Com pagar els empleats a la nòmina bàsica de QuickBooks 2019

Per als autònoms o propietaris d'una petita empresa, QuickBooks 2019 ofereix dues opcions de fer-ho vostè mateix per pagar als empleats: nòmina bàsica (que normalment significa que el vostre comptador us ajuda amb els formularis d'impostos sobre nòmines) i nòmina millorada (que significa que QuickBooks ajuda vostè amb els formularis d'impost sobre la nòmina). Amb l'opció Nómina bàsica, la major part de la feina la feu vosaltres mateixos, però no pagueu gaire per la tramitació de la nòmina.

Una tercera opció de nòmina seria la nòmina assistida de QuickBooks. Amb aquesta opció, us gestionareu el pagament dels vostres empleats a QuickBooks i, a continuació, Intuit s'encarregarà dels pagaments d'impostos i de la presentació dels formularis d'impostos de nòmines necessaris.

Configura la nòmina bàsica de QuickBooks 2019

Per configurar la nòmina de fer-ho vostè mateix, passeu per una entrevista basada en web. Per iniciar aquesta entrevista, seleccioneu Empleats → Nómina → Activa la nòmina a QuickBooks. QuickBooks mostra la pàgina mostrada.

La primera pàgina web de configuració de nòmines.

És possible que hàgiu de fer clic en un botó per ampliar la finestra Activa la nòmina a QuickBooks de manera que vegeu les opcions Bàsiques i Millores. En essència, si trieu l'opció de nòmina bàsica, vosaltres o el vostre comptable haureu de remetre els impostos de nòmina i després preparar i presentar declaracions d'impostos de nòmines. Si trieu l'opció de nòmina millorada, QuickBooks us ajudarà a remetre els dipòsits d'impostos de nòmines i, a continuació, preparar (o sobretot preparar) les declaracions d'impostos de nòmines.

Trieu l'opció de nòmina que voleu fent clic al botó Prova-ho gratis. QuickBooks mostra una altra pàgina d'informació que descriu les vostres opcions de pagament i els descomptes especials. (De vegades, obteniu millors preus i un descompte especial si us registreu durant un any, per exemple.)

El preu d'Intuit per als seus serveis de nòmines canvia, però en el moment que escric (estiu de 2018), el servei de nòmina bàsica costa uns 250 dòlars anuals i el servei de nòmina millorada costa aproximadament 400 dòlars anuals. Cada cost augmenta en funció del nombre d'empleats que tinguis i del nombre de xecs emesos.

Per triar l'opció de nòmina bàsica, feu clic al botó Continuar quan QuickBooks mostri la següent pantalla d'informació addicional sobre els preus i les característiques d'aquesta opció. Aleshores, QuickBooks recopila la informació de la vostra targeta de crèdit (perquè us pugui facturar pel servei).

Subscriu-te a un servei de nòmines

Per registrar-se al servei de nòmines després d'haver seleccionat una opció concreta, ompliu una sèrie de formularis de pàgines web. Durant el camí, introduïu el nom i l'adreça de la vostra empresa i proporcioneu el número d'identificació de l'empresari (EIN). Per moure's pels formularis de la pàgina web, feu clic als botons Continuar i Enrere. QuickBooks us guia a través del procés de registre de manera molt eficient. Simplement seguiu les instruccions a la pantalla per descriure com la vostra empresa processa la nòmina.

Però deixeu-me emetre un avís: quan configureu la informació de la vostra empresa per a la nòmina, QuickBooks demana una gran quantitat d'informació. Heu de descriure completament com pagueu als vostres empleats, a qui remeteu les deduccions i altres coses com aquestes. Llegiu atentament les instruccions que proporciona QuickBooks, la qual cosa triga una mica de temps. Si teniu problemes, és possible que vulgueu obtenir l'ajuda d'un comptable extern per configurar el servei de nòmina millorada o considerar l'opció de nòmina assistida.

Establir empleats

Després de configurar la informació de la vostra empresa per a la nòmina, ja podeu configurar els empleats per a la nòmina. Com a part del procés de configuració de la nòmina bàsica, QuickBooks mostra una pàgina web on podeu afegir els vostres empleats. També podeu afegir empleats mostrant el Centre d'empleats. (Escolliu Empleats → Centre d'empleats i feu clic al botó Nou empleat.) Quan feu clic al botó Nou empleat, QuickBooks mostra la pestanya Personal de la finestra Nou empleat, tal com es mostra.

La pestanya Personal de la finestra Nou empleat.

Per descriure un empleat, empleneu els camps proporcionats a la pestanya Personal. Tot això s'explica per si mateix. Introduïu el nom de la persona als quadres Nom legal. El primer nom de l'empleat va al quadre Primer, la inicial del mig al quadre MI, i així successivament.

