Com treballar amb transaccions en un registre en línia de QuickBooks

Obriu un registre des de la pàgina gràfic de comptes de QuickBooks Online (QBO). Per obrir la pàgina del pla de comptes, feu clic a la icona de l'engranatge que hi ha al costat del nom de la vostra empresa i, al menú que apareix, feu clic a Plànol de comptes a la columna Configuració.

Des de la pàgina gràfic de comptes, podeu fer doble clic a qualsevol compte que mostri una quantitat en dòlars (inclòs 0) a la columna Saldo de QuickBooks; tots aquests comptes són comptes de Balanç i tenen registres.

Podeu fer clic a un compte per seleccionar-lo. Si el botó Registre a sobre de la llista de comptes està disponible, aleshores sabeu que heu seleccionat un compte de Balanç. Podeu fer clic al botó Registre per obrir el registre del compte.

Introducció d'una transacció

Després de fer clic al botó Registre o fer doble clic en un compte de Balanç, podeu introduir una transacció en un registre; segueix aquests passos:

Feu clic a qualsevol lloc d'una línia buida.

QBO omple la data d'avui i mostra un petit quadre de llista a sobre de la data.

Feu clic al quadre de llista i, de la llista que apareix, seleccioneu el tipus de transacció que voleu introduir.

Abans d'obrir el quadre de llista, apareix un títol d'un tipus de transacció. Després d'obrir el quadre de llista, QBO mostra la llista dels tipus de transaccions disponibles i, en el procés, cobreix la data de la transacció; és per això que no podeu veure la data de la transacció aquí.

Quan obriu la llista de tipus de transaccions, QBO només mostra els tipus de transaccions disponibles al registre de comptes que heu obert. Per exemple, podeu registrar el pagament d'un client en un registre de compte bancari, però no podeu introduir una factura de client. De la mateixa manera, podeu registrar un xec o un pagament de factura en un registre de compte bancari, però no podeu introduir una factura de proveïdor.

Premeu Tab i, si cal, canvieu la data de la transacció.

Premeu Tab i, si escau, proporcioneu un número de referència per a la transacció.

Per exemple, si esteu gravant un xec, proporcioneu-ne el número.

Premeu Tab i proporcioneu un nom.

Per exemple, si esteu enregistrant un pagament que heu rebut d'un client, seleccioneu el nom del client. Si escriviu un xec, proporcioneu el nom del beneficiari.

A la columna corresponent, indiqueu l'import de la transacció.

En un registre de compte bancari, registreu un pagament que feu a la primera columna d'import en dòlars i una quantitat que esteu dipositant a la segona columna d'import en dòlars.

Premeu Tab.

La ubicació del punt d'inserció per part de QBO depèn del tipus de transacció que esteu introduint. Per exemple, si esteu introduint un pagament rebut, un pagament de factura o una transacció de reemborsament, QBO col·loca el punt d'inserció a la columna Memo, on podeu escriure una nota per a la transacció.

Tanmateix, si esteu introduint un xec, un dipòsit, un rebut de venda, una compra en efectiu, una despesa, una transferència o una transacció d'entrada al diari, QBO col·loca el punt d'inserció a la columna Compte. Seleccioneu l'altre compte (a més del compte el registre del qual heu obert) afectat per la transacció. Per exemple, si esteu introduint un xec, seleccioneu un compte de despeses. Si introduïu un compte i premeu Tabulador, podeu introduir una nota per a la transacció.

Premeu la pestanya i, a continuació, feu clic al botó Desa que apareix just a sota de la transacció.

Edició d'una transacció

Podeu editar una transacció des d'un registre fent clic a la transacció i després fent clic al botó Edita que apareix a sota de la transacció. Tanmateix, no editeu la transacció al registre. En canvi, QBO obre automàticament la finestra de transacció per al tipus de transacció que heu seleccionat. Per exemple, si opteu per editar una transacció de despeses en un registre de compte, QBO mostrarà la transacció a la pàgina Transaccions de despeses.

Trobar transaccions

Després d'un temps, el nombre de transaccions en un registre pot ser molt llarg, especialment en un registre de compte bancari. Per tant, buscar una transacció passant pel registre (o mirant els ulls ) pot esdevenir una manera no productiva de trobar una transacció. En lloc d'això, podeu utilitzar un parell de dreceres per ajudar-vos a trobar una transacció concreta.

En primer lloc, podeu personalitzar l'aspecte de les transaccions al registre; feu clic al botó Personalitza que apareix sota el nom del registre. QBO mostra una finestra que us permet

• Ordena les transaccions per data, número de referència, import (ascendent o descendent), estat de conciliació o data de creació.

• Filtreu les transaccions que es mostren per estat de conciliació.

• Mostra cada transacció només en una línia de registre en lloc de dues línies.

Aquesta figura se centra a la part dreta de la pàgina de registre. Observeu el quadre Anar a la data; podeu escriure una data de transacció i fer clic al botó Vés a la dreta del quadre Anar a la data per veure ràpidament les transaccions que comencen amb aquesta data.

A més, podeu fer clic al botó Cerca al registre que apareix a l'extrem superior dret de la pàgina de registre. Quan feu clic a Cerca al registre, QBO mostra el quadre de diàleg Troba registre.

Des d'aquest quadre de diàleg, podeu cercar per beneficiari, compte, import, número de referència, data, nota o tipus de transacció. Després de seleccionar una d'aquestes opcions al quadre de llista Cerca, feu una selecció o escriviu el que voleu trobar al quadre de cerca.

A continuació, utilitzeu el quadre de llista Coincideix si per especificar si les transaccions que troba QBO han de coincidir exactament, contenir, ser més grans o ser inferiors a la informació que heu proporcionat al quadre Cerca. Finalment, feu clic al botó Cerca i QBO mostrarà una llista de transaccions que coincideixen amb els vostres criteris de cerca.

Al fons, darrere de la finestra Cerca registre, QBO obre la primera transacció de la llista a la finestra de transacció en què es va crear. Per exemple, si la primera transacció de la llista és un pagament de factura, QBO obre la finestra de transacció de pagament de factures i mostra els detalls de la primera transacció que s'ha trobat com a resultat de la vostra cerca.