Com fer una còpia de seguretat ràpida de QuickBooks 2016

Estàs ocupat. No teniu temps per jugar amb QuickBooks. Només voleu fer un treball de còpia de seguretat acceptable i heu decidit amb quina freqüència penseu fer-ho. Sona com la teva situació? A continuació, seguiu aquests passos:

1Inseriu un disc/disc en blanc a la unitat adequada.

Podeu fer còpies de seguretat en qualsevol disc extraïble, inclosos dispositius de memòria flash, discs durs portàtils i CD gravables. Tanmateix, tingueu en compte que Intuit (el fabricant de QuickBooks) recomana que no utilitzeu l'ordre de còpia de seguretat de QuickBooks per moure un fitxer de còpia de seguretat a un CD.

En comptes d'això, Intuit recomana fer una còpia de seguretat del fitxer al disc dur i després utilitzar l'ordre de còpia de fitxers de Windows per gravar el fitxer al disc. Aquest enfocament de solució alternativa tendeix a resoldre alguns dels problemes d'escriptura de CD que experimenten les persones quan fan còpies de seguretat directament en un CD des de QuickBooks.

Podeu fer una còpia de seguretat en qualsevol disc fix, com ara el vostre disc dur o un disc de xarxa, però l'avantatge d'un disc extraïble és que el podeu emmagatzemar en un altre lloc. Com a compromís, també podeu utilitzar un disc de xarxa. Normalment no voleu utilitzar el vostre disc dur (tot i que això és millor que res) perquè un dels desastres que podrien patir les vostres dades de QuickBooks és una fallada del disc dur.

També podeu fer una còpia de seguretat dels vostres fitxers QuickBooks a una àrea d'emmagatzematge en línia.

2Si emmagatzemeu dades de més d'una empresa, assegureu-vos que l'empresa de la qual voleu fer una còpia de seguretat de les dades és l'empresa activa.

Per saber si l'empresa correcta està activa, només cal que mireu la barra de títol de la finestra de l'aplicació QuickBooks, que anomena l'empresa activa. (Si no recordeu haver configurat diversos fitxers, no us preocupeu. És probable que només tingueu un fitxer, el cas habitual).

3Seleccioneu Fitxer → Empresa de còpia de seguretat → Crea una còpia de seguretat local per començar l'operació de còpia de seguretat.

QuickBooks mostra el quadre de diàleg Crea una còpia de seguretat.

Si utilitzeu QuickBooks en mode multiusuari, haureu de canviar al mode d'usuari únic abans de fer una còpia de seguretat del fitxer. Per fer-ho, seleccioneu Fitxer → Canvia al mode d'usuari únic.

4Indiqueu a QuickBooks on voleu fer una còpia de seguretat del fitxer de dades de QuickBooks.

Quan QuickBooks mostri el quadre de diàleg Crea una còpia de seguretat, especifiqueu la ubicació de la còpia de seguretat seleccionant el botó d'opció Còpia de seguretat en línia o Còpia de seguretat local.

Per fer una còpia de seguretat local del fitxer QuickBooks, seleccioneu l'opció Còpia de seguretat local.

5 Descriu com QuickBooks hauria de fer una còpia de seguretat del fitxer de dades.

Amb el primer quadre de diàleg Crea una còpia de seguretat encara mostrat, feu clic al botó Opcions. QuickBooks mostra el quadre de diàleg Opcions de còpia de seguretat, des del qual especifiqueu com i quan QuickBooks fa una còpia de seguretat del fitxer de dades:

Trieu una ubicació predeterminada. Especifiqueu on s'ha d'ubicar el fitxer de còpia de seguretat. Podeu fer-ho introduint la ruta de la carpeta de còpia de seguretat al quadre Digue'ns on desar les còpies de seguretat (de la manera més difícil) o fent clic al botó Navega i després utilitzant el quadre de diàleg Cerca carpeta que mostra Windows per triar un ubicació de còpia de seguretat predeterminada.

Ajusteu l'operació de còpia de seguretat. El quadre de diàleg Opcions de còpia de seguretat ofereix unes quantes caselles de verificació que podeu utilitzar per ajustar l'antiga operació de còpia de seguretat de QuickBooks. La casella de selecció Afegeix la data i l'hora de la còpia de seguretat al nom del fitxer, si està seleccionada, fa exactament el que diu. La casella Limitar el nombre de còpies de seguretat d'aquesta carpeta a [X] indica a QuickBooks que limiti el nombre de còpies de seguretat del fitxer QuickBooks que emmagatzema a la carpeta de còpia de seguretat. El nombre predeterminat de còpies de seguretat que es conserven a mà és de tres; això hauria d'estar bé.

Especifiqueu la regla de recordatori de còpia de seguretat. Podeu seleccionar la casella de selecció Recorda'm que faci una còpia de seguretat quan tanco el fitxer de la meva empresa cada [X] vegades per dir-li a QuickBooks que us recordi de tant en tant que feu una còpia de seguretat. De manera predeterminada, QuickBooks us recorda cada quarta vegada que tanqueu un fitxer de dades, però podeu substituir el valor del quadre de text per especificar una altra freqüència de recordatori de còpia de seguretat.

Seleccioneu una opció de verificació de dades. QuickBooks ofereix tres opcions de verificació de dades: Verificació completa (segura però lenta), Verificació més ràpida (ràpida però no tan completa) i Sense verificació (ara us estalvia una mica de temps amb el risc de tenir grans problemes més endavant). L'opció de verificació completa és la que recomana QuickBooks.

Quan acabeu amb el quadre de diàleg Opcions de còpia de seguretat, feu clic a D'acord i després a Següent. QuickBooks mostra el segon quadre de diàleg Crea una còpia de seguretat.

6Determineu quan QuickBooks hauria de fer una còpia de seguretat del vostre fitxer de dades.

El segon quadre de diàleg de l'assistent de còpia de seguretat proporciona botons d'opció que utilitzeu per programar quan voleu fer una còpia de seguretat. Per exemple, per indicar que voleu fer una còpia de seguretat al moment, seleccioneu el botó d'opció Desa-ho ara.

Nota: la primera vegada que feu una còpia de seguretat del fitxer QuickBooks mitjançant l'ordre Crea una còpia de seguretat, QuickBooks no us preguntarà quan hauria de fer una còpia de seguretat del fitxer de dades. QuickBooks només fa una còpia de seguretat del fitxer de dades, saltant aquest pas.

7Confirmeu la ubicació i el nom del fitxer de còpia de seguretat.

Amb el segon quadre de diàleg de l'assistent de còpia de seguretat que es mostra, feu clic a Següent. QuickBooks mostra el quadre de diàleg Desa una còpia de seguretat.

Només per estar segur, confirmeu que el nom del fitxer i la ubicació de la carpeta que es mostren al quadre de diàleg Desa una còpia de seguretat són correctes. Si la ubicació de la carpeta no és correcta, seleccioneu una nova ubicació a la llista desplegable Desa a. Si el nom del fitxer no és correcte, editeu el nom que es mostra al quadre de text Nom del fitxer.

8 Feu clic a Desa.

QuickBooks fa una còpia de seguretat del vostre fitxer de dades i mostra un quadre de missatge que us indica que ha fet una còpia de seguretat del vostre fitxer. El missatge també proporciona el nom del fitxer de còpia de seguretat i la ubicació de la carpeta.