Com fer una còpia de seguretat del fitxer de dades de QuickBooks

Una tasca de gran importància que vostè o algun company de feina heu de completar és una còpia de seguretat del fitxer de dades de QuickBooks. Pocs elements emmagatzemats al disc dur de l'ordinador mereixen tanta cura com el fitxer de dades de QuickBooks. Literalment, el fitxer de dades de QuickBooks descriu els assumptes financers de la vostra empresa.

No voleu perdre el fitxer de dades. La pèrdua del fitxer de dades pot significar que no saps quants diners tens, no saps si estàs guanyant o perdent diners i no podràs preparar les teves declaracions anuals d'impostos amb facilitat o precisió.

Conceptes bàsics de còpies de seguretat

Afortunadament, fer una còpia de seguretat del fitxer de dades de QuickBooks és bastant senzill. Només heu de completar nou passos:

1. Trieu l'ordre Fitxer→Crea una còpia.

QuickBooks mostra el primer quadre de diàleg Desa còpia o còpia de seguretat (vegeu la figura següent), que ofereix tres opcions: l'opció per desar una còpia de seguretat del fitxer QuickBooks, l'opció per crear un fitxer d'empresa portàtil i l'opció per crear un fitxer de comptabilitat. còpia.

El primer quadre de diàleg Desa còpia o còpia de seguretat

2. Voleu desar una còpia de seguretat, així que seleccioneu el botó d'opció Còpia de seguretat; a continuació, feu clic a Següent per continuar.

Podeu crear un fitxer de còpia de seguretat completa o un fitxer d'empresa portàtil quan copieu el fitxer QuickBooks. Un fitxer d'empresa portàtil és més petit que un fitxer de còpia de seguretat, de manera que és més còmode moure's. Podeu enviar per correu electrònic més fàcilment un fitxer d'empresa portàtil, per exemple. El problema amb els fitxers d'empresa portàtils és el següent: QuickBooks ha de treballar dur per reduir el fitxer d'empresa portàtil a una mida petita. QuickBooks també ha de fer més feina per eliminar el fitxer més tard, quan vulgueu treballar-hi.

Després de fer clic a Següent, apareixerà el segon quadre de diàleg Desa còpia o còpia de seguretat.

El segon quadre de diàleg Desa còpia o còpia de seguretat

Podeu anar directament al quadre de diàleg Desa còpia o còpia de seguretat escollint l'ordre Fitxer→Crea una còpia de seguretat.

3. Indiqueu si voleu desar el fitxer de còpia de seguretat de QuickBooks a l'ordinador de la vostra empresa o al centre de dades fora del lloc de QuickBooks.

Trieu Còpia de seguretat local per indicar que voleu emmagatzemar la còpia de seguretat del fitxer al disc dur de l'ordinador o algun dispositiu d'emmagatzematge extraïble, com ara una unitat flash USB.

4. Feu clic al botó Opcions per triar una ubicació de còpia de seguretat.

QuickBooks mostra el quadre de diàleg Opcions de còpia de seguretat, tal com es mostra.

El quadre de diàleg Opcions de còpia de seguretat

5. Especifiqueu la carpeta o la ubicació de la unitat a la qual s'ha de fer una còpia de seguretat del fitxer de l'empresa.

Introduïu un nom de camí directament al quadre de text per indicar a QuickBooks on desar les còpies de seguretat.

Si no sabeu com introduir un nom de camí, feu clic al botó Navega. Quan QuickBooks mostri el quadre de diàleg Cerca carpeta, utilitzeu la seva llista de carpetes per seleccionar la unitat o carpeta que voleu utilitzar per a les còpies de seguretat de QuickBooks.

6. (Opcional) Seleccioneu les vostres opcions de còpia de seguretat.

