Com equilibrar un compte bancari a QuickBooks 2021

Equilibrar un compte bancari és molt fàcil a QuickBooks. De fet, arribaré a dir que si teniu algun problema, provenen de . . . Bé, un registre descuidado que va precedir el vostre ús de QuickBooks .

Ja n'hi ha prou d'aquesta broma. Començo descrivint com concilieu un compte.

Doneu informació a QuickBooks de l'extracte bancari

En una conciliació, com probablement sabeu, compareu els vostres registres d'un compte bancari amb els registres del banc del mateix compte. Hauríeu de poder explicar qualsevol diferència entre els dos comptes, normalment assenyalant els xecs que heu escrit que encara no s'han esborrat. (De vegades, els dipòsits pertanyen a la mateixa categoria; registreu un ingrés i l'envieu per correu, però el banc encara no ha abonat el vostre compte.)

El primer pas, doncs, és proporcionar la informació del compte del banc a QuickBooks. Obteniu aquesta informació del vostre extracte mensual. Doneu a QuickBooks les xifres que necessita, de la següent manera:

1. Trieu Banca→Conciliar o feu clic a la icona Conciliar a la pantalla d'inici.

QuickBooks mostra el quadre de diàleg Comença la conciliació, tal com es mostra.

Si teniu diversos comptes bancaris, és possible que hàgiu de triar el compte que voleu conciliar.

El quadre de diàleg Comença la conciliació

2. Si el compte bancari que es mostra no és el que voleu conciliar, obriu el menú desplegable Compte i trieu el compte correcte.

3. Introduïu la data de l'extracte bancari al quadre de text Data de l'extracte.

Podeu ajustar una data un dia a la vegada utilitzant les tecles més (+) i menys (–). També podeu fer clic al botó Calendari a l'extrem dret del quadre de text Data de la declaració per seleccionar una data del calendari.

Consulteu el full de trucs en línia per obtenir una llista d'altres trucs secrets d'edició de dates.

4. Verifiqueu el saldo inicial de l'extracte bancari.

QuickBooks mostra una quantitat a la secció Saldo inicial de la pantalla.

5. Introduïu el saldo final del vostre extracte bancari al quadre de text Saldo final.

6. Introduïu el càrrec de servei del banc.

Si l'extracte bancari mostra un càrrec de servei i encara no l'heu introduït, moveu el cursor al quadre de text Càrrec de servei i escriviu l'import. (Escriviu 10 per a un càrrec de servei de 10 dòlars, per exemple.)

7. Introduïu una data de transacció per a la transacció de càrrec de servei.

QuickBooks afegeix un mes a la data del càrrec de servei des de l'última vegada que vau conciliar. Si aquesta data no és correcta, escriviu la correcta.

8. Assigna el càrrec de servei del banc a un compte.

Introduïu el compte de despeses al qual assigneu els càrrecs del servei bancari al primer quadre de text del compte, el que hi ha al costat del quadre de text Data. Activeu el menú desplegable fent clic a la fletxa avall, ressalteu la categoria amb les tecles de fletxa i, a continuació, premeu Intro. Apostaré qualsevol cosa que enregistreu aquests càrrecs al compte de càrrecs del servei bancari que QuickBooks configura de manera predeterminada.

Si vau dir a QuickBooks que també voleu fer un seguiment dels imports d'ingressos i despeses mitjançant classes, QuickBooks afegeix quadres de text Classe al quadre de diàleg Comença la conciliació perquè pugueu recollir aquesta informació.

9. Introduïu els ingressos per interessos del compte.

Si el compte ha guanyat interessos durant el mes i encara no heu introduït aquesta xifra, escriviu una quantitat al quadre de text Interessos guanyats.

10. Introduïu una data de transacció per a la transacció d'ingressos per interessos.

Ja saps com introduir les dates. No us avorriré explicant-ho de nou (però vegeu el pas 3 si teniu problemes).

11. Assigna l'interès a un compte.

Al segon quadre de text Compte, introduïu el compte al qual s'ha d'assignar l'interès d'aquest compte. Aposto que enregistreu aquest al compte d'Ingressos per interessos, que es troba a la part inferior del menú desplegable Compte. Per triar una categoria al menú Compte, activeu el menú fent clic a la fletxa avall, ressalteu la categoria i, a continuació, premeu Intro.

