Com crear el balanç de prova de configuració inicial de QuickBooks 2013

Independentment de si utilitzeu la versió Express Start o la versió de configuració avançada/entrevista EasyStep del procés de configuració de QuickBooks, en realitat no obteniu un saldo de prova complet al fitxer de l'empresa de QuickBooks simplement configurant-lo. Suposant que seguiu les instruccions i els consells proporcionats als paràgrafs anteriors, només obtindreu el vostre compte bancari, comptes per cobrar, inventari i saldos dels comptes a pagar a QuickBooks.

Tanmateix, també heu d'introduir tota la informació del balanç de prova que falta a QuickBooks per començar a obtenir bons informes de QuickBooks i utilitzar QuickBooks per subministrar dades financeres a les vostres declaracions d'impostos.

Per registrar la resta del saldo de prova inicial, registreu una entrada al diari. L'entrada del diari registra els imports del saldo de comprovació restant per a tots els altres comptes que teniu a la data de conversió o d'inici: comptes diferents dels vostres comptes bancaris, comptes per cobrar, comptes a pagar i inventari.

Com a exemple senzill per mostrar-vos com funciona això, suposeu que teniu el balanç de comprovació que es mostra a la taula següent.

Una balança de prova

Tingueu en compte que no es registra cap saldo per a un compte bancari, no es registra cap saldo per als comptes a cobrar (aquest compte ni tan sols apareix al saldo de prova) i no es registra cap saldo per a l'inventari o comptes a pagar (perquè aquests comptes tenen zero saldos a la data de conversió).

Als efectes d'aquest exemple, el saldo d'efectiu no és un compte bancari, sinó que en realitat és efectiu: un calaix d'escriptori ple de bitllets usats de poca denominació amb números de sèrie no seqüencials.

La següent figura mostra com es veu la finestra Crea assentaments generals del diari quan registra la informació del balanç de comprovació que falta. Després de registrar aquesta entrada de diari, el balanç de comprovació és correcte des de la data d'inici.

Trieu l'ordre Empresa→ Crea entrada de diari. Quan el QuickBooks mostri la finestra Generals del diari, utilitzeu les columnes Compte, Dèbit i Crèdit per registrar l'entrada del diari.

Si la idea de fer una entrada de diari us aterra, és possible que us trobeu una mica enganxat. Heu de sentir-vos còmode treballant amb la comptabilitat de partida doble per configurar QuickBooks en un moment diferent de l'inici de l'any.

Això vol dir, malauradament, que si esteu configurant QuickBooks en algun moment durant la meitat de l'any, heu d'introduir una entrada general del diari per solucionar les estranyeses que crea la configuració de QuickBooks. Si no sabeu com funciona la comptabilitat per partida doble (si els dèbits i els crèdits no són amics), probablement necessiteu l'ajuda d'algú.

Nota: aquest no hauria de ser un gran projecte, per si decidiu trucar al vostre CPA. Si el vostre CPA arriba a la vostra oficina i si teniu el balanç de comprovació preparat per a ella, només li trigarà uns minuts a introduir l'entrada del diari general necessària. Potser podeu comprar-li un bon dinar, i això aclarirà el compte.

Un exemple de la vida real per acabar

D'acord, confessions reals. L'exemple que poso als quatre paràgrafs anteriors? Probablement no tindreu la sort de que l'entrada del vostre diari del balanç de prova inicial sigui tan senzill. Probablement haureu de tractar amb un compte bancari i amb els saldos dels vostres comptes a cobrar, comptes a pagar o comptes d'inventari. Ara us mostro, doncs, com funciona això.

Suposem que teniu els balanços de comprovació que es mostren a la taula 1-2. Tingueu en compte que en aquest exemple (a diferència de l'exemple anterior), el primer compte que es mostra —el de 5.000 dòlars— és un compte bancari.

Un altre balanç de prova

Aquí teniu la part complicada de registrar aquest balanç de prova. No cal que registreu tota aquesta informació del balanç de comprovació mitjançant una entrada de diari. Com que el compte bancari, els comptes per cobrar, els comptes a pagar i les parts d'inventari ja s'han registrat si heu afegit informació de client, venedor, article i compte bancari durant el procés de configuració de QuickBooks, només cal que introduïu la resta del saldo de prova.

Com que no registrareu tot el saldo de prova, però, l'entrada del vostre diari no només no coincidirà amb el vostre saldo de prova real, sinó que tampoc no s'equilibrarà. Per equilibrar-lo, per tant, connecteu la diferència a un compte que ofereix QuickBooks només per a aquest tipus de bogeria de comptabilitat: el compte de capital del saldo d'obertura (vegeu la figura següent).