Com configurar les preferències de comptabilitat a QuickBooks 2011

Podeu especificar com us funciona QuickBooks configurant les preferències. De fet, gran part del que feu quan executeu l'entrevista QuickBooks 2011 EasyStep (quan configureu QuickBooks) és proporcionar informació que QuickBooks utilitza per establir les vostres preferències.

Per exemple, si indiqueu que cobreu l'impost sobre les vendes als clients, l'entrevista EasyStep descriu com hauria de funcionar l'impost sobre les vendes per a la vostra empresa mitjançant les preferències de l'impost sobre les vendes.

La pestanya Les meves preferències del conjunt de Preferències de comptabilitat ofereix una única opció: podeu dir a QuickBooks que voleu que ompli automàticament la informació quan enregistreu una entrada de diari general.

La pestanya Preferències de l'empresa ofereix les cinc caselles de verificació de comptabilitat general següents, així com la configuració de la data de tancament.

• Utilitza números de compte: la casella de selecció Utilitza números de compte, si està seleccionada, us permet introduir un número de compte per a una transacció.

• Requerir comptes: la casella de selecció Requerir comptes, si està seleccionada, indica a QuickBooks que heu d'especificar un compte per a una transacció.

• Utilitza el seguiment de classes: la casella de selecció Utilitza el seguiment de classes us permet indicar a QuickBooks que voleu utilitzar no només els comptes per fer un seguiment de la vostra informació financera, sinó també per a les classes. Podeu fer un seguiment de les despeses utilitzant categories com ara salaris, lloguers i subministraments. Les classes, per tant, us proporcionen una manera de fer un seguiment d'aquesta informació en una altra dimensió.

• Assigna automàticament un número d'entrada de diari general: aquesta casella de selecció indica a QuickBooks que assigni números a les entrades de diari generals que introduïu mitjançant l'ordre Crea una entrada de diari. Voleu deixar aquesta casella de selecció seleccionada.

• Avisar quan es publica una transacció a Guanys retinguts: aquesta casella de selecció indica a QuickBooks que mostri un missatge d'advertència cada vegada que vostè o algú altre intenteu carregar o acreditar directament el seu compte de guanys retinguts.

• Avisos de data: els quadres d'Avís de data indiquen a QuickBooks que us avisi quan vostè o algú altre introduïu una transacció amb una data massa llunyana en el passat o massa en el futur. També voleu especificar quants dies són massa llunyans al passat o massa llunyans al futur.

• Configuració de la data de tancament: el quadre Data de tancament us permet identificar una data abans de la qual no es pot canviar el fitxer de dades de QuickBooks. En altres paraules, si establiu la data de tancament al 31 de desembre de 2010, dieu a QuickBooks que no voleu que es faci cap canvi al fitxer de dades de QuickBooks abans d' aquesta data.

Les versions anteriors de QuickBooks també us permeten activar i desactivar una funció de seguiment d'auditoria mitjançant la pestanya Preferències de l'empresa de les Preferències de comptabilitat. Tanmateix, des del 2007, QuickBooks ofereix una pista d'auditoria sempre activa , de manera que ja no veieu una casella de verificació de pista d'auditoria a la preferència de comptabilitat. Per cert, una pista d'auditoria només manté una llista de qui fa quins canvis a les transaccions. Els comptables, com era previsible, els encanten les pistes d'auditoria. Les pistes d'auditoria permeten que algú, com ara el vostre CPA, entri després dels fets i esbringui per què el saldo d'un compte és el que és.