Feu clic a la pestanya Adreça i contacte (no es mostra) per recopilar i emmagatzemar l'adreça postal de l'empleat i altra informació de contacte, com ara el seu número de telèfon.

Si voleu recollir i emmagatzemar informació addicional per a un empleat (com ara el seu número de compte bancari per al dipòsit directe), feu clic a la pestanya Informació addicional (tampoc no es mostra). Aquesta pestanya ofereix un botó Definir camp que podeu utilitzar per recopilar informació personalitzada sobre un empleat. Per utilitzar l'opció Camp personalitzat, feu clic al botó Definir camp i, a continuació, utilitzeu el quadre de diàleg Definir camp per definir els camps que voleu afegir.

Proporcioneu informació sobre nòmines i impostos

Utilitzeu la pestanya Informació de nòmina per descriure com es calculen el sou o els salaris d'un empleat, tal com es mostra a la figura següent. Utilitzeu la llista desplegable Programa de nòmines per configurar un calendari de nòmines regular (com ara setmanal o bimensual) i per assignar l'empleat al calendari de nòmines. Utilitzeu la llista desplegable Freqüència de pagament per identificar el període de pagament. Opcionalment, si heu activat la funció de seguiment de classes de QuickBooks, utilitzeu la llista desplegable Classe per classificar els pagaments a aquest empleat. Introduïu l'element de nòmina a l'àrea Guanys. Si un empleat guanya un sou anual de 30.000 dòlars, per exemple, introduïu l'element de nòmina del salari a la columna Nom de l'element. A continuació, introduïu el sou anual de 30.000 dòlars a la columna Tarifa horària/anual.

La pestanya Informació de nòmina de la finestra Nou empleat.

Per descriure quins impostos paga un empleat, feu clic al botó Impostos. QuickBooks mostra el quadre de diàleg Impostos. Utilitzeu la pestanya Federal per identificar l'estat de presentació de l'empleat, el nombre de subsidis reclamats i qualsevol retenció addicional especificada. A més, utilitzeu les caselles de selecció Assumpte a per indicar si aquest empleat està subjecte a l'impost federal d'atur, a Medicare, a la Seguretat Social o si l'empleat és elegible per a un crèdit per ingressos del treball. Tingueu en compte que no tots els empleats estan subjectes als impostos de Medicare i de la Seguretat Social. Consulteu el vostre assessor fiscal per a més informació.

La pestanya Federal de la finestra Impostos.

La pestanya Estat ofereix caixes que podeu utilitzar per descriure els impostos estatals, òbviament. La pestanya Altres us permet descriure i emmagatzemar qualsevol informació fiscal local, com ara un impost sobre la renda municipal. De nou, el que veieu a la pestanya Altres depèn de la vostra localitat.

Si feu clic al botó Malalt/vacances a la pestanya Informació de nòmina del quadre de diàleg Nou empleat, veureu el quadre de diàleg Malalt i vacances. Aquest quadre de diàleg us permet especificar com s'acumulen els pagaments per malaltia o vacances i el temps de baixa personal període de nòmina per període de nòmina. Podeu especificar el nombre d'hores de baixa per malaltia o vacances al quadre de text Hores disponibles a partir del moment en què esteu configurant la nòmina. Podeu utilitzar la llista desplegable Període acumulat per especificar amb quina freqüència s'ha d'acumular la paga per malaltia o vacances. Si s'acumula un pagament per malaltia o vacances, utilitzeu la casella Hores acumulades per identificar quantes hores de malaltia o vacances guanya un empleat per cada sou o hora, o al començament de l'any. Si heu establert un nombre màxim d'hores per malaltia o de vacances que un empleat pot acumular, introduïu aquest valor al quadre Nombre màxim d'hores. Si voleu restablir les hores de baixa i les hores de vacances a zero al començament de cada any, seleccioneu Restableix les hores cada any nou? casella de selecció.

El quadre de diàleg Malalt i vacances.

L'àrea de vacances del quadre de diàleg Malalt i vacances funciona de la mateixa manera que l'àrea de malalt. Introduïu el nombre d'hores de vacances disponibles al quadre Hores disponibles a partir de. Utilitzeu la llista desplegable Període acumulat per especificar amb quina freqüència els empleats guanyen temps de vacances. Utilitzeu les caselles de selecció Hores acumulades i Nombre màxim d'hores per controlar com funcionen els càlculs de acumulació de vacances. Finalment, seleccioneu Restableix les hores cada any nou? casella de selecció per eliminar el temps de vacances a l'inici de cada any nou.