També podeu utilitzar el quadre de diàleg Opcions de còpia de seguretat per especificar quan QuickBooks us ha de recordar que feu una còpia de seguretat i com ha de fer una còpia de seguretat de QuickBooks:

• Afegir segells de temps: per afegir la data i l'hora de l'operació de còpia de seguretat al nom del fitxer de còpia de seguretat, marqueu la casella de selecció anomenada Afegeix la data i l'hora de la còpia de seguretat al nom del fitxer (recomanat).
• Limitació de còpies de seguretat: per dir-li a QuickBooks que es desfà de les còpies de seguretat antigues, marqueu la casella de selecció Limitar el nombre de còpies de seguretat d'aquesta carpeta a X i, a continuació, especifiqueu quantes còpies de seguretat voleu conservar utilitzant el quadre de text adjunt.
• Configuració de recordatoris de còpia de seguretat: seleccioneu la casella de selecció anomenada Recorda'm que faci una còpia de seguretat quan tanco el fitxer de l'empresa cada X vegades per especificar que voleu que us recordin que feu una còpia de seguretat del fitxer QuickBooks quan tanqueu QuickBooks. Les vostres opcions d'interval inclouen cada vegada, cada altra vegada, cada tercer temps, etc.
• Habilitació de la verificació de dades: feu servir els botons de verificació per indicar a QuickBooks que hauria de comprovar la integritat de les dades quan faci una còpia de seguretat de les vostres dades. Seleccioneu el botó d'opció Verificació completa (recomanada) per obtenir la millor i més completa verificació de QuickBooks. Si sou algú que no té temps per als pocs segons addicionals de comprovar que la verificació de dades dura, segur que seleccioneu el botó d'opció Verificació més ràpida. Millor encara, llenceu la precaució completament al vent (la precaució és per als nadons de totes maneres) i seleccioneu el botó d'opció Sense verificació.

7. Feu clic a D'acord quan acabeu d'especificar la ubicació i les opcions de còpia de seguretat i, a continuació, feu clic a Següent.

QuickBooks mostra un quadre de diàleg (vegeu la figura següent) que us pregunta quan voleu fer una còpia de seguretat.

El quadre de diàleg Desa una còpia o una còpia de seguretat us pregunta quan voleu fer una còpia de seguretat.

8. Especifiqueu quan voleu fer una còpia de seguretat.

Normalment, voleu fer una còpia de seguretat quan trieu l'ordre Desa còpia o Còpia de seguretat. En aquest cas, quan QuickBooks mostri el quadre de diàleg Desa una còpia o una còpia de seguretat que fa la pregunta "quan", feu clic al botó d'opció Desa-ho ara. Alternativament, podeu dir-li a QuickBooks que programi còpies de seguretat periòdiques del fitxer de dades de QuickBooks d'acord amb algun esquema intel·ligent, quan QuickBooks faci la pregunta "quan", fent clic al botó d'opció Desa-ho ara i programa còpies de seguretat futures o fent clic al botó d'opció Només programar còpies de seguretat futures. botó de ràdio. Si dieu a QuickBooks que voleu programar còpies de seguretat, QuickBooks mostra un parell de quadres de diàleg que feu servir per crear la nova programació de còpies de seguretat anomenant la programació i establint els dies i les hores en què s'han de programar les còpies de seguretat.

9. Feu clic a Finalitza per tancar el quadre de diàleg Desa còpia o còpia de seguretat.

Quan hàgiu especificat com ha de funcionar l'operació de còpia de seguretat, feu clic a Finalitza. QuickBooks fa una còpia de seguretat (o en crea una còpia) del fitxer actual de l'empresa QuickBooks i emmagatzema aquesta còpia de fitxer nova a la ubicació de còpia de seguretat.

Què passa amb les còpies de seguretat en línia?

Si esteu atents, potser us heu adonat que el quadre de diàleg Desa còpia o còpia de seguretat inclou un botó d'opció Còpia de seguretat en línia. Si voleu obtenir més informació sobre com fer una còpia de seguretat del fitxer de dades de l'empresa QuickBooks en línia, és a dir, utilitzar la xarxa d'ordinadors d'Intuit en lloc de l'ordinador o algun disc extraïble per emmagatzemar la còpia de seguretat, podeu seleccionar aquest botó d'opció.

