Com configurar una llista dactius fixos a QuickBooks 2020

Si la vostra empresa té moltes coses amb un valor durador, tant vosaltres com el vostre comptable haureu de fer un seguiment dels articles. Si necessiteu fer el seguiment dels elements, podeu fer-ho mitjançant la llista d'actius fixos de QuickBooks 2020 .

Afegir elements a la llista d'actius fixos

Per afegir un moble, una mica d'equip o maquinària, o un altre element de valor de llarga vida a la llista d'immobilitzat, seguiu aquests passos:

Trieu Llistes→Llista d'elements d'immobilitzat per mostrar la llista d'actius fixos.

QuickBooks mostra la finestra Llista d'elements d'immobilitzat. Inicialment, com que encara no heu afegit cap actiu, la llista no mostra cap actiu.

Ja tens actius que has comprat? Podeu editar la transacció de compra original i afegir l'actiu fix a la llista durant l'edició.

La finestra Llista d'elements d'immobilitzat

Digueu a QuickBooks que voleu afegir un element a la llista d'actius fixos.

Feu clic al botó Element (a la part inferior esquerra) i, a continuació, trieu Nou al menú que mostra QuickBooks. QuickBooks mostra la finestra Nou element.

La finestra Nou element

Anomena l'actiu.

Doneu un nom únic a l'actiu. Podeu donar un nom a un moble com ara Sofà de cuir, a un ordinador un nom com HP Pavilion i a un vehicle un nom com una camioneta Ford F-150 del 2017 .

Seleccioneu el compte d'immobilitzat adequat.

A la llista desplegable Compte d'actius, seleccioneu el compte d'actius fixos en què s'ha de col·locar l'actiu que esteu descrivint. Un sofà de cuir utilitzat a la vostra opulenta àrea de recepció, per exemple, es pot col·locar en un compte d'actius fixos de mobles i equips. Es pot col·locar un camió de lliurament en un compte d'actius fixos de vehicles.

QuickBooks, com podeu endevinar, proporciona un munt de comptes automàticament, però és possible que no vegeu el compte que necessiteu o voleu a la llista desplegable Compte d'actius. Podeu afegir un compte d'actiu nou sobre la marxa introduint un nom de compte nou i prement Retorn. Quan QuickBooks veu que el compte d'actius fixos encara no està configurat, us demana que configureu el nou compte d'actius fixos.

Descriu les condicions de compra.

Utilitzeu l'àrea Informació de la compra per descriure l'article que heu comprat i les condicions de compra. Per exemple, voleu indicar si l'element és nou o utilitzat seleccionant el botó d'opció Nou o Usat. Podeu proporcionar una descripció de la compra, una data de compra, un cost de compra i fins i tot identificar el venedor mitjançant les altres caselles que s'explicaran per si mateixes a l'àrea Informació de la compra.

(Opcional) Descriu l'actiu amb més detall.

L'àrea Informació de l'actiu a la part inferior de la finestra Element nou ofereix quadres de text addicionals que podeu utilitzar per descriure l'actiu. L'àrea proporciona un camp enorme on col·locar una descripció llarga de l'actiu, per exemple. També teniu camps que podeu utilitzar per identificar la ubicació de l'actiu, el número de comanda de compra original (PO), el número de sèrie de l'actiu i la data de caducitat de la garantia.

Si aquests camps no són adequats, diables, QuickBooks fins i tot ofereix una àrea de notes que podeu utilitzar per escriure una petita oda al vostre actiu o registrar alguna altra informació rellevant sobre el vostre actiu.

Deseu la descripció de l'element del recurs.

Feu clic a D'acord per desar simultàniament la descripció de l'element nou i tancar la finestra Element nou. O bé, feu clic a Següent per desar la descripció de l'element nou, però deixeu la finestra Element nou mostrada.

Afegir elements d'immobilitzat sobre la marxa

Podeu afegir elements a la llista d'immobilitzat, tal com es descriu als paràgrafs anteriors. Alternativament, podeu afegir un article a la llista d'immobilitzat quan registreu la factura que registra la factura del proveïdor de l'actiu o quan registreu el xec que paga la factura del proveïdor per l'actiu.

Així és com funciona: si vau dir a QuickBooks que voleu mantenir una llista d'actius fixos, QuickBooks us demanarà que afegiu un element d'immobilitzat quan categoritzeu o debiteu un compte d'actius fixos mentre introduïu una factura o registreu un xec.

Per recopilar la informació necessària per configurar l'element d'immobilitzat, QuickBooks mostra la mateixa finestra Element nou. Els passos per omplir la finestra Nou element també funcionen quan s'afegeixen elements d'immobilitzat sobre la marxa.

Edició d'elements a la llista d'actius fixos

Per editar un element d'immobilitzat, diguem que heu comès un error introduint una mica d'informació, seguiu aquests passos:

Trieu Llistes→Llista d'elements d'immobilitzat.

QuickBooks mostra la finestra Llista d'elements d'immobilitzat.

Feu doble clic a l'element que voleu editar.

QuickBooks mostra la finestra Edita l'element.

La finestra Edita l'element

Actualitzeu la descripció de l'actiu.

Si cal, actualitzeu la informació que es mostra a les àrees Informació de compra i Informació d'actius. Tingueu en compte també que si voleu registrar l'eliminació d'un actiu, podeu seleccionar la casella de selecció L'article està venut. Aleshores, QuickBooks habilita els quadres de text de l'àrea d'informació de vendes. Podeu utilitzar-los per identificar la data de venda, el preu i l'import de les despeses de venda.

QuickBooks no fa cap comptabilitat amb la informació de compra i/o vendes que es mostra a les finestres Article nou i Edita element. No afegeix un actiu al balanç perquè configureu una partida d'immobilitzat, per exemple. I QuickBooks no calcularà el guany o la pèrdua en la disposició de l'actiu perquè introduïu la informació de vendes. Heu de fer-ho vosaltres mateixos, o bé que el vostre comptador ho faci, utilitzant transaccions estàndard de QuickBooks o entrades de diari tradicionals.