Com organitzar, imprimir i exportar elements de llista de QuickBooks 2015

Si sou un usuari veterà de QuickBooks, aleshores ja sabeu la importància que poden ser les llistes per al vostre negoci. Teniu la possibilitat d'organitzar i imprimir les vostres llistes, així com d'exportar elements de llista a un programa de processament de textos, si cal.

Organització de llistes

Per organitzar una llista, heu d'estar en mode d'usuari únic. Aquí teniu algunes maneres d'organitzar la vostra llista:

• Per moure un element i tots els seus subelements: Feu clic al diamant que hi ha al costat i arrossegueu-lo cap amunt o cap avall de la llista fins a una nova ubicació.

• Per fer que un subelement sigui el seu propi ítem: Feu clic al diamant que hi ha al costat de l'element i arrossegueu-lo cap a l'esquerra.

• Per convertir un element en un subelement: moveu-lo de manera que quedi directament a sota de l'element en què voleu que caigui. A continuació, feu clic al diamant que hi ha al costat de l'element i arrossegueu-lo cap a la dreta.

• Per ordenar una llista alfabèticament: feu clic al botó Nom a la part superior de la finestra de la llista. QuickBooks ordena alfabèticament la vostra llista de clients, venedors, comptes, etc. tant en l'ordre de la "A a la Z" com en l'ordre invers de la "Z a la A".

Impressió de llistes

Podeu imprimir les llistes de clients, venedors i empleats fent clic al botó Imprimeix a la part superior de la pantalla del Centre específica per al tipus de llista que trieu. La llista es troba entre les opcions disponibles per imprimir en una llista desplegable.

Podeu imprimir una llista normal mostrant la llista, fent clic al botó de l'extrem inferior esquerre de la finestra de la llista i, a continuació, escollint Imprimeix llista. Tanmateix, sovint la millor manera d'imprimir una llista és imprimir un informe de llista.

Podeu crear, personalitzar i imprimir un informe de llista escollint Informes→Llista i després escollint la llista que voleu imprimir. També podeu crear un dels pocs informes de llista fent clic al botó Informes a la finestra de la llista i escollint un informe al menú emergent.

Feu clic al botó Activitats d'una finestra de llista per accedir ràpidament a les activitats habituals associades als elements d'aquesta llista. O feu clic a Informes per accedir ràpidament als informes habituals relacionats amb els elements de la llista.

Exportar elements de la llista al processador de textos

Si utilitzeu QuickBooks per emmagatzemar els noms i adreces dels vostres clients, venedors i empleats, podeu crear un fitxer de text amb la informació de contacte d'aquestes persones. A continuació, podeu exportar aquest fitxer a una altra aplicació, com ara un processador de textos, per crear informes que utilitzin aquesta informació.

Per exportar la informació de la llista a un fitxer de text, feu clic al botó de l'extrem inferior esquerre de la finestra de la llista i trieu Imprimeix llista. Quan QuickBooks mostri el quadre de diàleg Imprimeix, seleccioneu el botó d'opció Fitxer, feu clic a Imprimeix i, a continuació, proporcioneu un nom de fitxer quan se us demani.

L'ordre Imprimeix formularis del menú Fitxer també proporciona una comanda Etiquetes per produir etiquetes de correu per a clients i venedors. A més, l'última ordre del menú de l'empresa - Prepara cartes amb sobres - us permet preparar cartes (i, per cert, sobres dirigits) a partir del nom i la informació de l'adreça de les llistes de clients, venedors i empleats.