Com configurar la llista de proveïdors de QuickBooks 2014

De la mateixa manera que utilitzeu una llista de clients a QuickBooks per mantenir registres de tots els vostres clients, feu servir una llista de proveïdors per mantenir registres dels vostres venedors. Igual que una llista de clients, una llista de venedors us permet recollir i registrar informació, com ara l'adreça del venedor, la persona de contacte, etc.

Per afegir un proveïdor a la vostra llista de proveïdors, seguiu aquests passos:

1Seleccioneu l'ordre Vendors→Vendor Center.

Quan ho feu, QuickBooks mostra la finestra del Centre de venedors.

2 Per afegir un proveïdor nou, feu clic al botó Vendedor nou i, a continuació, seleccioneu Proveïdor nou a la llista desplegable.

QuickBooks mostra la finestra Nou proveïdor.

3 Doneu un nom al venedor al quadre Nom del venedor.

Com és el cas de la llista Client:Job, feu servir aquest nom per referir-vos al venedor dins de QuickBooks. Per aquest motiu, una abreviatura està bé. Només voleu una cosa fàcil d'introduir i fàcil de recordar.

4 (Opcional) Si pagueu al vostre proveïdor en una moneda diferent de la vostra moneda local habitual, seleccioneu aquesta moneda a la llista desplegable Moneda.

Si vau dir a QuickBooks que treballeu en diverses monedes, ho hauríeu fet durant el procés de configuració de l'entrevista EasyStep, QuickBooks vol que identifiqueu quan rebeu factures d'un proveïdor o quan pagueu en una moneda diferent de la vostra moneda nacional. (Nota: la figura no mostra el quadre de llista desplegable Moneda perquè la funció de seguiment de diverses monedes no està activada.)

5 (Regla habitual) Ignoreu els camps Saldo d'obertura i A partir de.

No feu res amb les caselles Saldo d'obertura i Com de. Les persones que no coneixen millor utilitzen aquestes caselles per introduir el saldo inicial que deuen a un venedor i la data en què es deu l'import. Però això només genera problemes més tard. En algun moment del futur, el comptable d'aquesta pobre ànima haurà de trobar i corregir aquest error.

Tanmateix, com quan afegiu nous clients, existeix una excepció a la regla habitual.

Tot i que la regla habitual és que no voleu establir un saldo d'obertura per a un venedor, aquesta regla té una excepció important. Enregistreu el saldo dels vostres comptes a pagar a la data de conversió establint un saldo d'obertura per a cada proveïdor a partir de la data de conversió. La suma d'aquests saldos d'obertura és el que utilitza QuickBooks per determinar els vostres comptes totals a pagar en la data de conversió.

6 Proporcioneu la informació de l'adreça del venedor.

La pestanya Informació de l'adreça ofereix un munt de caixes fàcils d'entendre que utilitzeu per recopilar informació sobre el nom i l'adreça del venedor. Introduïu, com era previsible, el nom complet del venedor al quadre Nom de l'empresa.

Podeu fer clic als botons Edita de la pestanya Informació de l'adreça per mostrar un altre quadre de diàleg anomenat quadre de diàleg Edita informació de l'adreça, que us permet introduir l'adreça en el format típic de l'adreça postal, la ciutat, l'estat i el codi postal. Els botons Edita apareixen a la dreta dels blocs d'adreces Facturat des i Enviat des.

7 Proporcioneu qualsevol informació addicional necessària.

La pestanya Configuració de pagament recull la informació més rellevant del proveïdor, com ara el número de compte, el límit de crèdit i les condicions de pagament, però si feu clic a la pestanya Configuració fiscal, a la pestanya Configuració del compte o a la pestanya Informació addicional, QuickBooks mostra un grapat d'altres caixes que podeu utilitzar per recopilar i emmagatzemar informació:

La pestanya Configuració d'impostos us permet recollir el número d'identificació fiscal del venedor perquè pugueu (com de vegades requereixen les lleis fiscals federals) enviar al venedor un formulari 1099 al final de l'any.

La pestanya Configuració del compte us permet especificar quins comptes ha d'utilitzar QuickBooks per omplir prèviament els camps del compte quan introduïu una transacció per al venedor.

La pestanya Informació addicional us permet categoritzar el venedor segons el tipus i també us permet crear altres camps personalitzats.

Si pagueu a un venedor per primera vegada, una bona pauta és obtenir el seu número d'identificació fiscal. Si algú no us donarà el seu número d'identificació fiscal, cosa que fa que no us pugui informar dels pagaments que li feu, probablement sigui un signe d'alguna cosa malament.

Si feu clic a la pestanya Configuració del compte (la quarta pestanya disponible a la finestra Nou proveïdor), QuickBooks mostra quadres que podeu utilitzar per llistar els comptes que voleu que QuickBooks ompli automàticament quan registreu un xec a algun proveïdor o quan gravar una factura d'algun venedor.

Per exemple, si el xec al propietari sempre paga les despeses de lloguer i les despeses de serveis públics, podeu dir a QuickBooks que ompliu prèviament, utilitzant aquests dos comptes cada vegada que indiqueu que esteu escrivint un xec o registreu una factura del propietari.