Si heu triat utilitzar l'opció de dipòsit directe, feu clic al botó Dipòsit directe a la pestanya Informació de nòmina del quadre de diàleg Nou empleat. QuickBooks us demana que proporcioneu la informació necessària per dipositar directament els xecs dels empleats.

Proporcioneu altra informació relacionada amb l'ocupació

Si seleccioneu la pestanya Informació d'ocupació del quadre de diàleg Nou empleat, QuickBooks mostra la pestanya que feu servir per emmagatzemar la data de contractació, la data de l'acomiadament i dades similars d'ocupació.

Configurar imports anuals

Si esteu configurant el servei de nòmina bàsica al començament de l'activitat de l'empresa o a principis d'any, no cal que configureu cap import anual (perquè tots els quantitats iguals a zero). Si canviarà en algun moment a el servei bàsic de nòmina a mitjans de l'any, però, vostè no necessita configurar les sumes d'any fins a la data. Per aquest motiu, l'assistent de configuració bàsica de nòmines de QuickBooks us guiarà pel procés d'enregistrament d'imports anuals.

Si una oficina de serveis externs, com ADP o Paychex, ha estat processant la vostra nòmina, probablement l'informe de nòmina final d'aquesta oficina de serveis externs proporcioni tota la informació que necessiteu per configurar el servei de nòmina bàsica. Si heu estat treballant amb un comptador o comptable per fer la nòmina, hauríeu de poder obtenir l'ajuda d'aquesta persona per descriure els imports de la nòmina de l'any.

Comproveu les dades de configuració de la nòmina

Com a part del procés de configuració de la nòmina bàsica, és possible que QuickBooks (o vostè) identifiqui les dades de la nòmina que no semblin correctes. Potser un empleat que sabeu que heu pagat no mostra cap salari anual. En aquest cas, corregiu les dades incorrectes seguint les instruccions a la pantalla. Tingueu en compte, però, que el procés de configuració de la nòmina bàsica de QuickBooks també pot identificar dades de nòmina sospitoses que, de fet, són correctes. A l'estat de Washington, per exemple, els agents no estan subjectes a l'assegurança estatal d'atur si així ho trien. QuickBooks no ho sap, però, de manera que marca com a possibles errors els oficials que no estan marcats com a subjectes a l'assegurança estatal d'atur.

De nou, si no us sentiu còmode responent algunes d'aquestes preguntes sobre la configuració de la nòmina, obteniu l'ajuda d'un comptable. Francament, quan teniu una oficina de serveis externa que prepari els vostres xecs de nòmines, realment esteu pagant per l'experiència i el coneixement d'aquesta empresa sobre com funciona totes aquestes coses de processament de nòmines. Realment no pagueu pel temps d'ordinador i el paper en què estan escrits els xecs.

Programeu els tràmits de nòmines de QuickBooks 2019

El procés de configuració de la nòmina bàsica també us guiarà pel treball de programació de les vostres nòmines. En altres paraules, si feu funcionar la vostra nòmina cada setmana, dues vegades al mes o en qualsevol interval, el procés de configuració us demana que descrigueu el calendari. De nou, igual que amb les altres tasques amb les quals us ajuda el procés de configuració de la nòmina bàsica, tot el que heu de fer és proporcionar alguns fragments d'informació.

Pagueu els empleats a QuickBooks 2019

Després de seguir els passos necessaris per configurar la capacitat de processament de nòmines de QuickBooks, pagar als empleats, gràcies a Déu, és bastant fàcil. Per pagar als empleats, seguiu aquests passos:

Trieu Empleats → Pagar empleats → Nómina programada.
QuickBooks mostra la finestra del Centre d'empleats.

Inicieu la nòmina programada que voleu executar.
Per iniciar l'execució de la nòmina programada que voleu executar, seleccioneu-la al quadre de llista a la part superior de la finestra del Centre d'empleats.

Feu clic al botó Inicia la nòmina programada.

Proporcioneu la data del xec de nòmina i utilitzeu la casella Comprova la data per indicar la data que voleu que aparegui als xecs de nòmina.

Identifiqueu la data en què finalitza el període de nòmina a la casella Finalitza el període de pagament.

Utilitzeu la llista desplegable Compte bancari per identificar el compte bancari on voleu escriure els xecs.

Verifiqueu els empleats a qui voleu pagar.
QuickBooks enumera els empleats actius inclosos a la nòmina programada. Voleu assegurar-vos que la llista d'empleats seleccionats sigui correcta. Podeu fer clic als empleats de la llista per seleccionar-los i deseleccionar-los.

Feu clic a Continuar.
QuickBooks calcula els xecs de nòmines i els imports de la deducció de nòmines per a cadascun dels empleats seleccionats.

