Com facturar el temps a QuickBooks 2021

La majoria de vegades, les línies de comanda que apareixen a les factures de QuickBooks són articles que descriu a la llista d'elements i després quantifiqueu directament a la factura. En algunes empreses de serveis, però, és possible que veneu moltes unitats del mateix article. Un advocat pot vendre hores o hores parcials d'assessorament legal, i aquest temps pot ser tot el que ven. Un CPA pot vendre hores de treball de consultoria, comptabilitat o preparació d'impostos.

En aquestes circumstàncies, no voleu que una factura aparegui al client amb una línia que digui, per exemple, "Serveis legals, 100 hores, 20.000 dòlars", tret que no vulgueu continuar en el negoci. En canvi, vol una factura que detalli cadascuna de les tasques que ha realitzat l'advocat: planificació patrimonial durant 1,5 hores, revisió d'un contracte per 4 hores, preparació d'un nou contracte d'arrendament immobiliari per 2 hores, etc. Per proporcionar aquest nivell de detall (detall que es troba realment a sota de l'element), feu servir la funció de seguiment del temps de QuickBooks.

QuickBooks ofereix dos mètodes per fer un seguiment del temps dedicat que es facturarà en una factura com a article. Podeu utilitzar el full de temps setmanal, o podeu cronometrar o registrar activitats individuals. Descriu breument com funcionen els dos mètodes de seguiment del temps; tampoc és difícil. Els proveïdors de serveis professionals (comptables, advocats, consultors, arquitectes, etc.) que facturen en funció del temps invertit haurien de considerar l'ús d'una d'aquestes funcions per assegurar-se que mantenen registres precisos del temps dedicat a treballar per a un client o client.

Com utilitzar un full de temps setmanal

Per utilitzar el mètode del full de temps setmanal, seleccioneu Clients→Introduïu hora→Utilitza el full de temps setmanal. QuickBooks mostra la finestra del full de temps setmanal que es mostra. Per utilitzar la finestra Full de temps setmanal, primer utilitzeu el quadre Nom per identificar l'empleat, el venedor o una altra persona que realitza el servei.

Hauríeu de poder seleccionar el nom d'aquesta persona a la llista desplegable Nom. Si no podeu triar el nom de la persona a la llista desplegable Nom, introduïu-lo al quadre; després, quan se us demani, digueu a QuickBooks a quina llista (empleat, venedor o altres noms) s'ha d'afegir el nom. Després d'haver afegit el nom de la persona que ha realitzat la feina, utilitzeu les columnes de la finestra Full de temps setmanal per descriure el client o la feina per a la qual s'ha realitzat la feina, el codi de servei, una breu descripció o nota, l'element de nòmina ( si feu servir QuickBooks per a la nòmina), la classe (si feu el seguiment de les classes) i després les hores dedicades al dia.

Podeu introduir tantes línies a la finestra del full de temps setmanal com vulgueu. Cada línia apareix per separat en una factura. La informació de les notes apareix a l'àrea de descripció de la factura. Per aquest motiu, voleu utilitzar notes adequades i descriptives.

La finestra del full de temps setmanal

Cronometratge d'activitats individuals

Si voleu registrar les activitats de servei a mesura que es produeixen, seleccioneu Clients→Introduïu hora→Hora/Introduïu una activitat única. QuickBooks mostra el quadre de diàleg Hora/Introduïu una activitat única, tal com es mostra.

El quadre de diàleg Hora/Introduïu una activitat única

Per cronometrar o registrar una sola activitat, anoteu la data de l'activitat al quadre Data. Utilitzeu el quadre Nom per identificar la persona que ha realitzat el servei. A la casella Client: Treball, identifiqueu el client o la feina per a la qual s'ha realitzat el servei. Trieu l'element de servei adequat a la llista desplegable Element de servei i (si feu el seguiment d'un empleat) l'element de nòmina adequat a la llista desplegable Element de nòmina. Si feu un seguiment de les classes, com era previsible, també podeu utilitzar la llista desplegable Classe per classificar l'activitat. Utilitzeu el quadre Notes per gravar una descripció breu i adequada del servei. Aquesta descripció apareix a la factura, així que tingueu cura del que escriviu.

