Com crear una còpia de comptadors del fitxer de dades de QuickBooks

El vostre client crea la còpia del comptable del fitxer de dades de QuickBooks utilitzant la seva versió de QuickBooks i el fitxer de dades reals i, a continuació, crea un fitxer que ell o ella us envia (com per correu electrònic o per correu electrònic) o que Intuit , el fabricant de QuickBooks, t'envia. Afortunadament, el procés és molt senzill en qualsevol cas.

Manipulació manual de la còpia del comptable

Això és el que ha de fer el vostre client si el client s'encarregarà d'enviar-vos el fitxer:

Trieu l'ordre Fitxer → Crea una còpia.

QuickBooks mostra el quadre de diàleg Desa còpia o còpia de seguretat preguntant al client si ho vol

• Una còpia de seguretat del fitxer, que és una segona còpia del fitxer de QuickBooks que creeu (normalment), de manera que tindreu una còpia del fitxer en cas que passi alguna cosa dolenta amb el fitxer de dades original de QuickBooks.

• Una còpia portàtil del fitxer, que és una còpia real i en directe del fitxer de dades de QuickBooks amb una mida lleugerament reduïda perquè sigui més fàcil desplaçar-se (com ara enviant el fitxer per correu electrònic com a fitxer adjunt).

• Còpia de l'expedient d'un comptable.

  

  El primer quadre de diàleg Desa còpia o còpia de seguretat.

Seleccioneu Còpia del comptable i feu clic a Següent per continuar.

Confirmeu que realment voleu una còpia de comptable.

A continuació, QuickBooks mostra un altre quadre de diàleg que insisteix que el vostre pobre client estressat confirmi que realment vol una còpia d'un comptable en lloc d'una còpia portàtil del fitxer.

El segon quadre de diàleg Desa còpia o còpia de seguretat.

Especifiqueu una data de divisió.

Quan un client fa clic al botó Següent per continuar amb la creació de la còpia d'un comptable, QuickBooks li demana la data de divisió. Les transaccions anteriors a aquesta data només es poden editar dins de la còpia del comptable. Transaccions que quedaven després d'aquesta data es poden editar a l'interior còpia tant de el comptador i la còpia de client.

Feu clic a Següent per continuar.

Apareix un altre missatge que indica al client que QuickBooks ha de tancar totes les finestres per crear una còpia de comptable.

Feu clic a D'acord.

QuickBooks mostra un quadre de diàleg Desa la còpia del comptable actualitzat, que es mostra aquí.

Un quadre de diàleg Desa la còpia del comptable actualitzat.

Anomena la còpia del comptable.

Utilitzeu el quadre Nom del fitxer del quadre de diàleg Desa la còpia del comptable per anomenar la còpia del comptable del fitxer de dades de QuickBooks. Si cal, el client també pot utilitzar la llista desplegable Desa a per especificar on s'ha de desar la còpia del comptable del fitxer de dades de QuickBooks.

El client ha de recordar on es desa la còpia del fitxer del comptable. Aquest fitxer es lliura al comptable —per correu electrònic o correu electrònic, o en un disc— perquè el pugui utilitzar.

Creeu el fitxer.

Després que el client anomena la còpia del comptable del fitxer de dades i indiqui, si cal, on s'ha de desar la còpia del comptable, el client fa clic a Desa. QuickBooks desa la còpia d'un comptable del fitxer de dades de QuickBooks.

A continuació, aquest fitxer de dades és transmès al comptable pel client . En altres paraules, el client ha d'enviar el fitxer per correu electrònic o per correu electrònic.

El vostre proveïdor de correu electrònic pot limitar la mida dels fitxers adjunts (inclosos els fitxers QuickBooks) que podeu enviar per correu electrònic. Si la mida us molesta, podeu carregar el fitxer QuickBooks al lloc web d'Intuit escollint Fitxer → Envia el fitxer de l'empresa → Còpia del comptable → Activitats del client → Envia a un comptable. Intuit envia al comptable un missatge amb un enllaç on es pot fer clic que pot utilitzar per agafar el fitxer.

Les còpies comptables utilitzen tres tipus de fitxers. El fitxer de transferència del comptador (amb l'extensió de fitxer .qbx) és el que un client crea i li dóna al comptable. La còpia del comptable real (amb l'extensió de fitxer .qba) és amb la qual treballa el comptable després d'obrir el fitxer de transferència del comptable. Finalment, hi ha el fitxer d'exportació del comptador (amb l'extensió de fitxer .qby), que conté els canvis que tornen al client.

Òbviament, pot ser que en realitat no sigui el vostre client qui faci aquests passos; potser haureu de fer la feina bruta. En qualsevol cas, però, així és com funciona el procés. Tingueu en compte, però, que l'estalvi en temps real per al comptable i l'estalvi de costos per al client es produeixen quan podeu aconseguir que el client escolli l'ordre i treballi amb el quadre de diàleg. Aleshores, podeu cobrar el temps facturable per treballar realment amb les dades de QuickBooks en lloc de per manipular el fitxer.

Enviament electrònic de la còpia del comptable

El vostre client també pot enviar electrònicament una còpia de la còpia del comptable de QuickBooks mitjançant el servei de transferència de fitxers d'Intuit. Per fer-ho, el client tria Fitxer → Envia el fitxer de l'empresa → Còpia del comptable → Activitats del client → Envia al comptable. QuickBooks proporciona instruccions en pantalla per enviar o carregar la còpia del comptable al servidor d'Intuit, inclosos els passos per afegir una contrasenya per protegir el fitxer penjat.

Després de carregar la còpia del comptable, el servidor Intuit envia al comptable un missatge de correu electrònic amb un enllaç que el comptable pot utilitzar per descarregar el fitxer de còpia del comptable. Com s'ha indicat, el client proporciona una contrasenya per restringir l'accés al fitxer descarregat, de manera que el comptable necessita aquesta contrasenya del client abans de la descàrrega. El comptable també necessita qualsevol contrasenya de QuickBooks per obrir el fitxer descarregat.

Voleu utilitzar l'ordre Envia el fitxer d'empresa o que els vostres clients utilitzin l'ordre Envia el fitxer d'empresa si podeu. L'ordre Envia el fitxer de l'empresa us estalvia molts laments i cruixir de dents. També proporciona una manera altament segura de compartir còpies del comptable. L'enllaç del missatge de correu electrònic que rebeu d'Intuit caduca al cap d'uns dies. En conseqüència, si el vostre client us envia el fitxer el primer dia de les vostres dues setmanes de vacances, l'enllaç no funcionarà quan torneu a l'oficina. L'enllaç haurà caducat.