Com crear una còpia de comptables dels fitxers de dades a QuickBooks 2011

QuickBooks facilita als comptables treballar amb fitxers de dades dels clients. Podeu fer que el client utilitzi la funció de còpia del comptable a QuickBooks i simplement us enviï per correu electrònic o per correu electrònic una còpia del fitxer de dades de QuickBooks. A continuació, podeu revisar la còpia del fitxer de dades d'aquest comptable, fer les correccions o els canvis adequats i, a continuació, enviar els canvis que s'han de fer al client. Aleshores, el client pot importar fàcilment aquests canvis al seu fitxer QuickBooks existent i seguir el seu camí alegre. Molt net, oi?

El vostre client crea la còpia del comptable del fitxer de dades de QuickBooks utilitzant la seva versió de QuickBooks i el fitxer de dades real. Afortunadament, el procés és molt senzill. Això és el que ha de fer el vostre client:

Trieu Fitxer → Còpia del comptable → Activitats del client → Desa el fitxer.

QuickBooks mostra primer un missatge demanant al client si vol qualsevol dels dos

• Un comptador ' s còpia de l'arxiu.

• Una còpia portàtil o còpia de seguretat del fitxer.

També podeu crear una còpia de comptable escollint Fitxer→Crea una còpia i després escollint el botó Còpia de comptable.

Un fitxer portàtil és una còpia real i en directe del fitxer de dades de QuickBooks que s'ha reduït una mica de mida perquè sigui més fàcil de moure (com ara enviant el fitxer per correu electrònic com a fitxer adjunt). Un fitxer de còpia de seguretat és una segona còpia de seguretat del fitxer de QuickBooks que creeu (normalment), de manera que tingueu una còpia del fitxer de dades de QuickBooks en cas que passi alguna cosa dolenta amb el fitxer de dades de QuickBooks original.

Seleccioneu Còpia del comptable i feu clic a Següent per continuar.

Especifiqueu una data de divisió.

Les transaccions anteriors a aquesta data només es poden editar dins de la còpia del comptable. Transaccions que quedaven després d'aquestes dades es pot configurar en tant còpia de el comptador i la còpia de client.

Feu clic a Següent per continuar.

Apareix un altre missatge que indica al client que QuickBooks ha de tancar totes les finestres per crear una còpia de comptable. QuickBooks també pot dir al client que inseriu un disc.

Feu clic a D'acord i inseriu el disc (si cal).

QuickBooks mostra el quadre de diàleg Desa la còpia del comptable.

Anomena la còpia del comptable i selecciona on s'ha de desar.

El client ha de recordar on es desa la còpia del fitxer del comptable. Aquest fitxer es lliura al comptable, per correu electrònic, correu electrònic o desat en un disc, per tal que el comptable pugui utilitzar-lo.

Feu clic a Desa.

Aleshores, el client us ha de fer arribar aquest fitxer de dades.

El vostre proveïdor de correu electrònic pot limitar la mida dels fitxers adjunts (inclosos els fitxers QuickBooks) que podeu enviar o rebre per correu electrònic. Si la mida fa mal, podeu carregar el fitxer de QuickBooks al lloc web d'Intuit seleccionant Fitxer → Còpia del comptable → Activitats del client → Envia al comptable. A continuació, Intuit t'envia un missatge amb un enllaç on es pot fer clic que pots utilitzar per agafar el fitxer.

Òbviament, pot ser que en realitat no sigui el vostre client qui faci aquests passos; potser haureu de fer la feina bruta. En qualsevol cas, però, així és com funciona el procés. Tingueu en compte, però, que l'estalvi en temps real per al comptable i l'estalvi de costos per al client es produeixen quan podeu aconseguir que el client escolli l'ordre i treballi amb el quadre de diàleg. A continuació, podeu cobrar el temps facturable per treballar realment amb les dades de QuickBooks en lloc de jugar amb el fitxer.