Com cercar llistes en línia de QuickBooks per a persones

Podeu utilitzar les pàgines de clients, venedors i empleats de QuickBooks Online (QBO) de diverses maneres. La pàgina de Contractistes és més limitada que la resta; a partir d'ell, podeu cercar contractistes i preparar 1099. Des de les pàgines Clients, Proveïdors o Empleats que enumeren totes les persones d'aquestes categories, podeu ordenar les persones de la llista, exportar la llista a Excel i realitzar accions en un grup de persones seleccionat de la llista.

També podeu imprimir un informe bàsic fent clic al botó Imprimeix a qualsevol pàgina de la llista; el botó Imprimeix apareix just a sobre de la columna Acció.

Com treballar amb una persona concreta a QBO

Podeu seleccionar un client, venedor o empleat concret i veure les transaccions associades amb aquesta persona, així com els detalls de la persona, i podeu adjuntar fitxers a la persona. Aquí, treballaràs amb els clients.

Per cercar una persona concreta, escriviu alguns caràcters que coincideixin amb el nom de la persona o de l'empresa al quadre de cerca que apareix a sobre de la llista de persones.

Per trobar una persona concreta en una llista, utilitzeu el quadre de cerca que apareix a sobre dels noms de la llista.

Quan seleccioneu qualsevol persona de la llista, QBO mostra la pàgina específicament associada a aquesta persona. La pàgina té dues pestanyes; a la figura següent, veureu la pestanya Llista de transaccions; l'altra pestanya és Detalls del client.

Si heu activat la funció Projectes a la vostra empresa, QBO mostra una tercera pestanya anomenada Projectes, que enumera tots els projectes que hàgiu creat a la vostra empresa QBO.

La pestanya Llista de transaccions mostra les transaccions en QBO associades a la persona seleccionada.

Des de qualsevol de les pestanyes, feu clic al botó Edita per editar la informació sobre aquesta persona i feu clic al botó Nova transacció per afegir una transacció associada a aquesta persona.

Des de la pàgina de detalls d'una persona, podeu adjuntar fitxers per fer un seguiment de la informació financera important. Per exemple, podeu adjuntar el document 1099 d'un venedor, un contracte d'un client o els rebuts d'un empleat. No us limiteu als documents de text; també pots adjuntar fotos. Simplement arrossegueu i deixeu anar l'element al quadre de fitxers adjunts a la part inferior esquerra de la pàgina de detalls corresponent; si ho preferiu, podeu fer clic al quadre i apareixerà un quadre de diàleg estàndard de Windows Open perquè pugueu navegar i seleccionar el document que voleu adjuntar.

Cada fitxer adjunt no pot superar els 25 MB. Per visualitzar els documents que ja heu adjuntat a una persona, feu clic a l'enllaç Mostra l'existent a sota del quadre de fitxers adjunts i QBO obre un panell a la part dreta de la pàgina que mostra els fitxers adjunts enllaçats.

També podeu afegir fitxers adjunts a una transacció. Per veure les transaccions que tenen fitxers adjunts, afegiu la columna Adjunts a la taula que apareix a la pàgina Llista de transaccions de la persona. Mostra la pàgina Llista de transaccions de la persona i després fes clic al botó d'engranatge de la taula que hi ha a sobre de la columna Acció. A la llista que apareix, feu clic a Mostra més. Mostra més canvis a Mostra menys i apareix una casella de selecció per a fitxers adjunts; feu-hi clic i la columna Fitxers adjunts apareixerà com a part de la graella de la taula. Podeu identificar-lo com a encapçalament de columna amb un clip. En mostrar la columna Fitxers adjunts per a una persona, es mostra a la taula Llista de transaccions per a totes les persones d'aquest tipus. Si hi ha fitxers adjunts per a una transacció concreta, veureu el nombre de fitxers adjunts a la columna. Si feu clic al número, es mostren els fitxers adjunts de la transacció;

Afegiu fitxers adjunts a les diferents transaccions a mesura que les creeu; només els fitxers adjunts associats a transaccions apareixen a les diferents pàgines de la Llista de transaccions i els fitxers adjunts associats a una persona apareixen a la pàgina de la persona associada.

Afegeix la columna Adjunts a la taula de la Llista de transaccions.

Quan acabeu de treballar amb una persona, podeu canviar fàcilment a una altra d'aquesta llista mitjançant el panell de llista Vista dividida de la llista.

Podeu fer clic a la icona Vista dividida (que es mostra a la imatge anterior) per mostrar un panell amb les persones emmagatzemades a la llista (vegeu la imatge següent).

Mostra la vista dividida d'una llista.