Després de descriure o proporcionar aquesta informació general sobre el servei, teniu dues maneres de registrar el temps dedicat al servei:

• Grava el temps manualment. Podeu registrar manualment el temps dedicat a una activitat utilitzant el quadre Durada per introduir el temps. Si heu passat 10 minuts, per exemple, introduïu 0:10 al quadre Durada. Si heu passat 3 hores i 40 minuts, introduïu 3:40 al quadre Durada.
• Feu que QuickBooks enregistri l'hora. També podeu fer que QuickBooks enregistri el temps que heu dedicat a l'activitat. Només cal que feu clic al botó Inicia al quadre Durada quan inicieu l'activitat i feu clic al botó Atura quan atureu l'activitat. Si voleu aturar el temporitzador (mentre feu una trucada telefònica, per exemple), feu clic al botó Pausa.

Després d'utilitzar el quadre de diàleg Hora/Introduïu una activitat única per descriure l'activitat que esteu realitzant, feu clic al botó Desa i nou o Desa i tanca per desar la informació de l'activitat.

Verifiqueu que la casella de selecció Facturable (a l'extrem superior dret del quadre de diàleg) estigui seleccionada. En seleccionar la casella Facturable, dieu a QuickBooks que hauria de conservar aquest registre d'una activitat facturable per incloure'l posteriorment en una factura.

Podeu utilitzar els botons Anterior i Següent, que apareixen a la part superior del quadre de diàleg, per anar i tornar a través dels vostres registres de temps d'activitat. Tingueu en compte també que hi ha disponible un botó d'Ortografia. Feu clic a aquest botó per comprovar l'ortografia de la descripció de les notes que introduïu, la qual cosa és una bona idea, perquè aquesta informació apareixerà en una factura més endavant.

Com incloure el temps facturable en una factura

Per afegir temps i cost facturables a una factura, creeu la factura de la manera habitual, tal com he descrit anteriorment. Després d'identificar el client (si heu introduït el temps per al client) i si heu fet un seguiment dels costos del client, QuickBooks mostra un quadre de missatge que us demana si voleu facturar algun dels costos. Si responeu que sí, QuickBooks mostra el quadre de diàleg Trieu el temps i els costos facturables, que es mostra aquí.

El quadre de diàleg Trieu el temps i els costos facturables

La pestanya Hora d'aquest quadre de diàleg mostra cadascuna de les vegades que heu enregistrat per a un client. Per afegir aquests temps a la factura, feu clic a la columna Utilitza l'hora. (La columna Utilitza és la columna més a l'esquerra, mostrant una marca de verificació.) O, si voleu seleccionar-ho totes les vegades, feu clic al botó Selecciona-ho tot. A continuació, feu clic a D'acord. QuickBooks afegeix cadascun d'aquests temps facturables a la factura com a línies separades. Aquesta figura mostra com apareix la informació del temps facturable a la finestra Crear factures.

La finestra Crear factures, facturació pel temps facturable

Si deixeu sense seleccionar la casella de selecció Imprimeix el temps i els costos seleccionats com a un ítem de factura, QuickBooks col·loca cada vegada que registreu la sessió en una línia independent de la factura, tal com es mostra. Tanmateix, si marqueu la casella, QuickBooks us permet combinar enregistraments de temps individuals en una única línia de factura. (És possible que vulgueu experimentar una mica amb aquesta funció si esteu interessats).

Podeu fer clic a la pestanya Articles, Despeses o Quilometratge per veure les llistes dels articles, les despeses de butxaca o les milles comercials realitzades en nom d'un client. Afegiu càrrecs a una factura per aquest tipus de coses de la mateixa manera que afegiu càrrecs per temps. Fins i tot podeu aplicar un marge a les vostres despeses de butxaca. Per cert, si voleu tornar al quadre de diàleg Trieu el temps i els costos facturables i esteu veient la finestra Crear factures, feu clic al botó Afegeix temps/costos, que apareix a la part superior de la finestra Crea factures.