Activitats de comptable a QuickBooks Online Accountant

Els comptables sovint necessiten reclassificar les transaccions, examinar les transaccions anul·lades i suprimides, cancel·lar factures i realitzar altres activitats. QuickBooks Online Accountant (QBOA) conté eines per facilitar la realització d'aquestes activitats.

Per veure i utilitzar les eines que QBOA posa a disposició dels comptables, obriu qualsevol empresa QBO client. A continuació, a la barra d'eines QBOA, feu clic al botó Eines de comptabilitat (el que sembla una maleta). QBOA mostra el menú Eines de comptabilitat, que es mostra aquí.

El menú Eines del comptable conté ordres dissenyades específicament per ajudar el comptable.

La pàgina Preparació per als impostos a QBOA

Feu servir l'eina Prep for Taxes per ajustar i revisar els comptes abans de preparar els impostos del client. La pàgina Preparació per als impostos substitueix la pàgina Balanç de prova. La pàgina està ben dissenyada per ajudar-vos a trobar comptes que necessiten ajustos de final d'any i fer-los fàcilment proporcionant un enllaç a la transacció de l'entrada del diari.

La pàgina que veieu presenta inicialment un balanç de prova de treball com el que es mostra aquí.

La pestanya Revisar i ajustar de la pàgina Preparació per als impostos.

• Els valors de la columna Saldo no ajustat es bloquegen a la pàgina per protegir la integritat de les dades.Si feu clic als quirats al costat dels diferents encapçalaments (és a dir, actius corrents, comptes bancaris, etc.), trobareu que podeu fer clic a l'enllaç Fes un ajust a la columna Accions al costat d'un compte adequat per crear entrades de diari ajustades per a aquell compte. Quan feu clic a l'enllaç, QBOA obre una finestra d'entrada del diari, on podeu registrar l'entrada d'ajustament, i QBOA selecciona automàticament l'opció S'està ajustant l'entrada del diari? casella de selecció. Un cop deseu l'entrada, QBOA torna a mostrar la pàgina Preparació per a impostos i indica que heu fet un canvi (vegeu la figura següent). Si accepteu el canvi, QBOA actualitzarà la pàgina Prep for Taxes per incorporar el vostre ajust; a més, QBOA canvia la columna Saldo ajustat per reflectir el vostre ajust.

La pàgina Preparació per als impostos després de fer una entrada d'ajustament i abans d'acceptar l'entrada.

• Podeu fer clic a qualsevol valor en dòlars que aparegui com a enllaç per veure un informe de totes les transaccions que componen aquest saldo. Des de l'informe, podeu desglossar una transacció concreta i, si cal, canviar-la. Després d'haver desat la transacció i de tornar a mostrar l'informe, podeu fer clic a l'enllaç Tornar a la preparació d'impostos a la part superior de la pàgina de l'informe per tornar a mostrar la pàgina de preparació d'impostos. Una vegada més, QBOA indica que heu fet un canvi i, després d'acceptar el canvi, actualitza la pàgina Preparació per a impostos per incorporar el canvi.
• Podeu utilitzar la fletxa avall de la columna Accions per afegir notes i adjuntar documents a una línia concreta. Això us ajuda a recordar per què heu fet un ajust concret.

Si utilitzeu ProConnect Tax Online, el programari de preparació d'impostos basat en núvol d'Intuit, per preparar la declaració d'impostos d'un client, voldreu assegurar-vos que els comptes del vostre client s'assignin correctament a les línies dels formularis fiscals. La funció Prep for Taxes mapeja automàticament la majoria dels saldos del compte a les línies dels formularis d'impostos que presentareu per a les corporacions que utilitzen el Formulari 1120 de l'IRS (per a corporacions) o 1120, les associacions que utilitzen el Formulari 1065 de l'IRS, les organitzacions sense ànim de lucre que utilitzen el Formulari 990 de l'IRS i les empreses individuals que utilitzen Formulari 1040 de l'IRS. Per a altres tipus d'organització empresarial, podeu assignar comptes manualment a les línies del formulari fiscal. També podeu assignar línies manualment als formularis d'impostos per als comptes que l'eina no reconeix, i podeu canviar les assignacions de línies d'impostos segons sigui necessari. Tingueu en compte que el botó Veure declaració d'impostos no apareix disponible si encara no heu seleccionat un formulari fiscal per a l'empresa client de QBO.

Feu clic a la pestanya Assignació d'impostos a la pàgina Preparació per a impostos per veure la pàgina que feu servir per mapejar la informació de l'empresa QBO del client de l'any passat directament als formularis fiscals.

La pestanya Mapatge fiscal de la pàgina Balanç de comprovació.

