Com configurar les preferències de comptabilitat de QuickBooks 2021

La pestanya Les meves preferències del quadre de diàleg Preferències de comptabilitat ofereix una única opció: podeu dir a QuickBooks 2021 que voleu que ompli automàticament la informació quan enregistreu una entrada general del diari.

Tanmateix, no us irriteu amb la manca de personalització. Aquesta manca gairebé total de preferències personalitzades individualment té sentit, si ho penseu. La comptabilitat d'una empresa ha de funcionar de la mateixa manera per a la Jane que per a Joe i per a Susan.

Tanmateix, teniu l'opció d'establir diverses preferències de l'empresa per a la comptabilitat. Un cop més, això té sentit si hi penses. Diferents empreses fan servir els seus sistemes comptables de diferents maneres.

Aquesta figura mostra la pestanya Preferències de l'empresa del quadre de diàleg Preferències de comptabilitat.

La pestanya Preferències de l'empresa del quadre de diàleg Preferències de comptabilitat

Ús de números de compte a QuickBooks

De manera predeterminada, QuickBooks us permet utilitzar noms per identificar els comptes a la llista del pla de comptes o a la llista de comptes. El compte que utilitzeu per fer un seguiment de les despeses salarials es pot conèixer com a "salaris", per exemple, però podeu seleccionar la casella de selecció Utilitza números de compte per indicar a QuickBooks que voleu utilitzar números de compte en lloc de noms de compte per identificar els comptes. Les empreses més grans i les empreses amb llistes de comptes molt llargues sovint utilitzen números de compte. Quan utilitzeu números, podeu controlar més fàcilment tant l'ordenació dels comptes en un estat financer com la inserció de comptes nous a la llista del pla comptable.

La casella de selecció Mostra només el subcompte més baix (consulteu la figura anterior) us permet indicar a QuickBooks que hauria de mostrar el subcompte més baix en lloc del compte principal superior als estats financers. QuickBooks us permet crear subcomptes, que són comptes dins dels comptes. També podeu crear subcomptes, que són comptes dins dels subcomptes. Utilitzeu subcomptes per fer un seguiment més detallat dels actius, passius, imports de capital, ingressos i despeses.

Configuració d'opcions de comptabilitat general a QuickBooks

La pestanya Preferències de l'empresa (no es mostra) ofereix les cinc caselles de verificació de comptabilitat general següents, així com avisos de data i configuració de data de tancament. Les caselles de selecció probablement s'explicaran per si mateixes per a qualsevol que hagi fet una mica de comptabilitat amb QuickBooks, però per als nous usuaris de QuickBooks, aquí teniu una breu descripció del que fa cadascun:

• Utilitza números de compte: la casella de selecció Utilitza números de compte, si està seleccionada, us permet introduir un número de compte per a una transacció. La casella de selecció associada, Mostra només el subcompte més baix, diu a QuickBooks que només mostri el nom i el número de compte d'un subcompte (si n'esteu utilitzant un) en lloc de l'herència completa del compte. Si utilitzeu molts nivells de subcomptes, aquesta opció pot netejar realment les visualitzacions, cosa que facilita saber quin compte esteu mirant.
• Requerir comptes: la casella de selecció Requerir comptes, si està seleccionada, indica a QuickBooks que heu d'especificar un compte per a una transacció. Això té sentit. Si no feu servir els comptes per fer un seguiment de les quantitats que entren i surten de l'empresa, realment no esteu fent comptabilitat. Mai tindria sentit, segons la meva humil opinió, desmarcar la casella de selecció Requerir comptes.
• Utilitzeu el seguiment de classes per a les transaccions:La casella de selecció Utilitza el seguiment de classes per a transaccions us permet indicar a QuickBooks que voleu utilitzar no només els comptes per fer un seguiment de la vostra informació financera, sinó que també les Classes us permeten dividir la informació a nivell de compte d'una altra manera. Sembla complicat, però realment és bastant senzill. La llista de comptes, per exemple, us permet fer un seguiment dels ingressos i les despeses per categories d'ingressos i despeses. Podeu fer un seguiment de les despeses utilitzant categories com ara salaris, lloguers i subministraments. Les classes, per tant, us ofereixen una manera de fer un seguiment d'aquesta informació en una altra dimensió. Podeu dividir la despesa salarial en els salaris gastats per a dues ubicacions de la vostra empresa, per exemple. És possible que un restaurador amb dos restaurants vulgui fer-ho. Tingueu en compte que QuickBooks també ofereix quadres que podeu marcar per indicar que QuickBooks us demanarà que assigneu classes i que assigneu classes als comptes.
• Assigna automàticament el número d'entrada de diari general: aquesta casella de selecció indica a QuickBooks que assigni números a les entrades de diari generals que introduïu mitjançant l'ordre Crea assentaments de diari generals. Voleu deixar aquesta casella de selecció seleccionada. Les entrades generals del diari, per cert, normalment les introdueix el vostre CPA o el vostre comptador professional de la plantilla.
• Avisa quan es publica una transacció als guanys retinguts: aquesta casella de selecció indica a QuickBooks que mostri un missatge d'advertència cada vegada que intenteu (o algú altre ho intenti) carregar o acreditar directament el seu compte de guanys retinguts. (Normalment, no voleu carregar ni acreditar directament el compte de guanys retinguts i, en qualsevol cas, només els comptables qualificats introduiran transaccions directament als guanys retinguts.)
• Amaga els camps del saldo d'obertura a Noms i articles: marqueu aquesta casella per indicar a QuickBooks que amagui la informació del saldo d'obertura per a clients, venedors, altres noms i articles.
• Avisos de data: els quadres d'Avisos de data indiquen a QuickBooks que us avisi quan introduïu (o algú altre introdueixi) una transacció amb una data massa en el passat o massa en el futur. Si marqueu qualsevol de les caselles Avisos de data, també voleu especificar quants dies són massa llunyans en el passat o massa llunyans en el futur.
• Configuració de la data de tancament: el quadre Data de tancament us permet identificar una data abans de la qual no es pot canviar el fitxer de dades de QuickBooks. En altres paraules, si establiu la data de tancament al 31 de desembre de 2021, dieu a QuickBooks que no voleu que es faci cap canvi al fitxer de dades de QuickBooks abans d' aquesta data. Això vol dir que algú no pot modificar una transacció que tingui una data anterior a la vostra data de tancament sense rebre un missatge d'advertència espantós. També vol dir que algú no pot introduir una transacció utilitzant una data anterior a aquesta data de tancament. Podeu fer clic al botó Establir data/contrasenya per mostrar un quadre de diàleg que us permetrà especificar una data de tancament i crear la contrasenya necessària quan algú vulgui afegir una transacció antiga o modificar una transacció antiga.

Fa temps, les versions anteriors de QuickBooks us permetien activar i desactivar una funció de seguiment d'auditoria mitjançant la pestanya Preferències de l'empresa del quadre de diàleg Preferències de comptabilitat. Totes les versions recents de QuickBooks ofereixen una pista d'auditoria sempre activa, de manera que ja no veieu cap preferència de comptabilitat de la casella de verificació de la pista d'auditoria. Per cert, una pista d'auditoria només manté una llista de qui fa quins canvis a les transaccions. Els comptables, com era previsible, els encanten les pistes d'auditoria. Les pistes d'auditoria permeten que algú, com ara el vostre CPA o un auditor de l'Internal Revenue Service, entri després del fet i esbringui per què el saldo del compte és el que és.