Com fer una còpia de fitxers de dades de QuickBooks 2014

QuickBooks 2014 facilita als comptables treballar amb fitxers de dades dels clients. Considereu aquest escenari: teniu un client que necessita ajuda per acabar el període comptable de l'any.

Tens dues opcions. En primer lloc, podeu conduir fins a la seva botiga, probablement quedar-vos atrapats al trànsit al llarg del camí, i us preguntareu si podeu facturar al client 150 dòlars pel vostre temps de viatge. En segon lloc, podeu fer que el client utilitzi la funció de còpia del comptable de QuickBooks per enviar-vos una còpia del fitxer de dades de QuickBooks.

Podeu revisar la còpia del fitxer de dades d'aquest comptable, fer les correccions o els canvis adequats i, a continuació, enviar els canvis que s'han de fer al client. El client pot importar fàcilment aquests canvis al seu fitxer QuickBooks existent i seguir el seu camí alegre. Molt net, oi?

El vostre client crea la còpia del comptable del fitxer de dades de QuickBooks utilitzant la seva versió de QuickBooks i el fitxer de dades reals, i després crea un fitxer que ell o ella us envia (com per correu electrònic o per correu electrònic) o bé que Intuit, el fabricant de QuickBooks, us envia. Afortunadament, el procés és molt senzill en qualsevol cas.

Això és el que ha de fer el vostre client si el client s'encarregarà d'enviar-vos el fitxer:

Trieu l'ordre Fitxer → Còpia del comptable → Activitats del client → Desa el fitxer.

QuickBooks mostra un missatge preguntant al client si vol

• Còpia de l'expedient d'un comptable

• Una còpia portàtil o còpia de seguretat del fitxer

També podeu crear una còpia d'un comptable escollint Fitxer→Crea una còpia i després fent clic al botó Còpia del comptable.

Un fitxer portàtil és una còpia real i en directe del fitxer de dades de QuickBooks que s'ha reduït una mica de mida perquè sigui més fàcil de moure (com ara enviant el fitxer per correu electrònic com a fitxer adjunt). Un fitxer de còpia de seguretat és una segona còpia del fitxer de QuickBooks que creeu (normalment), de manera que tindreu una còpia del fitxer en cas que passi alguna cosa dolenta amb el fitxer de dades original de QuickBooks.

Seleccioneu Còpia del comptable i feu clic a Següent per continuar.

Especifiqueu una data de divisió.

Quan un client fa clic al botó Següent per continuar amb la creació de la còpia d'un comptable, QuickBooks li demana la data de divisió. Les transaccions anteriors a aquesta data només es poden editar dins de la còpia del comptable. Les transaccions posteriors a aquesta data es poden editar tant a la còpia del comptable com a la còpia del client.

Feu clic a Següent per continuar.

Apareix un altre missatge que indica al client que QuickBooks ha de tancar totes les finestres per crear una còpia de comptable. QuickBooks també pot dir al client que inseriu un disc.

Feu clic a D'acord i inseriu el disc (si cal).

QuickBooks mostra un quadre de diàleg Desa la còpia del comptable actualitzat.

Anomena la còpia del comptable.

Utilitzeu el quadre Nom del fitxer del quadre de diàleg Desa la còpia del comptable per anomenar la còpia del comptable del fitxer de dades de QuickBooks. Si cal, el client també pot utilitzar la llista desplegable Desa a per especificar on s'ha de desar la còpia del comptable del fitxer de dades de QuickBooks.

El client ha de recordar on es desa la còpia del fitxer del comptable. Aquest fitxer es lliura al comptable —per correu electrònic o correu electrònic, o en un disc— perquè el pugui utilitzar.

Creeu el fitxer.

Després que el client anomena la còpia del comptable del fitxer de dades i indiqui, si cal, on s'ha de desar la còpia del comptable, el client fa clic a Desa. QuickBooks desa la còpia d'un comptable del fitxer de dades de QuickBooks.

A continuació, aquest fitxer de dades es transmet al comptable pel client. En altres paraules, el client ha d'enviar el fitxer per correu electrònic o per correu electrònic.

El vostre proveïdor de correu electrònic pot limitar la mida dels fitxers adjunts (inclosos els fitxers QuickBooks) que podeu enviar per correu electrònic. Si la mida us molesta, podeu carregar el fitxer QuickBooks al lloc web d'Intuit escollint Fitxer → Còpia del comptable → Activitats del client → Envia al comptable. Intuit envia al comptable un missatge amb un enllaç on es pot fer clic que pot utilitzar per agafar el fitxer.

Les còpies comptables utilitzen tres tipus de fitxers. El fitxer de transferència del comptador (amb l'extensió de fitxer .qbx) és el que un client crea i li dóna al comptable. La còpia del comptable real (amb l'extensió de fitxer .qba) és amb la qual treballa el comptable després d'obrir el fitxer de transferència del comptable. Finalment, hi ha el fitxer d'exportació del comptador (amb l'extensió de fitxer .qby), que conté els canvis que tornen al client.

Òbviament, pot ser que en realitat no sigui el vostre client qui faci aquests passos; potser haureu de fer la feina bruta. En qualsevol cas, però, així és com funciona el procés. Tingueu en compte, però, que l'estalvi en temps real per al comptable i l'estalvi de costos per al client es produeixen quan podeu aconseguir que el client escolli l'ordre i treballi amb el quadre de diàleg.

Aleshores, podeu cobrar el temps facturable per treballar realment amb les dades de QuickBooks en lloc de per manipular el fitxer.