Si encara no heu seleccionat un formulari fiscal per a l'empresa QBO, la primera vegada que seleccioneu la pestanya Mapatge fiscal, se us demanarà que en seleccioneu un. O bé, podeu fer clic al botó Edita (el llapis) al costat del formulari seleccionat a la part inferior esquerra de la pàgina Preparació per a impostos i seleccionar un formulari fiscal.

Per assignar un compte a una línia de formulari d'impostos o editar la línia a la qual està assignat un compte, feu clic a l'enllaç Assigna línia d'impostos. QBOA mostra el tauler Assigna línia d'impostos a la part dreta de la pantalla, que conté un quadre de llista des del qual seleccioneu la línia de formulari d'impostos adequada i, a continuació, feu clic a Desa.

Quan acabeu de revisar la pàgina Preparació d'impostos i de fer ajustos a les entrades, podeu fer clic al botó Tria l'opció d'impostos a l'extrem superior dret de la pàgina i després fer clic a Crea una nova declaració o Actualitza la declaració existent (segons correspongui) per transferir la informació a ProConnect Tax Online i genera una declaració d'impostos. No pagueu res per utilitzar la funció Prep for Taxes; només pagueu quan imprimiu o envia una declaració electrònica de ProConnect Tax Online.

Si no utilitzeu ProConnect Tax Online o no sou el preparador d'impostos, teniu l'opció d'exportar els ajustos a un fitxer de valors separats per comes (CSV) (llegible per Excel) perquè pugueu importar-los a una aplicació independent. . Trieu l'opció Exporta fitxer CSV al botó Tria declaració d'impostos.

Reclassificació de transaccions en QBOA

Quan trieu Reclassificar transaccions al menú Eines de comptable, apareix la pàgina Reclassificar transaccions (vegeu la figura següent). Podeu utilitzar aquesta pàgina per reclassificar transaccions sense preocupar-vos per la data de tancament de l'empresa.

Utilitzeu aquesta pàgina per reclassificar transaccions.

Utilitzeu la informació de la secció Comptes a la part esquerra de la pàgina i la secció Transaccions a la dreta de la pàgina per filtrar l'interval de dates i el tipus de comptes (pèrdues i guanys o balanç) que voleu tenir en compte. A continuació, seleccioneu un compte a la part esquerra de la pàgina i QBOA mostrarà les transaccions que compleixen els criteris a la part dreta de la pàgina. Podeu reclassificar, individualment o com a grup, les transaccions que mostrin un cercle verd.

Seguiu aquests passos per reclassificar les transaccions:

1. A la part esquerra de la pàgina, definiu l'interval de dates que voleu tenir en compte, juntament amb la base comptable.

2. Al quadre de llista Visualitza, seleccioneu el tipus de comptes que voleu tenir en compte: comptes de pèrdues i guanys o comptes de balanç.

3. Feu clic a un compte de la llista que hi ha a sota del quadre de llista Visualitza per examinar les transaccions del compte.

Les transaccions del compte apareixen a la part dreta de la pàgina.

4. A sobre de la llista de transaccions a la part dreta de la pàgina, configureu filtres per mostrar els tipus de transaccions que podríeu considerar reclassificar.

Podeu fer canvis a les transaccions que mostrin cercles verds. També podeu fer clic a una transacció per obrir-la a la seva finestra de transacció i després fer-hi canvis.

5. Per canviar diverses transaccions simultàniament, seleccioneu-les fent clic a la casella de selecció que hi ha al costat.

6. A sota de la llista de transaccions, seleccioneu la casella de selecció Per a transaccions seleccionades, canvia.

7. A la llista Compte a, especifiqueu un compte diferent.

Si el seguiment de classe està activat, també veureu un camp per canviar la classe assignada, de la mateixa manera que podeu canviar un compte.

8. Feu clic al botó Reclassifica.

Examinant les transaccions anul·lades i suprimides

Podeu fer clic a Transaccions anul·lades/eliminades al menú Eines de comptabilitat per mostrar el registre d'auditoria. La vista predeterminada del registre d'auditoria (vegeu la figura següent) mostra informació sobre les transaccions que s'han anul·lat o suprimit. Però, podeu fer clic al botó Filtre per establir una varietat de filtres diferents per veure altres tipus de transaccions i esdeveniments.

Utilitzeu el registre d'auditoria per veure tot tipus d'activitats a l'empresa QBO.

