el valor 0,8 o 80 per cent. En aquest cas, el 80 per cent és el percentatge de marge brut per al vostre negoci de preparació de declaracions d'impostos.

El punt clau és que els costos variables varien amb els ingressos de vendes. Si es produeix una venda, la venda genera costos variables. Si no es produeix cap venda, no s'incorre en costos variables.

Aleshores, què vol dir tot això? Bé, normalment, els costos variables són iguals al nombre de cost dels béns venuts que es mostra al vostre compte de resultats de QuickBooks.

Aquest nombre de cost de mercaderies venudes (COGS) probablement inclou els articles d'inventari que ven (si sou en un negoci en el qual reveneu inventari) i altres articles, com ara comissions de transport i vendes. Per tant, podeu obtenir la major part o tota la informació de costos variables directament des del compte de resultats de QuickBooks.

És possible que hàgiu de jugar amb el cost de la quantitat de béns venuts que s'indica al compte de resultats de QuickBooks. Recordeu que els costos variables són aquells costos que varien amb les vendes i, com a resultat, alguns dels costos que heu inclòs a la secció del cost dels béns venuts del vostre compte de resultats poden no ser variables. Alguns dels costos indicats a la part de despeses operatives habituals del vostre compte de resultats són realment variables.

Per tant, és possible que vulgueu pensar en els costos reportats a la secció de cost de les mercaderies venudes i a la secció de despeses d'explotació del vostre compte de resultats. Si us adoneu que el valor del cost dels béns venuts no és una bona estimació dels costos variables, feu alguns ajustos.

Òbviament, s'ha de restar un cost fix que s'inclou en el cost de les mercaderies venudes. I és possible que s'hagi d'afegir un cost variable que s'inclou amb les altres despeses d'explotació al cost dels béns venuts.

Costos fixes

Els costos fixos inclouen tots els altres costos no variables. Els costos fixos inclouen articles com ara el lloguer pagat en una oficina o fàbrica, els sous pagats als empleats permanents, les despeses generals d'assegurances, etc.

Per veure com funcionen i es calculen els costos fixos, torneu als exemples del negoci de construcció d'embarcacions i el servei de preparació de declaracions d'impostos:

• En el negoci de la construcció d'embarcacions, l'empresa té una sobrecàrrega de més de 160.000 dòlars. Aquesta quantitat pot incloure 80.000 dòlars per a la botiga on construïu les vostres embarcacions i 80.000 dòlars pels sous que pagueu a dos artesans als quals continueu treballant, tingueu o no embarcacions per construir. En aquest cas, doncs, aquests costos generals constitueixen els vostres 160.000 dòlars de costos fixos.

• Al servei de declaració d'impostos, les vostres úniques despeses fixes són de 100 dòlars al mes per a anuncis de Pàgines Grogues i 700 dòlars al mes per llogar una petita oficina. En aquest cas, doncs, els vostres costos fixos equivalen a 800 dòlars al mes.