Com registrar els passius acumulats amb QuickBooks 2012

Molt habitualment, una empresa deu diners per alguns béns o serveis o impostos que s'han de registrar en el sistema comptable; QuickBooks 2012 us pot ajudar a fer-ho. Per exemple, si al final d'un període comptable, per exemple, al final de l'any, deu 1.200 dòlars d'interès en algun préstec, realment haureu de registrar aquesta despesa per interessos al vostre sistema de comptabilitat.

Per exemple, voleu registrar el fet que, tot i que el saldo del préstec pot mostrar-se com a 10.000 dòlars als vostres registres comptables, probablement deu 11.200 dòlars perquè deu tant els 10.000 dòlars de principal com els 1.200 dòlars d'interès acumulat.

Per acumular una responsabilitat, utilitzeu una entrada de diari com la que es mostra. Aquesta entrada de diari mostra la acumulació de 1.200 dòlars de despesa per interessos d'un préstec a pagar.

Entrada de diari 16: acumulació d'una responsabilitat

L'entrada del diari mostra un dèbit de 1.200 dòlars per despesa per interessos del préstec i un crèdit de 1.200 dòlars per interessos del préstec a pagar. Aquesta entrada de diari registra les quantitats que deu al final del període comptable que no es registren d'una altra manera.

Heu d'anar amb compte a l'hora d'utilitzar entrades de diari com la que es mostra a l'Assentament de diari 16. Normalment, voleu utilitzar aquestes entrades de diari quan és molt important comptar totes les vostres despeses i mesurar amb precisió tots els vostres passius.

Una situació habitual en què voleu tenir especial cura a l'hora de fer aquests merits és si veneu la vostra empresa. Qualsevol comprador potencial no només vol tenir una estimació molt bona de les vostres despeses reals per al període comptable, sinó que el comprador també vol una estimació molt precisa dels passius en el moment en què s'està avaluant el negoci.

Tanmateix, els merits de responsabilitat com el que es mostra a l'Entrada de diari 16 presenten un problema al comptable o al comptador. Per tornar a l'exemple de l'interès acumulat que es mostra a l'Assentament 16 del diari, suposem que en un moment posterior, l'empresa fa un pagament de 3.000 dòlars, que inclou els interessos acumulats a l'Assentament 16 del diari.

Quan el comptable o el comptador registre més tard aquest pagament del préstec, ha de recordar o reconèixer l'entrada del diari anterior. No voleu que el comptable o el comptador compti per doble les despeses d'interès registrant de nou el mateix interès. Això té sentit, oi?

Com que els comptables i els comptables no poden recordar de manera fiable aquest tipus d'entrades de meritació (pot ser que hagin de recordar-les mesos més tard), solen retrocedir l'efecte de la meritació des del primer dia del nou període comptable.

Per exemple, si es va registrar l'Assentament de diari 16 al final de l'any 1 per estimar amb precisió els saldos de despeses i passius per interessos, un comptador o un tenedor de llibres podria, el primer dia de l'any 2, introduir un assentament de diari reversible.

Aquesta entrada de diari inversa acreditaria una despesa per interessos del préstec per 1.200 dòlars i deurà interessos del préstec a pagar per 1.200 dòlars. En altres paraules, aquesta entrada de diari reversible inverteix la meritació anterior. Com que l'entrada de meritació encara es troba a l'any 1, les estimacions de l'any 1 de les despeses d'interessos i els saldos del compte de passiu encara són correctes.

La taula següent mostra com es veu una entrada inversa. Un cop més, observeu que és simplement la imatge mirall de l'entrada de diari 16. Els dèbits i els crèdits es fan un flip-flop.

Entrada de diari 17: reversió d'una meritació

Quan s'efectua el pagament real dels interessos del préstec, l'entrada del diari sembla com si mai no hagués existit cap meritació o reversió. La taula següent ho mostra. Per exemple, suposem que en algun moment de l'any 2 l'empresa paga 1.800 dòlars d'interès fent un pagament en efectiu. L'entrada de diari 18 mostra com es registra aquesta transacció.

Entrada de diari 18: el pagament d'interessos del préstec "real".

• L'entrada de diari 16 us permet demostrar que, al final de l'any 1, l'empresa deu 1.200 dòlars d'interès sobre un préstec, tot i que encara no s'ha pagat. L'entrada 16 del diari també mostra que, tot i que no es van pagar els diners, es va incórrer en una despesa per interessos del préstec de 1.200 dòlars.

• Les entrades 17 i 18 del diari s'han de combinar per entendre's. L'Assentament de diari 17, per exemple, redueix a zero l'interès del préstec a pagar. Recordeu que l'interès del préstec a pagar seria un compte de passiu del balanç.

  La combinació de 1.200 dòlars de dèbit i crèdit zero d'aquest compte. El crèdit de 1.200 dòlars a la despesa per interessos del préstec a l'Entrada de diari 17 s'ha de combinar amb els 1.800 dòlars de despesa per interessos de préstec a l'entrada de diari 18. Això sembla divertit perquè, al cap i a la fi, realment no esteu pagant 1.800 dòlars d'interès? Això és cert.

  Però mirant enrere l'entrada de diari 16, podeu veure que ja heu registrat 1.200 dòlars de despesa per interessos del préstec. Aquesta despesa per interessos s'ha registrat per a l'any 1 en aquest exemple. Si teniu 1.800 dòlars d'interès del préstec en total, el que sobra per al segon any són els 600 dòlars restants.

  La combinació del crèdit de 1.200 dòlars a la despesa per interessos del préstec i el dèbit de 1.800 dòlars a la despesa per interessos del préstec produeix aquests 600 dòlars de despesa per interessos del préstec. L'únic altre component d'aquestes dues entrades de diari és el crèdit de 1.800 dòlars en efectiu. Aquest crèdit en efectiu representa només el pagament en efectiu real que es fa per pagar l'import dels interessos del préstec.