Com mantenir uns bons controls comptables amb QuickBooks

QuickBooks permet múltiples usuaris. Moltes empreses, després de créixer a una mida determinada, necessiten donar suport a diversos usuaris amb accés a la informació comptable i la capacitat, en alguns casos, de crear transaccions comptables. Malauradament, diversos usuaris del sistema de comptabilitat creen risc per al propietari de l'empresa.

En tenir accés al sistema de comptabilitat, els usuaris poden introduir errors inadvertits al sistema de comptabilitat o, malauradament, defraudar intencionadament un negoci. Per aquests motius, aquí teniu una llista d'algunes tècniques de control de QuickBooks que un empresari o un gestor d'empresa poden utilitzar per minimitzar els errors no intencionats i minimitzar l'oportunitat de robatori.

• Compareu regularment els recomptes d'inventari físic amb els registres de comptabilitat d'inventaris. L'inventari es redueix, malauradament. Les persones, de vegades empleats, però sovint pseudoclients, com ara lladres de botigues, roben inventari. Per tant, una cosa que heu de fer, tant per minimitzar les pèrdues d'inventari com per mantenir registres comptables precisos, és comparar regularment els recomptes físics del vostre inventari amb el que mostren els vostres registres comptables.

  Aquest enfocament per comptar amb freqüència els articles més valuosos i més fàcils de robar aconsegueix dues coses:

  • La reducció de l'inventari s'identifica ràpidament.

  • El propietari de l'empresa pot minimitzar la reducció de l'inventari identificant el tipus d'inventari que es roba més sovint o fins i tot quan es roba l'inventari amb més freqüència.

• Conciliar comptes bancaris. Una cosa que haurien de fer els empresaris és conciliar els seus propis comptes bancaris. Sovint, el robatori dels empleats per part del personal de comptabilitat es produeix quan els empleats descobreixen com escriure xecs al compte bancari de l'empresa que el propietari no veu. Una manera segura de trobar una transacció fictícia i fraudulenta és que el propietari concilii l'extracte bancari.

  Si el propietari concilia l'extracte bancari, pot comparar la comptabilitat del banc del compte amb els registres comptables de QuickBooks de l'empresa. Es poden solucionar qualsevol discrepància òbvia, la qual cosa significa que els registres comptables de QuickBooks són més precisos. A més, qualsevol transacció sospitosa i escamosa tendeix a fer-se evident quan el propietari de l'empresa mira de prop els xecs.

• Separeu la comptabilitat de la custòdia física quan sigui possible. En una petita empresa, és difícil separar sempre la comptabilitat d'alguna activitat de la custòdia física o la responsabilitat física d'aquesta activitat. Per exemple, és difícil separar la comptabilitat de l'inventari de la custòdia física o l'accés a aquest inventari.

• Capaciteu els empleats en l'ús de QuickBooks. Hauríeu de formar els empleats per utilitzar QuickBooks si teniu una empresa de qualsevol mida per dos motius bàsics:

  • Algú que sàpiga utilitzar QuickBooks és menys probable que cometi errors inadvertits.

  • La comptabilitat desordenada registra el robatori dels empleats de camuflatge.

• Tanqueu el fitxer QuickBooks. Si feu un curs de Principis de comptabilitat, descobrireu que el tancament significa un conjunt de procediments de comptabilitat que algú realitza per eliminar els comptes d'ingressos i despeses de manera que a partir del nou any, els ingressos i les despeses es puguin calcular fàcilment. A QuickBooks, tancar significa alguna cosa diferent.

  Però encara voleu tancar el fitxer QuickBooks per mantenir la integritat de les vostres dades. A continuació us indiquem com: Trieu l'ordre Edita→Preferències, seleccioneu Comptabilitat, seleccioneu la pestanya Preferències de l'empresa i, a continuació, feu clic al botó Data de tancament Establir data/contrasenya. Quan QuickBooks us demani, especifiqueu una data de tancament i una contrasenya.

  Després de proporcionar aquesta informació, QuickBooks prohibeix o limita als usuaris canviar o introduir transaccions amb data anterior a la data de tancament. (Només les persones amb la contrasenya poden fer canvis o introduir transaccions amb dates anteriors a la data de tancament).

• Gestioneu el vostre sistema de comptabilitat QuickBooks. Molts propietaris d'empreses no veuen el sistema de comptabilitat com una altra cosa que una eina per produir factures, xecs de pagament i informació necessària per a la declaració d'impostos anual. Malauradament, aquesta relació llunyana amb el sistema de comptabilitat fa que els empresaris sovint no senten gaire necessitat de gestionar activament el que passa amb el sistema de comptabilitat.

  Un sistema de comptabilitat hauria de ser una eina que utilitzeu per gestionar millor el vostre negoci. I pot ser això. Però si serà una eina per gestionar millor el vostre negoci, heu de gestionar el sistema.

  Podeu assegurar-vos fàcilment que la gent està fent el tipus de coses que se suposa que han de fer creant unes llistes de verificació senzilles.

Una mostra de llista de tasques mensuals de comptabilitat

Una mostra de llista de tasques anuals de comptabilitat