Com mantenir uns bons controls comptables amb QuickBooks 2011

Moltes empreses, després d'arribar a una mida determinada, necessiten donar suport a diversos usuaris de QuickBooks amb accés a la informació comptable i la capacitat, en alguns casos, de crear transaccions comptables. Malauradament, tenir diversos usuaris del sistema de comptabilitat crea un risc per al propietari de l'empresa.

En tenir accés a QuickBooks, els usuaris poden introduir errors inadvertits al sistema de comptabilitat o, malauradament, defraudar intencionadament un negoci. A continuació, es mostra una llista d'algunes tècniques de control de QuickBooks que un propietari o un gestor d'empresa poden utilitzar per minimitzar els errors no intencionats i l'oportunitat de robatori:

• Compareu regularment els recomptes d'inventari físic amb els registres de comptabilitat d'inventaris. Aquest enfocament aconsegueix dues coses:

  • La reducció de l'inventari s'identifica ràpidament.

  • El propietari de l'empresa pot minimitzar la reducció de l'inventari identificant el tipus d'inventari que es roba més sovint o fins i tot quan es roba l'inventari amb més freqüència.

• Conciliar comptes bancaris. Una cosa que haurien de fer els empresaris és conciliar els seus propis comptes bancaris. Sovint, el robatori dels empleats per part del personal de comptabilitat es produeix quan els empleats descobreixen com escriure xecs al compte bancari de l'empresa que el propietari no veu. Si el propietari concilia l'extracte bancari, pot comparar la comptabilitat del banc del compte amb els registres comptables de QuickBooks de l'empresa.

• Separeu la comptabilitat de la custòdia física sempre que sigui possible. En una petita empresa, és difícil separar sempre la comptabilitat d'alguna activitat de la custòdia física o la responsabilitat física d'aquesta activitat. Sempre que pugueu separar la custòdia física de la comptabilitat, es produeix una comprovació d'errors integrada. La persona que fa la comptabilitat comprova indirectament la conservació de l'actiu per part dels custodis físics. Podeu demanar ajuda al vostre CPA per idear maneres de separar la custòdia física dels actius de les tasques de comptabilitat i comptabilitat.

• Capaciteu els empleats a utilitzar QuickBooks. Hauríeu de formar els empleats per utilitzar QuickBooks si teniu una empresa de qualsevol mida per dos motius bàsics:

  • Algú que sàpiga utilitzar QuickBooks és menys probable que cometi errors inadvertits.

  • La comptabilitat desordenada registra el robatori dels empleats de camuflatge. La formació no només significa registres comptables més precisos, sinó que també és menys probable que tingueu un entorn propici al robatori o la malversació.

• Gestioneu el vostre sistema de comptabilitat QuickBooks. Un sistema de comptabilitat hauria de ser una eina que utilitzeu per gestionar millor el vostre negoci. Perquè el sistema funcioni, cal gestionar-lo. Podeu assegurar-vos fàcilment que la gent està fent el tipus de coses que se suposa que han de fer creant unes llistes de verificació senzilles. Podeu utilitzar-los com a punts de partida per crear la vostra pròpia llista de coses que el comptable o el gerent de l'oficina ha de fer cada mes o al final de cada any.

Una mostra de llista de tasques mensuals de comptabilitat

• S'ha fet una còpia de seguretat de les dades i s'han mogut fora del lloc

• Comptes bancaris conciliats

• Totes les factures, notes de crèdit, extractes de comptes

• S'han netejat tots els comptes de suspens

• Els estats financers lliurats

• Excepcions notificades (per exemple, factures vençudes, factures, ordres de compra, articles d'inventari insuficients)

Una mostra de llista de tasques anuals de comptabilitat

• Ajustar el balanç de comprovació

• Graveu CD amb números de final d'any per a un registre permanent

• Penseu a netejar els fitxers de dades si són grans

• Tanca l'any quan s'ha acabat realment