Com executar la configuració de QuickBooks 2014

Trieu l'ordre Nova empresa.

Apareix la pantalla Configurem la teva empresa ràpidament de la configuració de QuickBooks. Quan estigueu preparat per començar, feu clic al botó Inici ràpid o al botó Configuració avançada.

QuickBooks 2014 ofereix una versió accelerada del procés de configuració de QuickBooks, que podeu utilitzar quan no vulgueu personalitzar la configuració. Si feu clic al botó Express Start, QuickBooks recopila una mica d'informació sobre la vostra empresa i, a partir d'aquesta informació, configura un fitxer d'empresa que hauria de funcionar per a una empresa com la vostra.

El botó Configuració avançada, si es fa clic, inicia l'entrevista EasyStep, que us guiarà a través d'un munt de pantalles plenes d'informació que us permeten especificar amb força com hauria de ser el fitxer d'empresa que configura QuickBooks.

Feu clic al botó Configuració avançada.

Després de recopilar aquesta informació general de l'empresa, QuickBooks crea el fitxer de dades de l'empresa que emmagatzema la informació financera de la vostra empresa.

QuickBooks suggereix un nom predeterminat o un fitxer de dades de QuickBooks basat en el nom de l'empresa.

Tot el que heu de fer és acceptar el nom suggerit i la ubicació de la carpeta suggerida (tret que vulgueu desar el fitxer de dades a la carpeta Els meus documents, cosa que no és una mala idea).

Després que QuickBooks reculli la informació general de l'empresa, l'entrevista EasyStep us fa algunes preguntes molt específiques sobre com gestioneu el vostre negoci perquè pugui establir les preferències de QuickBooks. De fet, les preferències activen o desactiven diverses funcions de comptabilitat dins de QuickBooks, controlant així com funciona i es veu QuickBooks.

QuickBooks suggereix un nom predeterminat o un fitxer de dades de QuickBooks basat en el nom de l'empresa.

Tot el que heu de fer és acceptar el nom suggerit i la ubicació de la carpeta suggerida (tret que vulgueu desar el fitxer de dades a la carpeta Els meus documents, cosa que no és una mala idea).

Després que QuickBooks reculli la informació general de l'empresa, l'entrevista EasyStep us fa algunes preguntes molt específiques sobre com gestioneu el vostre negoci perquè pugui establir les preferències de QuickBooks. De fet, les preferències activen o desactiven diverses funcions de comptabilitat dins de QuickBooks, controlant així com funciona i es veu QuickBooks.

Potser la decisió clau que preneu a l'hora de configurar qualsevol sistema de comptabilitat és el dia en què comenceu a utilitzar el vostre nou sistema.

Aquest dia s'anomena data de conversió. Normalment, voleu començar a utilitzar un sistema de comptabilitat el primer dia de l'any o el primer dia d'un mes nou. En conseqüència, una altra gran pregunta que se us fa és sobre la data de conversió.

El moment més fàcil per començar a utilitzar un nou sistema de comptabilitat és el començament de l'any. La raó? Podeu introduir un balanç de prova més senzill. A l'inici de l'any, per exemple, només introduïu els saldos del compte d'actiu, passiu i patrimoni del propietari.

En qualsevol altre moment, també introduïu els saldos del compte d'ingressos i despeses anuals fins a la data. Normalment, només teniu disponible aquesta informació d'ingressos i despeses anuals a principis de mes. Per aquest motiu, l'única altra data d'inici factible que podeu escollir és l'inici d'un mes.

Reviseu el pla comptable suggerit.

Al final de l'entrevista EasyStep, basant-se en la informació que proporcioneu sobre el vostre tipus de indústria i el formulari de declaració d'impostos que presenteu a l'IRS, QuickBooks suggereix un conjunt de comptes inicial, que els comptables anomenen un pla de comptes. Aquests comptes són les categories que utilitzeu per fer un seguiment dels vostres ingressos, despeses, actius i patrimoni del propietari.

Els comptes que QuickBooks marca amb un xec, tal com explica la pantalla, són els comptes recomanats. Si no feu res més, aquests comptes comprovats són els que utilitzareu (almenys per començar) a QuickBooks.

Tanmateix, podeu eliminar un compte suggerit fent clic a la marca de verificació. QuickBooks elimina la marca de verificació i això significa que el compte no formarà part del pla de comptes final. També podeu fer clic a un compte per afegir una marca de verificació i incloure el compte al pla de comptes inicial.

Quan el pla de comptes suggerit us sembla bé, feu clic a Següent. Està bé acceptar el que suggereix QuickBooks perquè podeu canviar el pla de comptes més tard.

Afegiu la vostra informació al fitxer de l'empresa.

Independentment de si utilitzeu el mètode Express Start per crear un fitxer d'empresa o el mètode de configuració avançada/EasyStep Entrevista, després que vosaltres i QuickBooks hàgiu configurat el fitxer de l'empresa, QuickBooks us demanarà que introduïu la vostra pròpia informació al fitxer de l'empresa.

Afegiu la vostra informació al fitxer de l'empresa.

Independentment de si utilitzeu el mètode Express Start per crear un fitxer d'empresa o el mètode de configuració avançada/EasyStep Entrevista, després que vosaltres i QuickBooks hàgiu configurat el fitxer de l'empresa, QuickBooks us demanarà que introduïu la vostra pròpia informació al fitxer de l'empresa.

Per descriure clients, venedors i empleats, feu clic al primer botó Afegeix.

QuickBooks pregunta si és possible obtenir aquestes dades d'un altre lloc, com ara un programa de correu electrònic o un servei de correu electrònic (Outlook, Gmail, etc.), o si només voleu introduir la informació en un full de treball manualment. Probablement introduïu la informació manualment, així que feu clic al botó corresponent i després feu clic a Continuar.

Quan QuickBooks mostri una finestra de full de treball, introduïu cada client, venedor o empleat a la seva pròpia fila i assegureu-vos d'incloure tant el nom com la informació de l'adreça. Feu clic a Continuar quan acabeu. A continuació, QuickBooks us pregunta si voleu introduir els saldos inicials (imports que deu o se us deuen) per als clients i venedors.

Indiqueu-ho fent clic a l'enllaç Introduïu els saldos d'obertura i, a continuació, introduïu els saldos d'obertura a la pantalla que proporciona QuickBooks.

Per descriure les coses que veneu, feu clic al segon botó Afegeix.

Per descriure el vostre compte bancari empresarial (o comptes bancaris), feu clic al tercer botó Afegeix.