Com facturar el temps amb QuickBooks 2011

Si utilitzeu QuickBooks 2011 amb una empresa de serveis, és possible que veneu més unitats de temps que no pas articles materials. Per exemple, un advocat pot vendre hores o hores parcials d'assessorament legal. QuickBooks ofereix dos mètodes per fer un seguiment del temps dedicat que es facturarà en una factura com a article. Podeu utilitzar el full de temps setmanal, o podeu cronometrar o registrar activitats individuals en facturar amb QuickBooks.

Utilitzant un full de temps setmanal

Per utilitzar el mètode del full de temps setmanal, seleccioneu Clients→Introduïu hora→Utilitza el full de temps setmanal. Per utilitzar la finestra Full de temps setmanal, seleccioneu l'empleat o el venedor o una altra persona que realitza el servei al quadre Nom.

Si no podeu seleccionar el nom d'una persona al quadre Nom, introduïu el nom de la persona al quadre i, quan se us demani, digueu a QuickBooks a quina llista (empleat, venedor o altres noms) s'ha d'afegir. Després d'haver afegit el nom de la persona que realitza la feina, utilitzeu les columnes de la finestra Full de temps setmanal per descriure el client o la feina per a la qual s'ha realitzat la feina.

Cronometratge d'activitats individuals

Si voleu registrar les activitats de servei a mesura que es produeixen, seleccioneu Clients→Introduïu hora→Hora/Introduïu una activitat única. QuickBooks mostra la finestra Time/Enter Single Activity. Ompliu o seleccioneu la informació necessària:

• Per cronometrar o registrar una sola activitat, enregistreu la data de l'activitat al quadre Data.

• Utilitzeu el quadre Nom per identificar la persona que realitza el servei.

• A la casella Client: Treball, identifiqueu el client o la feina per a la qual s'està realitzant el servei.

• Seleccioneu l'element de servei adequat a la llista desplegable Element de servei.

• Seleccioneu l'element de nòmina adequat a la llista desplegable Article de nòmina.

• Si feu un seguiment de les classes, feu servir la llista desplegable Classe per classificar l'activitat.

Verifiqueu que la casella Facturable estigui seleccionada. La casella de selecció Facturable apareix a l'extrem superior dret de la finestra Hora/Introduïu una activitat única. En seleccionar la casella Facturable, dieu a QuickBooks que hauria de conservar aquest registre d'una activitat facturable per incloure'l posteriorment en una factura.

Després de descriure o proporcionar aquesta informació general sobre el servei, teniu dues maneres de registrar el temps dedicat al servei:

• Enregistrament manual del temps: podeu registrar manualment el temps dedicat a una activitat utilitzant el quadre Durada per introduir el temps.

• Feu que QuickBooks enregistri el temps: també podeu fer que QuickBooks enregistri el temps que heu dedicat a l'activitat. Només cal que feu clic al botó Inicia al quadre Durada quan inicieu l'activitat i feu clic al botó Atura quan atureu l'activitat.

Després de descriure l'activitat que esteu realitzant a la finestra Hora/Introduïu una activitat única, feu clic al botó Desa i nou o Desa i tanca per desar la informació de l'activitat.

Incloent el temps facturable en una factura

Per afegir temps i cost facturables a una factura, creeu la factura de la manera habitual. Després d'identificar el client, i si heu fet un seguiment del temps o dels costos del client, QuickBooks us demanarà si voleu facturar algun dels costos o temps. Si indiqueu "sí", QuickBooks mostra el quadre de diàleg Tria el temps i els costos facturables. La pestanya Hora del quadre de diàleg Trieu el temps i els costos facturables mostra cadascuna de les vegades que heu registrat per a un client.