Com es converteixen les llistes descriptori de QuickBooks a QuickBooks en línia

Quan treballeu amb algunes llistes d'empreses de QuickBooks d'escriptori, alguns camps es converteixen en QuickBooks Online (QBO), però d'altres no. Aquesta secció està organitzada per llista de QuickBooks d'escriptori. També s'inclou informació sobre com funciona l'inventari a QBO.

Llista de clients i treballs

Quan es tracta de conversió, els camps de la llista Client:Job del producte QuickBooks d'escriptori es divideixen en tres categories:

• Els camps que es converteixen inclouen Client, Nom de l'empresa, Sr./Sra/?, Nom, Inicial del segon, Cognoms, Telèfon, FAX, Telèfon alternatiu, Correu electrònic, Núm. de revenda, Condicions i la casella de selecció És imposable.

• Els camps que es converteixen amb excepcions inclouen Facturar a Adreça (excepte Nota), Enviament a Adreça (excepte Nota), Mètode de pagament preferit (excepte de QuickBooks 2003 o posterior), Informació de la targeta de crèdit (excepte de QuickBooks 2003 o posterior) i Nota (fins a fins a 4000 caràcters).

• Els camps que no es converteixen inclouen Contacte, Alt. Contacte, tipus de client, representant, nivell de preu, article fiscal, camps personalitzats, compte i límit de crèdit. Tingueu en compte també que els clients d'estat inactiu es converteixen en actius.

Després de la conversió, podeu editar els clients per fer-los inactius.

A més, aquests camps Només Pro no converteixen: Estat de la feina, Data d'inici, Finalització prevista, Data de finalització, Descripció de la feina i Tipus de feina.

Llista d'articles

A les transaccions, els elements del subtotal apareixen en línies separades amb text al camp Memo que indica que són un subtotal.

Els elements del grup no es converteixen; en canvi, cada element del grup apareix en una línia de detall i les línies d'import zero apareixen a l'inici i al final del grup per identificar els elements que formaven part del grup. La línia superior mostra el nom del grup i la línia inferior mostra la descripció del grup.

Els articles del grup d'impost sobre les vendes no es converteixen, però podeu configurar articles combinats per l'impost sobre les vendes a QBO. QBO no admet codis fiscals de tres caràcters associats als articles.

Llista d'empleats

La informació de la llista d'empleats de l'edició de QuickBooks d'escriptori es converteix a QuickBooks en línia, però QBO només conserva la informació següent:

• Sr./Sra.

• Nom

• Inicial del segon nom

• Cognom

• adreça

• Imprimeix com

• Telèfon

• Número de la Seguretat Social

• Correu electrònic

• Data de contractació

• Data de publicació

Llista de venedors

Els camps de la llista de proveïdors següents no es converteixen:

• Contacte

• Contacte alternatiu

• Nota

• Inactiu

• Tipus de venedor

• Límit de crèdit

• Identificació fiscal

• Estat 1099

• Camps personalitzats

Inventari

QBO admet les necessitats bàsiques d'inventari; si teniu un negoci de serveis o veneu productes acabats, QBO hauria de poder donar suport a les vostres necessitats d'inventari. Els articles d'inventari es converteixen en articles a dues cares a QBO amb preus i costos però sense quantitats. Així és com QuickBooks Online converteix peces d'inventari i transaccions:

• QBO crea nous subelements anomenats Actius d'inventari i COGS per a cada article d'inventari utilitzat en una transacció. Tot i que els noms d'aquests subelements impliquen que són comptes, no ho són. Aquests articles contenen la mateixa descripció que el seu element principal, però tenen associats, respectivament, el compte d'actiu d'inventari i el compte de COGS. Conversion els utilitza per garantir que els informes són correctes després de la conversió.

• Després de cada línia d'inventari en factures convertides, rebuts de vendes, notes de crèdit i en algunes factures, xecs i transaccions de targetes de crèdit que contenien articles d'inventari, QBO crea dues línies de detall noves utilitzant els nous subelements que representen l'actiu d'inventari i els imports de COGS. .

Per a les transaccions no pagades o parcialment pagades que contenen articles d'inventari, els informes basats en efectiu amb un import COGS a QBO seran diferents dels informes basats en efectiu amb un import COGS a QuickBooks d'escriptori. Els informes basats en efectiu per a transaccions d'inventari totalment pagades o transaccions sense inventari seran els mateixos a QBO i QuickBooks d'escriptori.

Després de convertir l'inventari d'una empresa d'escriptori QuickBooks a QBO, no podeu començar a utilitzar l'inventari a QBO. Heu de passar per un procés de neteja. Podeu trobar detalls excel·lents sobre el procés de neteja al vídeo " Com resoldre els problemes d'inventari posteriors a la conversió a QBO ".

En general, la conversió crea els nous subelements com a mesura temporal amb l'únic propòsit d'assegurar-vos que els vostres informes són correctes. Després de la conversió, trobareu, al pla de comptes, un compte d'inventari convertit de la vostra empresa d'escriptori QuickBooks. Aleshores, quan activeu el seguiment d'inventaris i quantitats a mà a QBO, QBO crea un altre compte d'inventari, el que utilitzeu a mesura que treballeu a QBO.

Per establir la valoració correcta en dòlars d'inventari al compte d'inventari creat per QBO i per fer que els vostres articles d'inventari actualitzin el compte d'inventari correcte en endavant, el creat per QBO, haureu d'editar cada article d'inventari (no els subelements creats). durant la conversió) i ompliu la quantitat correcta a mà.

Aquest procés fa que duplica el valor del vostre inventari mostrant-lo tant al compte d'inventari creat des de la vostra empresa d'escriptori QuickBooks durant la conversió com al compte d'inventari que QBO crea. Per corregir l'excés, utilitzareu una entrada de diari que elimina els dòlars del compte d'inventari d'escriptori de QuickBooks.

Però abans de corregir el valor d'inventari i després d'haver editat tots els articles, podeu i hauríeu de suprimir els subelements creats durant la conversió.

Com que heu de fer el procés de neteja article per article, si teniu centenars d'articles d'inventari, és possible que us resulti aclaparador. Com a alternativa, podeu optar per no convertir l'inventari i, en canvi, seguir les instruccions que trobareu al vídeo. El vídeo suggereix que importeu la llista d'elements però no els detalls de cada element. En lloc d'això, configureu els detalls de cada element a QBO. Per a centenars d'elements, importar només la informació de la llista probablement serà més ràpid i net.

Hi ha un inconvenient a importar només la informació de la llista: perds les dades històriques associades als articles d'inventari. Però res no us impedeix mantenir la vostra empresa d'escriptori QBO per als moments en què potser necessiteu aquest historial.