12. Feu clic al botó Continuar.

QuickBooks mostra la finestra Reconciliar, tal com es mostra.

La finestra Reconciliació

Marca els xecs i dipòsits compensats

A la finestra Conciliar, indiqueu a QuickBooks quins dipòsits i xecs s'han liquidat al banc. (Consulteu el vostre extracte bancari per obtenir aquesta informació.) Seguiu aquests passos:

1. Identifiqueu el primer dipòsit que s'ha liquidat.

Ja saps com fer-ho, n'estic segur. Només heu de fullejar l'extracte bancari per trobar el primer ingrés a la llista.

2. Marqueu el primer dipòsit liquidat com a liquidat.

Desplaceu-vos per les transaccions enumerades a la secció Dipòsits i altres crèdits de la finestra Conciliar, cerqueu el dipòsit i feu-hi clic. Alternativament, podeu ressaltar el dipòsit fent servir les tecles Tab o de fletxa i, a continuació, prement la barra espaiadora. QuickBooks col·loca una marca de verificació davant del dipòsit per marcar-lo com a liquidat i actualitza el saldo de l'extracte compensat.

Si teniu un gran nombre de dipòsits per esborrar i podeu identificar-los ràpidament, feu clic al botó Marca-ho tot i, a continuació, desmarqueu les transaccions que no es troben a l'extracte bancari. Per desmarcar una transacció, feu-hi clic. La marca de verificació desapareix.

3. Registreu els dipòsits liquidats però que faltin.

Si no trobeu un ingrés a la finestra Conciliació, encara no l'heu introduït al registre. Només puc endevinar per què no l'heu entrat. Potser t'acabes d'oblidar. Tanqueu o desactiveu la finestra Reconciliació fent clic al botó Surt. Ara obriu el registre i introduïu el dipòsit al registre de la manera habitual. Per tornar a la finestra Reconciliar, torneu-la a obrir o bé reactiveu-la. O, si ho desitgeu, seleccioneu Banca→Fer dipòsits i obriu la pantalla de dipòsit just a la part superior de la finestra Conciliar. Enregistreu el dipòsit i feu clic al botó Desa i tanca. Quan torneu a obrir la finestra Conciliar, el dipòsit apareix a l'àrea Dipòsits i altres crèdits.

4. Repetiu els passos 1-3 per a tots els dipòsits que figuren a l'extracte bancari.

Assegureu-vos que les dates coincideixen i que els imports dels dipòsits siguin correctes. Si no ho són, torneu a les transaccions per corregir-les. Per accedir a una transacció, feu clic al botó Anar a. Veu la finestra Escriviu xecs o feu dipòsits on es va registrar originalment la transacció. Feu les correccions allà i feu clic a Desa i tanca. Torneu a la finestra Reconciliació.

5. Identifiqueu el primer xec que s'ha eliminat.

Sense suor, oi? Només cal que trobeu el primer xec o retirada que apareix a l'extracte bancari.

QuickBooks us permet ordenar les transaccions enumerades a la finestra Conciliar fent clic als encapçalaments de les columnes a la secció Xics i pagaments i a la secció Dipòsits i altres crèdits. És possible que vulgueu experimentar una mica amb aquesta pràctica funció. L'ordenació i la reordenació de les transaccions, especialment en els comptes bancaris de gran volum de transaccions, sovint facilita la feina de conciliar un compte bancari.

6. Marqueu el primer xec eliminat com a esborrat.

Desplaceu-vos per les transaccions enumerades a la secció de xecs i pagaments de la finestra Conciliar; trobar el primer xec; i després feu-hi clic. També podeu ressaltar-lo prement Tab i una tecla de fletxa. A continuació, premeu la barra espaiadora. QuickBooks insereix una marca de verificació per etiquetar aquesta transacció com a liquidada i actualitza el saldo de l'extracte compensat.

7. Anoteu els xecs que falten però que estiguin aprovats.

Si no trobeu cap xec o retirada a QuickBooks, endevineu què? Encara no l'has introduït al registre. Tanqueu o desactiveu la finestra Reconciliació fent clic al seu botó Surt o activant una altra finestra. A continuació, mostreu el registre i introduïu el xec o la retirada. Per tornar a la finestra Reconciliació, torna a obrir-la o reactiva-la. O podeu triar Banca→Escriure xecs, crear el xec just a la part superior de la finestra de conciliació i, a continuació, fer clic a Desa i tancar per tornar a la pantalla de conciliació i continuar des d'on ho vau deixar.

