Com configurar les opcions de comptabilitat general a QuickBooks 2013

La pestanya Preferències de l'empresa de QuickBooks 2013 ofereix les cinc caselles de verificació de comptabilitat general següents, així com els avisos de data i la configuració de la data de tancament. (Les caselles de selecció probablement s'explicaran per si mateixes per a qualsevol persona que hagi fet una mica de comptabilitat amb QuickBooks, però per als nous usuaris de QuickBooks, aquí teniu una breu descripció del que fa cadascun.)

• Utilitza números de compte: la casella de selecció Utilitza números de compte, si està seleccionada, us permet introduir un número de compte per a una transacció. La casella de selecció associada, Mostra només el subcompte més baix, diu a QuickBooks que només mostri el nom i el número de compte d'un subcompte (si n'esteu utilitzant un) en lloc de l'herència completa del compte.

  Si utilitzeu molts nivells de subcomptes, aquesta opció pot netejar realment les visualitzacions, cosa que facilita saber quin compte esteu mirant.

• Requerir comptes: la casella de selecció Requerir comptes, si està seleccionada, indica a QuickBooks que heu d'especificar un compte per a una transacció. Això té sentit. Si no feu servir els comptes per fer un seguiment de les quantitats que entren i surten de l'empresa, realment no esteu fent comptabilitat. Mai no tindria sentit desmarcar la casella de selecció Requerir comptes.

• Utilitzeu el seguiment de classes per a les transaccions: la casella de selecció Utilitza el seguiment de classes us permet indicar a QuickBooks que voleu utilitzar no només els comptes per fer un seguiment de la vostra informació financera, sinó també les classes. Les classes us permeten dividir la informació a nivell de compte d'una altra manera. Sembla complicat, però realment és bastant senzill.

  La llista de comptes, per exemple, us permet fer un seguiment dels ingressos i les despeses per categories d'ingressos i despeses. Podeu fer un seguiment de les despeses utilitzant categories com ara salaris, lloguers i subministraments. Les classes, per tant, us ofereixen una manera de fer un seguiment d'aquesta informació en una altra dimensió.

  Per exemple, podeu dividir la despesa salarial en els salaris gastats en dues ubicacions diferents de la vostra empresa. És possible que un restaurador amb dos restaurants vulgui fer-ho. Tingueu en compte que QuickBooks també ofereix una casella que podeu marcar per indicar que QuickBooks us demanarà que assigneu classes.

• Assigna automàticament un número d'entrada de diari general: aquesta casella de selecció indica a QuickBooks que assigni números a les entrades de diari generals que introduïu mitjançant l'ordre Crea una entrada de diari. Voleu deixar aquesta casella de selecció seleccionada. Les entrades generals del diari, per cert, normalment les introdueix el vostre CPA o el vostre comptador professional de la plantilla.

• Avisa quan es publica una transacció als guanys retinguts: aquesta casella de selecció indica a QuickBooks que mostri un missatge d'advertència sempre que tu o una altra persona intenti carregar o acreditar directament el seu compte de guanys retinguts. (Normalment, no voleu carregar ni acreditar directament el compte de guanys retinguts i, en qualsevol cas, només els comptables qualificats introduiran transaccions directament als guanys retinguts.)

• Avisos de data: els quadres Avisos de data indiquen a QuickBooks que us avisi quan vostè o algú altre introduïu una transacció amb una data massa llunyana en el passat o massa en el futur. Si marqueu qualsevol dels quadres d'Avisos de data, també voleu especificar quants dies són massa llunyans al passat o massa llunyans al futur.

• Configuració de la data de tancament: el quadre Data de tancament us permet identificar una data abans de la qual no es pot canviar el fitxer de dades de QuickBooks. En altres paraules, si establiu la data de tancament al 31 de desembre de 2011, dieu a QuickBooks que no voleu que es faci cap canvi al fitxer de dades de QuickBooks abans d' aquesta data.

  Això vol dir que algú no pot modificar una transacció que tingui una data anterior a la vostra data de tancament sense rebre un missatge d'advertència espantós. També vol dir que algú no pot introduir una transacció utilitzant una data anterior a aquesta data de tancament.

  Podeu fer clic al botó Establir data/contrasenya per mostrar un quadre de diàleg que us permetrà especificar una data de tancament i crear la contrasenya necessària quan algú vulgui afegir una transacció antiga o modificar una transacció antiga.

Fa temps, les versions anteriors de QuickBooks també us permetien activar i desactivar una funció de seguiment d'auditoria mitjançant la pestanya Preferències de l'empresa de les Preferències de comptabilitat. Tot i això, totes les versions recents de QuickBooks ofereixen una pista d'auditoria sempre activa , de manera que ja no veieu cap preferència de comptabilitat de la casella de verificació de la pista d'auditoria.

Per cert, una pista d'auditoria només manté una llista de qui fa quins canvis a les transaccions. Els comptables, com era previsible, els encanten les pistes d'auditoria. Les pistes d'auditoria permeten que algú, com ara el vostre CPA, entri després dels fets i esbringui per què el saldo d'un compte és el que és.