Com pagar les vostres factures a QuickBooks 2015

Si ho heu fet tot bé i heu registrat les vostres factures correctament, escriure xecs amb QuickBooks 2015 és molt fàcil. I us estalviarà tot aquest temps encorbat sobre un talonari de xecs. Només has de seguir aquests passos:

Trieu Proveïdors → Pagar factures.

Alternativament, feu clic a la icona Pagar factures que es troba a la pàgina d'inici. Veu la finestra de pagament de factures.

Canvieu la Data de pagament (a la part inferior) a la data que voleu que aparegui als xecs.

Per defecte, aquest camp mostra la data d'avui. Si voleu una altra data al xec de pagament, per exemple, si esteu postdata el xec, canvieu aquesta data.

Estableix una data límit per mostrar les factures.

Al camp Mostra les factures pendents o abans de la data, indiqueu a QuickBooks quines factures voleu mostrar introduint una data. Si voleu veure totes les factures, seleccioneu el botó d'opció Mostra totes les factures.

Utilitzeu la llista desplegable Ordena per per indicar a QuickBooks com ordenar les factures.

Podeu ordenar les factures per data de venciment amb les factures més antigues enumerades primer, ordenar-les alfabèticament per proveïdor o ordenar-les de més gran a més petit.

Identificar quines factures cal pagar.

Si voleu pagar totes les factures del quadre de diàleg, feu clic al botó Selecciona totes les factures. Si voleu esborrar totes les factures que heu marcat, feu clic al botó Esborra seleccions. Si voleu escollir i triar, feu clic a l'esquerra de la data de venciment de la factura per pagar la factura. Tingueu en compte que després d'aplicar un pagament, el botó Esborra seleccions substitueix el botó Selecciona totes les factures.

Canvia l'Amt. a Pagar figura si només voleu pagar una part d'una factura.

Així és: només podeu pagar una part d'una factura canviant el número a l'Amt. a la columna Pagar.

Obteniu la taxa de descompte per pagament anticipat a les vostres factures, si n'hi ha.

És possible que tingueu dret a un descompte per pagament anticipat en algunes factures. Per saber quant de descompte obteniu, feu clic a Amt. al camp Pagar i, a continuació, feu clic al botó Establir descompte per veure la pestanya Descompte del quadre de diàleg Descompte i crèdits.

Utilitzeu el quadre Import de descompte de la pestanya Descompte per indicar l'import en dòlars del descompte. Utilitzeu el quadre Compte de descompte de la pestanya Descompte per especificar quin compte s'ha d'utilitzar per registrar els diners estalviats amb el descompte.

Obteniu una llista de notes de crèdit que podeu aplicar al pagament.

Feu clic al botó Establir crèdits per veure la pestanya Crèdits del quadre de diàleg Descompte i crèdits. Si voleu utilitzar un dels crèdits indicats per reduir l'import de la factura, feu-hi clic i després feu clic a Fet.

Seleccioneu una data de pagament, un mètode i un compte bancari.

Utilitzeu el camp Data de l'àrea de pagament per especificar quan s'ha de pagar la factura, la llista desplegable Mètode per seleccionar el mètode de pagament que voleu utilitzar (xec o targeta de crèdit) i la llista desplegable Compte per seleccionar el compte bancari de quin pagament es farà.

Si us heu subscrit i configurat la funció de pagament de factures en línia de QuickBooks, teniu una altra opció de mètode de pagament: el pagament en línia.

Si teniu previst imprimir el xec, seleccioneu el botó d'opció Per imprimir.

Moltes empreses utilitzen QuickBooks per fer un seguiment dels xecs, però en lloc d'imprimir els xecs, fan que els empleats els escriguin a mà. Si la vostra empresa utilitza aquest mètode, seleccioneu el botó d'opció Assigna un número de comprovació. Aleshores, quan QuickBooks demani com ha de numerar el xec, o bé doneu el número escrivint-lo a la casella corresponent o digueu-li a QuickBooks que numeri automàticament el xec.

Feu clic al botó Paga les factures seleccionades per pagar les factures.

QuickBooks mostra un quadre de diàleg Resum de pagaments que enumera les factures que heu pagat i compta els pagaments. Podeu fer clic al botó Paga més factures del Resum de pagaments per tornar a la finestra Pagar factures i seleccionar altres factures per pagar.

O podeu fer clic al botó Imprimeix xecs del resum de pagaments per fer el següent pas de pagament de factures: imprimir xecs per pagar les factures. Si feu clic a Imprimeix xecs, QuickBooks us guiarà pel procés d'impressió de xecs.

Una altra petita curiositat comptable. Quan pagueu una factura, QuickBooks entra al registre de comptes per pagar i assenyala que heu pagat aquestes factures; després entra al registre i "escriu" el xec o xecs.

Aquí, veus que es paga una factura de 1.000 dòlars del taller de Bertha.

QuickBooks mostra l'import de la factura original com l'import que s'ha pagat, no l'import de la factura original menys el descompte per pagament anticipat. Ha d'utilitzar aquest mètode per pagar completament la factura.

Al registre de Comptes a pagar, veureu BILLPMT a la columna Tipus i l'import pagat a la columna Pagat. Les columnes Data de venciment i Facturació ara estan buides.

Al registre del compte bancari, torneu a veure BILLPMT a la columna Tipus.

Però no us enganyeu: aquestes factures encara no s'han pagat. Per descomptat, es paguen a la ment de QuickBooks, però la ment de QuickBooks només s'estén fins a la caixa de metall (o plàstic de moda) que conté l'ordinador. Encara heu d'escriure o imprimir els xecs i lliurar-los als beneficiaris.

Si aneu a escriure els xecs a mà, introduïu els números de xec del vostre propi talonari a la columna Número de registre de QuickBooks. Voleu que aquests nombres s'enfilin, no pas.

I una altra cosa: si introduïu una factura, heu d'utilitzar absolutament l'ordre Pay Bills per registrar el pagament que paga la factura. Si no ho fas, la factura no pagada es quedarà allà per sempre, sol i abandonat.