Des de la llista del panell Vista dividida, podeu desplaçar-vos cap avall per trobar una persona, o podeu escriure algunes lletres del nom de la persona o del nom de l'empresa al quadre de cerca a la part superior de la llista per trobar aquesta persona a la llista. O bé, podeu ordenar la llista per nom o per saldo obert. Feu clic a una persona per canviar a la pàgina d'aquesta persona.

Per afegir una persona nova a la llista, feu clic al símbol més (+) a la part superior de la llista al panell Vista dividida. Per mostrar la pàgina Clients, feu clic a Clients a la part superior de la llista Vista dividida o feu clic a Vendes a la barra de navegació i després feu clic a Clients.

Per tancar la vista dividida, feu clic al botó Tanca la vista dividida.

Ordenant una llista a QuickBooks Online

A més d'ordenar a la vista dividida, podeu ordenar les llistes a la pàgina Clients i venedors per nom o saldo obert. De manera predeterminada, QBO ordena les entrades d'aquestes pàgines alfabèticament per nom en ordre ascendent.

Podeu ordenar els empleats per ordre alfabètic i per ordre alfabètic invers, per mètode de pagament o per estat (actiu o inactiu). No podeu classificar els contractistes; QBO, per defecte, els ordena per ordre alfabètic.

Per canviar l'ordre de classificació de les llistes de clients o venedors, feu clic a Vendes o despeses a la barra de navegació i, a continuació, feu clic a Clients o venedors per mostrar la pàgina adequada; per a aquest exemple, faig servir la pàgina Clients.

A continuació, feu clic a l'encapçalament de la columna per la qual voleu ordenar. Si feu clic a l'encapçalament de la columna Client/empresa, QBO mostra els clients en ordre alfabètic descendent. Si feu clic a l'encapçalament de la columna Saldo obert, QBO ordena la llista per ordre de Saldo obert, de menor a major.

Com exportar una llista QBO a Excel

Podeu exportar una llista dels vostres clients o venedors a Excel.

Si no teniu una còpia d'Excel a l'ordinador, podeu descarregar i utilitzar la versió gratuïta d'Excel per a mòbils.

Feu clic a l'enllaç adequat a la barra de navegació (vendes o despeses) per mostrar posteriorment la pàgina de clients o la pàgina de venedors; la pàgina de venedors s'utilitza en aquest exemple. A l'extrem dret de la pàgina, just a sobre de la columna Acció, apareixen tres botons. Feu clic al botó central i QBO exportarà la llista a un fitxer Excel; un botó per al fitxer apareix a la part inferior de la pantalla a Chrome.

Exportació d'una llista de proveïdors a Excel.

Feu clic al botó de la part inferior de la pantalla i Excel obre el fitxer. Podeu editar el fitxer si feu clic al botó Activa l'edició de la barra groga a la part superior de la finestra. I, per a aquells que utilitzeu Excel Mobile, heu d'iniciar la sessió amb el vostre compte de Microsoft per editar el fitxer.

Com treballar amb un lot de persones a QBO

Quan treballeu amb clients o venedors, podeu fer determinades accions simultàniament per a un grup de persones. Per exemple, podeu seleccionar proveïdors específics fent clic a la casella de selecció al costat de cada nom i després enviar el mateix correu electrònic a aquests proveïdors, pagar les factures en línia dels proveïdors seleccionats si feu servir el complement Bill.com amb QBO Essentials, Plus, o Avançat, o inactives els proveïdors seleccionats.

Podeu utilitzar el complement Bill.com per pagar factures en línia des de QBO; hi ha una aplicació de servei complet Bill.com, però aquí parlo del complement de QBO. Trobareu l'aplicació Bill.com disponible a l'Intuit App Center. Podeu visitar la botiga escollint Aplicacions al panell de navegació. No hi ha cap quota de subscripció mensual per a Bill.com, però hi ha una tarifa per transacció per a cada pagament que processeu.

Per als clients, a més d'enviar correu electrònic, podeu crear-los i enviar-hi extractes, assignar els clients seleccionats a un tipus de client (useu el tipus de client per agrupar clients) i fer inactius els clients seleccionats.

Per utilitzar una d'aquestes accions per a un grup de persones, feu clic a l'enllaç adequat a la barra de navegació (Vendes o Despeses) seguit de la pàgina de llista adequada per mostrar la pàgina associada. Per a aquest exemple, he utilitzat la pàgina Clients.

A continuació, feu clic a la casella de selecció al costat dels noms que voleu incloure a la vostra acció i, a continuació, feu clic al botó Accions per lots. Seleccioneu l'acció que voleu dur a terme i, a continuació, seguiu les indicacions a la pantalla per completar l'acció.

Realització d'una acció per a diversos clients.