Com treballar amb les entrades de diari de QuickBooks 2018

QuickBooks us facilita, un comptable, l'enregistrament d'entrades del diari. Si heu passat algun temps treballant amb QuickBooks, potser sabeu que la majoria de les entrades del diari que s'enregistren al fitxer de dades de QuickBooks s'enregistren automàticament. Si algú escriu un xec, per exemple, QuickBooks registra l'entrada del diari per a això. Quan algú crea una factura, de nou, QuickBooks registra l'entrada del diari per a això.

En alguns casos, però, algú, probablement vostè, necessita registrar una entrada de diari per obtenir alguna transacció al fitxer de dades de QuickBooks. Utilitzeu els assentaments de diari per registrar l'amortització, per acumular passius i per registrar l'alienació d'actius, per exemple.

Enregistrament d'una entrada al diari

Per registrar una entrada de diari, seleccioneu Empresa →Feu anotacions de diari generals. QuickBooks mostra la finestra Crea entrades generals del diari, tal com es mostra.

La finestra Crea entrades generals de diari.

Probablement podeu esbrinar com utilitzar la finestra Crear entrades generals del diari. Introduïu la data d'entrada general al diari al quadre Data. Utilitzeu la casella Núm. d'entrada per numerar les entrades del diari o per assignar-los algun codi significatiu. Després d'haver proporcionat aquesta informació bàsica, utilitzeu les columnes de la finestra Crea assentaments de diari generals per registrar l'entrada de diari. No cal que us digui que el número o el nom del compte del llibre major va a la columna Compte, l'import del dèbit a la columna Dèbit i l'import del crèdit a la columna Crèdit. Pot ser que us sigui útil, però, recordar que podeu utilitzar la columna Memo per introduir alguna descripció del dèbit o crèdit; podeu utilitzar la columna Nom per identificar el client, el venedor, l'empleat o un altre nom associat amb el crèdit o el dèbit; podeu utilitzar la columna Facturable per indicar que el dèbit o crèdit s'hauria d'incloure com una quantitat que s'ha de facturar al client indicat; i podeu utilitzar la columna Classe (si heu activat el seguiment de classes) per classificar el dèbit o el crèdit.

Mai no hauríeu de posar un nom a la primera fila de l'entrada del diari. Si ho feu, aquest nom s'associarà amb totes les línies d'aquesta entrada de diari quan visualitzeu els informes a QuickBooks, encara que el nom només es relacioni amb la primera línia.

Si voleu associar noms amb línies d'una entrada de diari, una manera de fer-ho de manera clara és deixar en blanc la primera línia de l'entrada de diari de manera que cap entrada perduda s'associ inadvertidament als informes.

Invertir una entrada de diari

Per invertir una entrada de diari, primer visualitzeu la finestra Crea assentaments de diari generals escollint l'ordre Empresa → Crea entrades de diari generals. QuickBooks mostra la finestra Crea entrades generals del diari. Utilitzeu els botons Anterior i Següent per consultar les entrades generals del diari que ja heu introduït. Heu trobat l'entrada? Bé.

Una actualització de la versió d'enguany significa que totes les entrades de diari generals es poden invertir de la mateixa manera: quan trobeu l'entrada de diari que voleu invertir, feu clic al botó Invertir. (El botó Invertir apareix a l'extrem superior de la pestanya Principal de la finestra Crea assentaments de diari generals.) QuickBooks inverteix l'assentament de diari general introduint una transacció el mes comptable següent amb els dèbits i crèdits a l'altura.

La casella de selecció Ajust de l'entrada, disponible a la finestra Crea entradas de diari generals en algunes versions de QuickBooks, indica que l'entrada de diari és una entrada especial feta després del fet pel comptable. Podeu imprimir un informe d'aquestes "entrades d'ajustament" especials.

Edició d'entrades de diari

Normalment, no voldreu enganyar-vos i després canviar les entrades del diari. Tanmateix, si sentiu la necessitat de fer canvis, QuickBooks ofereix un menú Edita amb ordres que podeu utilitzar només amb aquest propòsit. D'una banda, QuickBooks proporciona una ordre Suprimeix el diari general que podeu utilitzar per suprimir l'entrada del diari que es mostra a la finestra Crea entrades generals del diari. QuickBooks també proporciona una ordre Anul·lar el diari general que podeu utilitzar per anul·lar l'entrada del diari general que es mostra a la finestra. Normalment, i de nou, ja ho sabeu, no voleu suprimir les entrades generals del diari. En canvi, voleu anul·lar -los. No dic més.