Com facturar a un client a QuickBooks 2012

Per facturar a un client a QuickBooks 2012, utilitzeu la finestra Crear factures per identificar el client i especificar l'import que el client deu. Podeu utilitzar més d'un tipus de formulari de factura o un que hàgiu personalitzat.

1Per mostrar la finestra Crear factures, escolliu l'ordre Clients→Crea factures.

QuickBooks mostra una finestra Crear factures.

2Identificar el client i, si escau, la feina.

Per fer-ho, seleccioneu el client o la combinació de client i feina a la llista desplegable Client:Treball. No us preocupeu per aquest negoci de "feina" si no esteu familiaritzat amb ell.

Tanmateix, hauríeu d'entendre com treballen els clients. Heu d'identificar el client concret que esteu facturant. Per fer-ho, seleccioneu el client de la llista Client: Treball. Si el client és un client nou que encara no heu facturat ni descrit a la llista de clients, introduïu un nom breu per al client, com una abreviatura del nom comercial del client, a la llista Client: Treball.

A continuació, QuickBooks indica que el client encara no existeix a la llista de clients i us pregunta si voleu afegir el client; indica que ho fas. Quan se us demani, proporcioneu la informació del client que demana QuickBooks.

3Confirmeu o proporcioneu informació nova de la capçalera de la factura.

Després d'identificar el client, QuickBooks omple els camps Data, Factura, Factura a i, possiblement, els camps Enviament a. Probablement no necessiteu canviar cap d'aquesta informació. Heu de revisar la informació que es mostra en aquests quadres per assegurar-vos que és correcta.

Per exemple, normalment no facturaries a algú tret que ja hagis enviat el producte o el servei ja s'hagi prestat. Per tant, probablement hauríeu de confirmar que la data de la factura segueix la data d'enviament del producte o la data de prestació del servei. També podeu confirmar, per exemple, que l'adreça d'enviament a és correcta.

4 Proporcioneu o confirmeu la informació del camp Factura.

Les factures inclouen informació de camp que registra elements com ara números de comanda de compra, condicions de pagament, data d'enviament i mètode d'enviament. Hauríeu d'assegurar-vos que el que QuickBooks mostri en aquests quadres de camp sigui correcte. Si un client us ha proporcionat un número de comanda de compra, per exemple, introduïu aquest número de comanda de compra al quadre Número de comanda.

Confirmeu que les condicions de pagament que es mostren al quadre Condicions són correctes. Confirmeu que la data que es mostra al camp Enviament és correcta. No s'han d'omplir tots aquests camps per a cada factura, però voleu proporcionar qualsevol informació que faciliti que un client pagui una factura, lligui una factura als seus registres de compres i esbrineu com i quan es fa un article. sent enviat.

5 Descriu els articles venuts.

L'aspecte de l'àrea de columnes de la vostra factura depèn realment de si veneu productes o serveis. L'àrea de columnes d'un servei sembla més senzilla perquè no proporcioneu molta informació en descriure els elements del servei. A l'àrea de columnes, voleu descriure cada article —cada producte o servei— pel qual factura una factura.

Per fer-ho, utilitzeu una sola fila per a cada element. Aleshores, el primer element pel qual voleu facturar entra a la fila 1 de l'àrea de columnes. Per a cada article, introduïu la quantitat demanada, el codi de l'article i un preu o tarifa.

QuickBooks recupera una descripció de l'article de la vostra llista d'elements i col·loca aquestes dades a la columna Descripció. QuickBooks també calcula l'import facturat per l'article multiplicant la quantitat pel preu o tarifa. Tanmateix, podeu editar els camps Descripció i Import. Si editeu el camp Import, QuickBooks torna a calcular el camp Preu cada dividint l'import per la quantitat.

6Utilitzeu el quadre Missatge del client a la part inferior de la finestra Crear factures per proporcionar un missatge del client que apareix a la part inferior de la factura.

Si heu creat una plantilla de formulari de factura personalitzada que inclou altra informació al peu de pàgina, aquests quadres de peu de pàgina també apareixeran a la part inferior de la finestra Crear factures. Podeu utilitzar-los per recollir i transferir informació addicional al peu de pàgina.

7 Feu clic al botó Desa i tanca o al botó Desa i nou per desar la factura.

Feu clic al botó Desa i tanca si voleu desar la factura i tanqueu la finestra Crear factures. Feu servir el botó Desa i nou si voleu desar la factura i després introduïu una altra factura a la versió en blanc de la finestra Crear factures.