Com preparar una factura a QuickBooks 2016

Després de completar tot el treball preliminar, preparar una factura amb QuickBooks 2016 és molt fàcil. Sense més preàmbuls, aquí teniu com crear una factura:

Mostra la finestra Crea factures escollint Clients → Crea factures.

Apareix la finestra Crear factures.

La finestra Crear factures.

Seleccioneu la plantilla o el formulari de factura que voleu utilitzar a la llista desplegable Plantilla situada a l'extrem superior dret.

El que apareix per defecte depèn del que vau dir a QuickBooks sobre la vostra empresa durant la configuració de QuickBooks. També pots crear el teu propi.

Identifiqueu el client i, si cal, el treball mitjançant la llista desplegable Client:Treball.

Desplaceu-vos per la llista desplegable Client: Treball fins que vegeu el nom del client o de la feina que necessiteu; després feu-hi clic.

(Opcional) Assigna una classe a la factura.

Si utilitzeu classes per fer un seguiment de les despeses i els ingressos, activeu la llista desplegable Classe i seleccioneu una classe adequada per a la factura. Per activar o desactivar aquesta pràctica manera de classificar les transaccions, seleccioneu Edita → Preferències, feu clic a Comptabilitat a l'esquerra, feu clic a la pestanya Preferències de l'empresa i, a continuació, marqueu o desmarqueu la casella de selecció Utilitza el seguiment de classes.

Doneu la data de la factura.

Premeu Tab diverses vegades per moure el cursor al quadre de text Data. A continuació, introduïu la data correcta en format MM/DD/AAAA. També podeu utilitzar els codis secrets següents per canviar la data:

• Premeu + (el símbol més) per avançar la data un dia.

• Premeu – (el símbol menys) per retrocedir la data un dia.

• Premeu T per canviar la data a la d'avui.

• Premeu M per canviar la data al primer dia del mes.

• Premeu H per canviar la data a l'últim dia del mes.

• Premeu Y per canviar la data al primer dia de l'any.

• Premeu R per canviar la data a l'últim dia de l'any.

També podeu fer clic al botó del costat dret del camp Data per mostrar un petit calendari. Per seleccionar una data del calendari, només cal que feu clic a la data que vulgueu.

(Opcional) Introduïu un número de factura al quadre de text Número de factura.

Corregiu l'adreça de facturació, si cal.

QuickBooks agafa l'adreça de facturació de la llista de clients.

Corregiu l'adreça d'enviament a, si cal.

QuickBooks també agafa l'adreça d'enviament de la llista de clients.

(Opcional... de tipus) Proporcioneu el número de la comanda de compra al quadre de text Número de comanda.

Si el client emet ordres de compra (PO), introduïu el número de l'ordre de compra que autoritza aquesta compra.

Especifiqueu les condicions de pagament seleccionant una opció de la llista desplegable Condicions.

(Opcional) Nomeneu el representant de vendes.

Si voleu fer un seguiment de les vendes per representant de vendes, utilitzeu la llista desplegable Representant. Per afegir ràpidament un representant de vendes, seleccioneu Afegeix nou i, a continuació, utilitzeu els pràctics quadres de diàleg que mostra QuickBooks. Per treballar amb la llista de representants de vendes, seleccioneu Llistes → Llistes de perfils de clients i proveïdors → Llista de representants de vendes.

Especifiqueu la data d'enviament si és una altra cosa que la data de la factura.

Especifiqueu el mètode d'enviament.

Especifiqueu el punt FOB mitjançant el quadre de text FOB.

FOB són les sigles de free-on-board. El punt FOB és més important del que sembla a primera vista perquè el punt FOB determina quan es produeix la transferència de propietat, qui paga el transport i qui assumeix els riscos de danys a la mercaderia durant l'enviament.

Si un enviament és gratuït al punt d'enviament, la propietat de la mercaderia que es ven es transfereix al comprador tan aviat com la mercaderia surti del moll d'enviament del venedor. En aquest cas, el comprador paga el transport i assumeix el risc de danys a l'enviament.

Si un enviament és gratuït al punt de destinació, la propietat de la mercaderia que s'està venent es transfereix al comprador tan aviat com la mercaderia arriba al moll d'enviament del comprador. El venedor paga el transport i assumeix el risc de danys a l'enviament.

Introduïu cada article que veneu.

Mou el cursor a la primera fila del quadre de llista Quantitat/Codi de l'article/Descripció/Preu cadascun/Import/Impost. Després de moure el cursor a una fila del quadre de llista, QuickBooks converteix el camp Codi d'element en una llista desplegable. Activeu la llista desplegable Codi d'element de la primera fila buida del quadre de llista i, a continuació, seleccioneu l'element.

Si necessiteu altres articles a la factura, utilitzeu les files buides restants del quadre de llista per introduir-los.

Introduïu els elements especials que ha d'incloure la factura.

Per descriure qualsevol dels elements especials, activeu la llista desplegable Codi d'article de la següent fila buida i, a continuació, seleccioneu l'element especial.

Si voleu incloure un article amb descompte i que s'apliqui a diversos articles, heu d'enganxar un article de subtotal a la factura després de l'inventari o altres articles que voleu descomptar. A continuació, enganxeu un article de descompte directament després de l'element del subtotal. QuickBooks calcula el descompte com a percentatge del subtotal.

(Opcional) Afegeix un missatge de client.

Feu clic al quadre Missatge del client, activeu la seva llista desplegable i seleccioneu un missatge intel·ligent del client. Per afegir missatges del client a la llista de missatges del client, seleccioneu l'opció Afegeix nou i, a continuació, ompliu el quadre de diàleg que mostra QuickBooks.

Especifiqueu l'impost sobre vendes.

Si no és correcte, moveu el cursor al quadre de llista Impostos, activeu la llista desplegable i seleccioneu l'impost de vendes correcte.

(Veritablement opcional) Afegeix una nota.

Podeu afegir una descripció de la nota a la factura si voleu. Aquesta nota no s'imprimeix a les factures, només a l'extracte del client.

Una finestra de creació de factures completada.

Si voleu retardar la impressió d'aquesta factura, marqueu la casella de selecció Imprimeix més tard que apareix amb la cinta de botons i caselles a sobre de la part principal de la finestra Crear factures.

Deseu la factura fent clic al botó Desa i nou o al botó Desa i tanca a la part inferior de la finestra.

QuickBooks desa la factura que apareix a la pantalla.