Pel que val la pena, us recomano fermament que considereu utilitzar el mètode de còpia de seguretat en línia, per dos motius:

• Cost raonable: la còpia de seguretat en línia és extremadament raonable (fins i tot pot tenir cap cost addicional si teniu QuickBooks Desktop Pro Plus, Premier Plus o Enterprise), amb un preu basat en la línia de temps (una subscripció mensual costarà més al mes que una anual). subscripció) i si només esteu fent una còpia de seguretat de QuickBooks o de tots els fitxers del vostre ordinador. Fer una còpia de seguretat de tots els fitxers amb una subscripció anual sembla ser el millor valor.
• Menys esforç: la còpia de seguretat en línia pot fer que la tasca de fer una còpia de seguretat sigui menys difícil i més regular sempre que tingueu una connexió a Internet fiable. No cal que recordeu de fer una còpia de seguretat i, a continuació, recordeu portar el disc de còpia de seguretat a casa.

Dos punts finals ràpids: Sí, jo mateix faig servir l'opció de còpia de seguretat de QuickBooks en línia (i per fer una còpia de seguretat de tots els meus fitxers importants). No, Intuit no em paga cap mena de comissió secreta per promocionar el producte.

Podeu emmagatzemar fitxers de còpia de seguretat en una carpeta que se sincronitzi amb una còpia de seguretat basada en núvol, com ara Dropbox, Google Drive o OneDrive de Microsoft. Cadascun d'aquests serveis ofereix una còpia de seguretat gratuïta basada en núvol per configurar i oblidar si utilitzeu l'espai d'emmagatzematge gratuït que ofereix qualsevol d'ells. Aquest tipus de servei és sens dubte una opció per als usuaris amb un pressupost limitat o amb recursos limitats.

Algunes tàctiques de seguretat

Fer una còpia de seguretat és sobretot una qüestió de sentit comú. Dit això, però, permeteu-me donar-vos algunes idees sobre com, quan i potser per què hauríeu de fer una còpia de seguretat:

• Fes-ho fàcil. Esmento això a la meva recomanació sobre l'opció de còpia de seguretat en línia, però el punt mereix esmentar de nou. El més important que podeu fer pel que fa a la còpia de seguretat dels fitxers de dades de QuickBooks és això: Faciliteu la còpia de seguretat. Això probablement vol dir tenir en compte l'opció en línia, però si aneu localment, voleu tenir un dispositiu d'emmagatzematge extraïble d'alta densitat que podeu utilitzar amb l'ordinador que feu servir per executar QuickBooks. Faig servir una petita unitat flash USB. Trieu quin dispositiu us funciona millor, però definitivament voleu un dispositiu d'emmagatzematge fàcil d'utilitzar. En aquest cas, fàcil significa que és més probable que es produeixi una còpia de seguretat.
• Feu una còpia de seguretat regularment. Us recomano que feu una còpia de seguretat cada vegada que introduïu transaccions al fitxer de dades de QuickBooks. Evidentment, si fer una còpia de seguretat suposa molta feina, no voldreu fer-ho. Però si teniu una manera senzilla de fer una còpia de seguretat i un dispositiu d'emmagatzematge convenient per fer-hi còpies de seguretat, podeu fer còpies de seguretat regularment. El diari no és massa sovint.
• Emmagatzemeu una còpia de seguretat del fitxer de dades de QuickBooks fora del lloc. Un últim punt important que val la pena esmentar: molts dels esdeveniments que poden destruir o corrompre el vostre fitxer de dades són específics del vostre ordinador, com ara una fallada del disc dur, un virus, un accident d'usuari, etc. Tanmateix, alguns dels esdeveniments que poden corrompre o destruir el fitxer de dades de QuickBooks són específics de la ubicació. Un incendi, una inundació o un robatori us poden fer perdre el fitxer de dades de QuickBooks i la seva còpia de seguretat. Per aquest motiu, voleu emmagatzemar una còpia de la còpia de seguretat fora del lloc. Al final de la setmana, per exemple, potser voldreu posar la unitat flaix a la butxaca de la samarreta o a la bossa i portar-la a casa. Assegureu-vos que si alguna cosa corromp o destrueix el fitxer de dades de QuickBooks, el mateix no destrueixi també el fitxer de dades de còpia de seguretat de QuickBooks.