8. Repetiu els passos del 5 al 7 per a totes les retirades que figuren a l'extracte bancari.

Aquests passos no triguen gaire. La conciliació del meu compte cada mes em porta uns dos minuts. No estic fent broma ni exagerant. Amb dos minuts, realment vull dir dos minuts.

Si la diferència és igual a zero

Després de marcar tots els xecs i dipòsits compensats, la diferència entre el saldo compensat del compte i el saldo final de l'extracte bancari hauria de ser igual a zero. Fixeu-vos que vaig dir que hauria, no ho faré.La finestra de fons de la figura anterior és una finestra de conciliació en la qual tot és hunky-dory. Veieu que no hi ha diferència a l'extrem inferior dret de la finestra Reconciliar a la figura anterior? Això significa que el vostre compte bancari i el fitxer QuickBooks estan sincronitzats. Si la diferència és petita, busqueu petites diferències entre els imports dels xecs del registre i els xecs reals compensats a l'extracte bancari. Si trobeu una discrepància amb un xec concret, feu clic al botó Anar a per anar al xec i canviar l'import. Feu clic a Desa i tanca per tornar directament a la finestra Reconciliar.

El quadre de diàleg Selecciona l'informe de conciliació

Si la diferència és igual a zero, heu acabat. Feu clic al botó Reconciliar ara. QuickBooks mostra un quadre de missatge de felicitació (vegeu la figura anterior) que us indica que la conciliació s'ha completat. Com a recompensa per ser un nen o una noia tan bo, el quadre de missatge us pregunta si voleu imprimir un informe de conciliació de resum o detall gratuït i amb totes les despeses pagades. Feu clic a Resum o Detall i després feu clic a D'acord si voleu imprimir l'informe; en cas contrari, només cal que feu clic a Tanca.

No podeu decidir si voleu imprimir l'informe de conciliació? A menys que sigueu un comptador d'empresa o un comptable que estigui conciliant un compte bancari per a una altra persona (el vostre empresari o un client, per exemple), no cal que imprimiu l'informe de conciliació. Tot el que fa la impressió és demostrar que heu conciliat el compte. (Bàsicament, aquesta prova és la raó per la qual hauríeu d'imprimir l'informe si sou comptable o comptable. La persona per a la qual esteu conciliant el compte sabrà que heu fet la vostra feina i tindrà un paper per referir-lo. a més tard amb qualsevol pregunta.) A més, sempre podeu tornar i imprimir l'informe més tard, si cal. Per accedir als informes de conciliació que QuickBooks ha desat, seleccioneu Informes→Banca→Conciliació anterior.

Ara, cada dipòsit, retirada i comprovació que heu eliminat està marcat amb una marca de verificació al vostre registre. Si no em creus, obriu el registre i descobreix-ho.

Si la diferència no és igual a zero

Si la diferència no és igual a zero, tens un problema. Si feu clic al botó Reconciliar ara, QuickBooks us mostrarà el quadre de diàleg Ajust de conciliació, que es mostra a continuació. Aquest quadre de diàleg us indica el desequilibri del vostre compte i us pregunta si voleu ajustar el vostre compte mal ajustat.

El quadre de diàleg Reconciliar ajust

Feu clic al botó Tornar a Reconciliar si voleu tornar a la finestra Reconciliar i iniciar la cerca de la transacció que falta o introduïda incorrectament.

Si voleu forçar que les dues quantitats estiguin d'acord, feu clic a D'acord. Forçar les dues quantitats a posar-se d'acord no és una bona idea. Per fer-ho, QuickBooks afegeix una transacció compensada igual a la diferència.

Ajornar una conciliació (fent clic al botó Deixar la conciliació) i no optar per ajustar el saldo del compte bancari sol ser el millor enfocament, perquè podeu localitzar i corregir el problema més endavant, quan tingueu ulls nous. A continuació, podeu reiniciar la conciliació i acabar el vostre treball. (Reinicieu una reconciliació de la mateixa manera que en feu una.)