Com afegir usuaris a QuickBooks 2018 Enterprise Solutions

Si més d'una persona farà servir QuickBooks, voleu configurar usuaris addicionals. Per afegir usuaris a QuickBooks Enterprise Solutions, seguiu aquests passos:

Trieu l'ordre Empresa → Usuaris → Configura usuaris i rols.
QuickBooks mostra el quadre de diàleg Usuari i rols. Aquest quadre de diàleg identifica tots els usuaris per als quals s'ha configurat l'accés a QuickBooks i els rols que QuickBooks pot ocupar quan s'utilitza QuickBooks. La llista d'usuaris, que apareix a la pestanya Llista d'usuaris del quadre de diàleg, també identifica qui està connectat actualment al sistema.

El quadre de diàleg Usuaris i rols.

Digueu a QuickBooks que voleu afegir un usuari fent clic al botó Nou.
Quan feu clic a aquest botó, QuickBooks mostra el quadre de diàleg Nou usuari, tal com es mostra.

El quadre de diàleg Nou usuari.

Identifiqueu l'usuari i proporcioneu una contrasenya.
Heu de donar un nom d'usuari a cada usuari per al qual esteu configurant. Per fer-ho, introduïu un nom curt, potser el nom de l'usuari, al quadre Nom d'usuari. Després d'identificar l'usuari, introduïu la contrasenya de l'usuari tant al quadre de text Contrasenya com al quadre de text Confirmació de la contrasenya.

Identificar els rols de l'usuari.
Utilitzeu el quadre de llista Rols disponibles per seleccionar els rols (o funcions) que ocupa l'usuari. A continuació, afegiu el rol seleccionat a la llista de rols assignats de l'usuari fent clic al botó Afegeix. Per eliminar una funció d'un usuari, seleccioneu la funció al quadre de llista Rols assignats i feu clic a Elimina.

El quadre Descripció que hi ha a la part inferior del quadre de diàleg Usuari nou descriu la funció amb més detall, inclòs el tipus d'usuari de QuickBooks a qui normalment se li pot assignar la funció seleccionada.

(Opcional) Modifiqueu els rols segons sigui necessari.
Podeu afinar els rols que assigneu (amb l'ajuda de QuickBooks). Per fer-ho, seleccioneu la pestanya Llista de rols del quadre de diàleg Usuaris i rols, feu clic a la funció que voleu canviar i, a continuació, feu clic al botó Edita. Quan el QuickBooks mostri el quadre de diàleg Edita la funció (vegeu la figura), seleccioneu una activitat o àrea de comptabilitat a la llista Àrea i activitats i, a continuació, utilitzeu els botons d'opció Nivell d'accés a l'àrea per especificar què pot fer un usuari amb la funció seleccionada. Podeu indicar que l'usuari no hauria de tenir accés seleccionant el botó d'opció Cap. Podeu indicar que l'usuari ha de tenir accés complet seleccionant el botó d'opció Complet. Si l'usuari ha de tenir accés parcial, seleccioneu el botó Parcial i després marqueu o desmarqueu (segons correspongui) les caselles de verificació Crea, Modifica, Suprimeix, Imprimeix i Visualitza el saldo.

El quadre de diàleg Edita el rol.

Podeu veure quin accés té inicialment qualsevol rol seleccionant una de les entrades de la llista Àrea i activitats. QuickBooks utilitza els botons i quadres del nivell d'accés a l'àrea per mostrar la configuració actual de la funció.

Com a regla general, quan es tracta de controls comptables, voleu proporcionar una quantitat mínima d'accés. Si algú no necessita accés al fitxer de dades de QuickBooks per a les tasques del dia a dia, hauríeu de seleccionar el botó Cap. Si algú necessita una mica d'accés, potser per preparar pressupostos de feina o factures, només doneu aquest accés i res més. Una mica més endavant en aquest capítol, a "Mantenir uns bons controls comptables", parlo de per què és tan important minimitzar els drets i l'accés dels usuaris. Però la conclusió és la següent: com més capacitat doneu als empleats, subcontractistes o comptables per tal d'endinsar-se al vostre sistema de comptabilitat, més gran serà el risc que algú introdueixi errors al sistema de manera involuntària o intencionada. A més, com més grans siguin els drets i l'accés que doneu, més fàcil serà que algú us robi.

(Opcional) Reviseu els vostres permisos d'usuari.
Després de configurar un usuari, hauríeu de revisar (només per anar amb compte) els permisos que heu donat a l'usuari. Per fer-ho, feu clic a la pestanya Llista d'usuaris del quadre de diàleg Usuaris i rols, seleccioneu l'usuari i, a continuació, feu clic al botó Veure permisos. Quan QuickBooks mostra el quadre de diàleg Visualitza els permisos (no es mostra), seleccioneu l'usuari i feu clic al botó Mostra per veure la finestra Visualitza els permisos, que mostra una llista molt detallada del que l'usuari pot i no pot fer.

La finestra Visualitza els permisos.

(Opcional) Reviseu les modificacions del vostre rol.
Si canvieu els permisos d'un rol, probablement també vulgueu revisar aquests canvis. Per fer-ho, feu clic a la pestanya Llista de rols del quadre de diàleg Usuaris i rols, seleccioneu la funció i, a continuació, feu clic al botó Veure permisos. QuickBooks mostra una altra versió del quadre de diàleg Veure permisos que enumera els rols que vostè i QuickBooks heu configurat. Seleccioneu la funció que voleu revisar i feu clic al botó Visualitza els permisos. QuickBooks mostra una altra versió de la finestra Visualitza els permisos, amb una llista detallada del que pot i no pot fer algú amb el rol.

Quan hàgiu acabat de revisar els permisos d'usuari i rol, feu clic a Tanca per tancar totes les finestres obertes i, a continuació, feu clic al botó Cancel·la o Tanca per tancar els quadres de diàleg oberts.
A partir d'aquest moment, el nou usuari pot utilitzar QuickBooks; els seus drets es limiten al que heu especificat.

Els comptables sovint volen veure els drets que tenen determinats usuaris, sobretot si us auditen com a part dels tancaments anuals. (Potser ser auditat si el banc vol estats financers auditats, per exemple.) La finestra Visualitza els permisos de QuickBooks és una manera elegant de veure aquestes dades en línia, i si voleu imprimir una còpia de la informació dels permisos, tot el que heu de fer és feu clic al botó Imprimeix de la finestra.