Per acceptar un xec de pagament vist prèviament descrit o mostrat al quadre de diàleg, feu clic al botó Crea xecs de pagament.
QuickBooks mostra un quadre de diàleg que us permet imprimir xecs de pagament o talons de pagament per al dipòsit directe.

Feu clic al botó Imprimeix xecs de pagament o Imprimeix talons de pagament i seguiu les instruccions que apareixen a la pantalla.
Quan feu clic a qualsevol dels botons, QuickBooks mostra el quadre de diàleg Seleccioneu els xecs de pagament/talons de pagament per imprimir. Hauríeu de confirmar el compte bancari on voleu escriure els xecs. Si esteu imprimint xecs, també hauríeu d'utilitzar la casella Primer número de xec per proporcionar el número de formulari preimpres que es mostra al primer xec de nòmina que imprimireu. També hauríeu de confirmar que els xecs de pagament dels empleats que apareixen al quadre de diàleg són els que voleu imprimir.

Després de confirmar que la informació d'impressió del xec de pagament és correcta, feu clic a D'acord.
QuickBooks mostra el quadre de diàleg Imprimeix xecs (el mateix que feu servir per imprimir qualsevol xec).

Imprimeix xecs de la manera habitual.

Si voleu deseleccionar un xec de pagament per imprimir-lo, feu clic a la columna de xec per eliminar la marca de verificació i, per tant, deseleccioneu el xec de pagament.

Distribuïu els xecs de sou o talons de pagament.
Òbviament, després d'imprimir els xecs, els firmes i després els distribueixes. Us deixaré aquí els vostres propis dispositius. Estic segur que saps com trobar empleats als quals has de pagar i, a més, com lliurar-los la nòmina. Diads, probablement estiguin al costat del vostre escriptori ara mateix, esperant que acabis de totes maneres els xecs de nòmina.

La finestra Centre d'empleats: Centre de nòmines.

Com editar i anul·lar els xecs de pagament a QuickBooks 2019

Aneu amb compte quan vulgueu canviar la informació del xec de nòmines. Els xecs de nòmines són una mica més complicats que els xecs habituals perquè la informació dels xecs de nòmines afecta un munt de comptadors de nòmines. Els xecs de nòmines augmenten el salari brut d'algú durant l'any, per exemple, i també afecten els imports de la deducció. Per aquest motiu, quan voleu fer un canvi o anul·lar un xec de sou que heu creat anteriorment, trieu l'ordre Empleats → Edita/Anul·lar xecs de sou. Quan feu això, QuickBooks mostra la finestra Edita/Anul·la els xecs de pagament (no es mostra). Aquesta finestra mostra els xecs de pagament que heu creat i imprès prèviament. Per canviar un dels xecs de pagament indicats, feu doble clic al xec de pagament. Quan QuickBooks mostri la finestra Paychecks, feu clic al botó Paycheck Detail. Quan QuickBooks mostra la finestra Revisa els xecs de pagament, utilitzeu-lo per fer el canvi adequat al sou. Tingueu en compte que podeu canviar altres detalls, com ara el nom o l'adreça, mitjançant la finestra del xec de pagament.

Per anul·lar el xec de pagament que es mostra a la finestra del xec, escolliu l'ordre Edita → Anul·lar el xec.

Després d'editar o anul·lar un xec, feu clic al botó Desa i tanca o al botó Desa i nou per desar els canvis al xec.

Passius de nòmina a QuickBooks 2019

Les quantitats que reteneu dels xecs de pagament dels empleats esdevenen passius que després haureu de pagar. Si reteneu les deduccions de l'impost federal sobre la renda, heu de remetre aquests pagaments a l'Internal Revenue Service.

Per pagar els passius d'impostos de nòmines, seleccioneu Empleats → Impostos i passius de nòmines → Pagar passius programats. QuickBooks mostra la finestra del Centre d'empleats, que us permet seleccionar els passius de nòmina que voleu pagar. Feu clic a la responsabilitat que voleu pagar i, a continuació, feu clic al botó Visualitza/Paga. QuickBooks emet un xec per pagar la responsabilitat seleccionada. Imprimeix aquest xec de la manera habitual.

La rapidesa amb la qual necessiteu remetre els impostos de nòmina activats per la nòmina depèn de diversos factors, inclosa la mida del dipòsit. Però una bona pràctica és remetre immediatament les quantitats que deu. Normalment, l'agència governamental en qüestió us permet fer dipòsits d'impostos de manera fàcil i electrònica mitjançant un lloc web. El lloc web del Tresor dels EUA, per exemple, us permet fer fàcilment dipòsits d'impostos federals d'aquesta manera. De fet, heu d'utilitzar aquest sistema si pagueu més de 2.500 dòlars en impostos sobre la nòmina al trimestre.