Com configurar les preferències de comptabilitat a QuickBooks 2010

Podeu especificar com funciona QuickBooks 2010 mitjançant la configuració de preferències. Aquestes preferències tenen un gran efecte sobre com funciona QuickBooks i sobre com treballa un usuari concret amb QuickBooks. Podeu canviar manualment les preferències de comptabilitat escollint Edita→Preferències. QuickBooks mostra el quadre de diàleg Preferències, des del qual podeu accedir a tots els paràmetres de preferències.

La pestanya Preferències de l'empresa ofereix les següents opcions de comptabilitat generals, així com la configuració de la data de tancament:

• Utilitzar números de compte: us permet introduir un número de compte per a una transacció. La casella de selecció associada, Mostra només el subcompte més baix, diu a QuickBooks que només mostri el nom i el número de compte d'un subcompte (si n'esteu utilitzant un) en lloc de l'herència completa del compte.

  Si utilitzeu molts nivells de subcomptes, aquesta opció pot netejar realment les visualitzacions, cosa que facilita saber quin compte esteu mirant.

• Requerir comptes: indica a QuickBooks que heu d'especificar un compte per a una transacció. Probablement mai no tingui sentit desmarcar la casella de selecció Requerir comptes.

• Utilitzeu el seguiment de classes: us permet dir a QuickBooks que voleu utilitzar no només els comptes per fer un seguiment de la vostra informació financera, sinó també les classes. Les classes simplement us permeten dividir la informació a nivell de compte d'una altra manera.

• Assigna automàticament un número d'entrada de diari general: indica a QuickBooks que assigni números a les entrades de diari generals que introduïu mitjançant l'ordre Crea una entrada de diari.

• Avisar quan es publica una transacció als guanys retinguts: diu a QuickBooks que mostri un missatge d'advertència cada vegada que vostè o algú altre intenteu carregar o acreditar directament el compte de guanys retinguts.

  Normalment, no voleu carregar ni acreditar directament el compte de guanys retinguts. I només els comptables qualificats introduirien transaccions directament als guanys retinguts, en qualsevol cas.

• Avisos de dates: digueu a QuickBooks que us avisi quan vostè o algú altre introduïu una transacció amb una data massa llunyana en el passat o massa en el futur. Si marqueu qualsevol dels quadres d'Avís de data, també voleu especificar quants dies són massa llunyans al passat o massa llunyans al futur.

• Data de tancament: us permet identificar una data abans de la qual no es pot canviar el fitxer de dades de QuickBooks. En altres paraules, si establiu la data de tancament al 31 de desembre de 2009, esteu dient a QuickBooks que no voleu que es faci cap canvi al fitxer de dades de QuickBooks abans d'aquesta data. També podeu fer clic al botó Establir contrasenya per mostrar un quadre de diàleg que us permet crear una contrasenya, que és necessària si algú vol afegir una transacció antiga o modificar una transacció antiga.

Les versions anteriors de QuickBooks us permeten activar i desactivar una funció de seguiment d'auditoria mitjançant la pestanya Preferències de l'empresa de les Preferències de comptabilitat. No obstant això, des del 2007, QuickBooks ofereix una pista d'auditoria sempre activa, de manera que ja no veieu una casella de selecció de pista d'auditoria. Per cert, una pista d'auditoria només manté una llista de qui fa quins canvis a les transaccions.