Com preparar una factura a QuickBooks Online

Introduïu factures a QBO per informar els clients que us deuen diners pels béns que els heu venut o pels serveis que els heu realitzat. A QBO, podeu preparar factures i enviar-les per correu electrònic o mitjançant el servei postal dels EUA.

Quan prepareu una factura, incloeu informació sobre el que esteu venent al client mitjançant la inclusió d'elements a la factura. Creeu articles tant per a serveis com per a productes mitjançant la llista Productes i serveis. Per introduir una factura, seguiu aquests passos:

Trieu Transaccions → Vendes per mostrar la pàgina Transaccions de vendes.

Feu clic al botó Nova transacció i, a la llista que apareix, feu clic a Factura.

QBO mostra la finestra de factura que es mostra aquí.

La capçalera i la part Detalls de la finestra Factura.

Trieu un client.

QBO mostra l'adreça postal del client, les condicions de pagament, la data de la factura, la data de venciment i l'opció Envia més tard. La figura també mostra un camp Crew # que apareix perquè la factura s'ha personalitzat.

Si apareix un panell al costat dret, mostra les transaccions que potser voldreu enllaçar a la factura que esteu creant.

Comproveu la data de la factura, la data de venciment i les condicions i feu una selecció adequada a la casella de selecció Envia més tard.

Si voleu enviar factures per correu electrònic, podeu configurar les vostres preferències a Configuració de l'empresa; feu clic a la icona d'engranatge al costat del nom de la vostra empresa i trieu Configuració de l'empresa.

Ompliu els productes i serveis que el client està comprant:

Feu clic a la columna Producte/Servei i seleccioneu un article adequat per a la factura que esteu creant.

Podeu escriure caràcters a la columna Producte/Servei i QBO us ajudarà a trobar l'article.

Opcionalment, editeu la columna Descripció de l'element seleccionat.

Utilitzeu les columnes Quantitat, Tarifa i Import per proporcionar la quantitat de l'article seleccionat que veneu, la tarifa que cobreu per cada article i l'import que ha de pagar el client. Quan proporcioneu dos dels valors Qty, Tarifa i Import, QuickBooks calcula el tercer valor.

Si escau, marqueu la casella Impostos.

Repetiu els passos a a d per afegir més articles a la factura.

Podeu desplaçar-vos cap avall a la finestra Factura, tal com es mostra aquí, i seleccionar una taxa d'impost sobre les vendes i, si escau, un import o percentatge de descompte.

Utilitzeu la part inferior de la finestra Factura per gestionar impostos sobre vendes, informació sobre descomptes, missatges i fitxers adjunts.

Veu l'opció Tarifa de l'impost de vendes a les factures només si heu activat la funció de l'impost de vendes seleccionant Impost de vendes→Configura les taxes de l'impost de vendes.

També podeu aplicar un descompte a la factura si heu activat la preferència de l'empresa per mostrar el quadre de descompte; escriviu un missatge al client; escriviu la informació al quadre Memo de la declaració, que QBO transfereix directament a qualsevol declaració que creeu en el futur; i adjuntar un document electrònic a la factura.

Si al quadre de diàleg Configuració de l'empresa, activeu la preferència per mostrar el quadre de Dipòsit a la part inferior de la factura, podeu utilitzar-lo per reduir l'import de la factura per l'import de l'ingrés pagat pel client.

Podeu controlar si el descompte és un descompte abans d'impostos o després d'impostos fent clic a l'interruptor que apareix a l'esquerra dels quadres Descompte i Taxa d'impost sobre vendes. En fer clic a l'interruptor s'intercanvia la posició de les dues caselles; quan apareix la casella Descompte a la part superior, el descompte és abans d'impostos.

Per adjuntar un document electrònic a la factura, feu clic al quadre Adjunts i navegueu fins al document o arrossegueu i deixeu anar la còpia electrònica al quadre Adjunts.

A la part inferior de la finestra, pots

• Cancel·la la factura o esborra la finestra i torna a començar.

• Feu clic a Imprimeix o Previsualitza per imprimir o previsualitzar la factura.

• Feu clic a Fes que sigui recurrent per configurar la factura com a factura periòdica que voleu enviar segons un programa que especifiqueu.

• Feu clic a Personalitza per personalitzar el formulari de factura.

• Feu clic a Desa per assignar un número de factura i desar la factura a QBO.

• Feu clic a Desa i envia per assignar un número de factura, desar la factura i enviar una còpia per correu electrònic al client.

Apareix una finestra, en la qual podeu escriure un missatge de correu electrònic i veure una vista prèvia de la factura. Després d'enviar la factura, la informació del segell de data i hora del correu electrònic apareix a la capçalera.

Podeu fer clic a la fletxa que hi ha al costat de Desa i envia i, a continuació, escolliu Desa i nou per desar la factura i iniciar-ne una de nova, o bé escolliu Desa i tanca per desar la factura i tancar la finestra de la factura. L'opció que trieu apareixerà la propera vegada que mostri la finestra Factura. De fet, en qualsevol finestra de transacció, l'elecció que feu apareix la propera vegada que obriu la finestra.