Com fer una còpia de seguretat del fitxer de dades de QuickBooks 2011

Una tasca de gran importància que heu de completar vosaltres o algun company de feina és fer una còpia de seguretat del fitxer de dades de QuickBooks. Pocs elements emmagatzemats al disc dur de l'ordinador mereixen tanta cura com el fitxer de dades de QuickBooks. Literalment, el fitxer de dades de QuickBooks descriu els assumptes financers de la vostra empresa. No voleu perdre el fitxer de dades.

Afortunadament, fer una còpia de seguretat del fitxer de dades de QuickBooks és bastant senzill. Només heu de completar tres passos:

Trieu Fitxer → Crea una còpia.

QuickBooks mostra el quadre de diàleg Desa còpia o còpia de seguretat, que ofereix tres opcions:

• Deseu una còpia de seguretat del vostre fitxer QuickBooks

• Creeu un fitxer d'empresa portàtil

• Creeu una còpia de comptable

Voleu desar una còpia de seguretat, així que feu clic al botó d'opció Còpia de seguretat i feu clic a Següent.

Podeu crear un fitxer de còpia de seguretat completa o un fitxer d'empresa portàtil quan copieu el fitxer QuickBooks. Un fitxer d'empresa portàtil és més petit que un fitxer de còpia de seguretat, de manera que és més còmode moure's. Per exemple, podeu enviar per correu electrònic més fàcilment un fitxer d'empresa portàtil. El problema amb els fitxers d'empresa portàtils és el següent: QuickBooks ha de treballar dur per reduir el fitxer d'empresa portàtil a una mida petita. QuickBooks també ha de treballar més per eliminar el fitxer més endavant quan vulgueu treballar-hi.

Després de fer clic a Següent, apareixerà el quadre de diàleg Desa còpia o còpia de seguretat.

Indiqueu si voleu desar el fitxer de còpia de seguretat de QuickBooks al servidor de la vostra empresa local o a un centre de dades fora del lloc de QuickBooks.

Feu clic a Còpia de seguretat local per indicar que voleu emmagatzemar la còpia de seguretat del fitxer al disc dur de l'ordinador.

Feu clic al botó Opcions per triar una ubicació de còpia de seguretat.

Especifiqueu a quina carpeta o ubicació del disc s'ha de fer una còpia de seguretat del fitxer de l'empresa.

(Opcional) Seleccioneu les vostres opcions de còpia de seguretat.

També podeu utilitzar el quadre de diàleg Opcions de còpia de seguretat per especificar quan QuickBooks us ha de recordar que feu una còpia de seguretat i com ha de fer una còpia de seguretat de QuickBooks:

• Segells de temps: per afegir la data i l'hora de l'operació de còpia de seguretat al nom del fitxer de còpia de seguretat, seleccioneu la casella de selecció Afegeix la data i l'hora de la còpia de seguretat al nom del fitxer.

• Limitació de còpies de seguretat: per indicar a QuickBooks que s'hauria de desfer de les còpies de seguretat antigues, marqueu la casella de selecció Limitar el nombre de còpies de seguretat en aquesta carpeta i, a continuació, especifiqueu quantes còpies de seguretat voleu conservar utilitzant el quadre de text adjunt.

• Recordatoris de còpia de seguretat: seleccioneu la casella de selecció Recorda'm que faci una còpia de seguretat quan tanco el fitxer de l'empresa i el quadre de text adjunt per especificar que voleu que se us recordi que feu una còpia de seguretat del fitxer de QuickBooks cada vegada, cada altre, cada tercer, etc. en endavant, que tanqueu QuickBooks.

• Verificació de dades: feu servir els botons de verificació per indicar a QuickBooks que hauria de comprovar la integritat de les dades quan faci una còpia de seguretat de les vostres dades.

Quan acabeu d'especificar la ubicació i les opcions de còpia de seguretat, feu clic a Següent.

QuickBooks mostra un quadre de diàleg que us pregunta quan voleu fer una còpia de seguretat.

Decidiu quan voleu fer una còpia de seguretat.

Normalment, voleu fer una còpia de seguretat quan trieu l'ordre Desa còpia o Còpia de seguretat. I en aquest cas, quan QuickBooks mostri el quadre de diàleg Desa còpia o còpia de seguretat que fa la pregunta "quan", feu clic al botó Desa-ho ara. Tanmateix, també podeu dir a QuickBooks que programi còpies de seguretat periòdicament d'acord amb algun esquema intel·ligent escollint els botons Desa-ho ara i Programar còpies de seguretat futures o escollint el botó Només programar còpies de seguretat futures.

Feu clic a Finalitza per tancar el quadre de diàleg Desa còpia o còpia de seguretat.

Després d'especificar com ha de funcionar l'operació de còpia de seguretat, feu clic a Finalitza. QuickBooks fa una còpia de seguretat del fitxer actual de l'empresa QuickBooks i emmagatzema aquesta còpia del fitxer nova a la ubicació de còpia de seguretat.