Cancel·lació de factures

Si trieu Cancel·lació de factures al menú Eines de comptable, es mostra la pàgina Cancel·lació de factures, que us permet veure les factures que vulgueu cancel·lar i després anotar-les en un compte que trieu. A la part superior de la pàgina, configureu filtres per mostrar les factures que voleu revisar. Seleccioneu l'antiguitat de les factures per veure-les

• Més de 180 dies
• Més de 120 dies
• En l'exercici comptable actual
• En un interval de dates personalitzat que definiu

També podeu establir un límit de saldo.

Tal com es mostra a la figura següent, QBOA mostra la data, l'edat, el número de factura, el nom del client, l'import de la factura original i l'import pendent a la factura. Per cancel·lar qualsevol factura, feu clic a la casella de selecció que hi ha al costat. A continuació, a la part inferior de la pàgina, seleccioneu el compte que voleu utilitzar per cancel·lar les factures i feu clic al botó Vista prèvia i cancel·lació.

La funció Write Off no fa entrades d'ajustament en el període actual; en canvi, fa ajustos en el període en què es va crear originalment la transacció, i pot afectar negativament els períodes tancats. Per cancel·lar un article en un període tancat, consulteu aquest article en línia .

Cancel·lació de factures.

QBOA mostra el quadre de diàleg Confirm Write Off que es mostra a la figura següent. Si la informació del quadre de diàleg és correcta, feu clic a Escriure. En cas contrari, feu clic a Cancel·la.

Confirmeu que voleu cancel·lar les factures seleccionades.

Tancant els llibres

Feu servir l'ordre Tanca llibres del menú Eines de comptabilitat per mostrar la pàgina Avançada del quadre de diàleg Compte i configuració de l'empresa QBO, que es mostra a la figura següent. Podeu fer clic a qualsevol part de la secció de Comptabilitat per editar els camps d'aquesta secció, que inclouen la data de tancament dels llibres.

Establiment d'una data de tancament.

Podeu establir una data de tancament i després permetre els canvis abans de la data de tancament després que QBO emeti un avís, o bé podeu demanar una contrasenya per introduir canvis abans de la data de tancament. Feu clic a Fet per desar els canvis.

Revisió d'informes a QBOA

QBOA conté alguns informes d'interès particular per als comptables. Si obriu una empresa QBO client i després, des del menú Eines de comptabilitat, feu clic a Informes de comptable, apareixerà la pàgina Informes. Els informes marcats com a preferits apareixen primer i, si us desplaceu cap avall, trobareu tots els informes organitzats en diversos grups. Els informes del grup Per al meu comptable (la majoria apareixen a la figura següent) us poden interessar especialment perquè conté informes com l'informe Balanç de comprovació ajustat, l'informe Ajust d'entrades de diari i molt més. Quan estigueu consultant aquests informes, assegureu-vos de desplaçar-vos cap avall per la pàgina. Per fer que qualsevol d'aquests informes aparegui a la part superior de la pàgina Informes (perquè no cal que us desplaceu cap avall), feu clic a l'estrella que hi ha al costat de l'informe per marcar-lo com a preferit.

Informes orientats als comptables disponibles a QBOA.

Si trieu Informes de gestió al menú Eines de comptabilitat (o si feu clic a la pestanya Informes de gestió que apareix a la pàgina Informes que es mostra), QBOA enumera dos informes d'estil de gestió personalitzats: Finances bàsiques de l'empresa i Finances ampliades de l'empresa. Tots dos informes mostren una col·lecció d'informes, amb una portada elegant i una taula de continguts. Feu clic a l'enllaç Visualitza a la columna Acció per a qualsevol dels informes per veure'ls a la pantalla o bé descarregueu-los a l'ordinador com a fitxers PDF.

L'informe Expanded Company Financials conté el P&L, el balanç de situació, l'estat de fluxos d'efectiu i els informes de detall d'envelliment de comptes i de comptes. L'informe bàsic de les finances de l'empresa conté tots els informes excepte els informes de detall d'envelliment. Si feu clic a la fletxa avall de la columna Accions i després feu clic a Edita, podeu editar qualsevol paquet d'informes per afegir o suprimir informes i modificar l'aparença de les pàgines de l'informe, inclosa la determinació de si apareixen pàgines com la taula de continguts a l'informe. . Amb la mateixa fletxa cap avall de la columna Acció, podeu enviar aquests informes per correu electrònic, exportar la informació a fitxers PDF o DOCX i fer-ne còpies perquè pugueu fer el vostre propi conjunt d'informes de gestió.

Copiar un d'aquests informes abans de canviar-lo és una gran idea; d'aquesta manera, manteniu intacte l'informe original però també en creeu la vostra pròpia versió.

Si trieu Els meus informes personalitzats al menú Eines de comptable o a la pestanya Informes personalitzats a la pàgina Informes, apareixeran els informes que heu personalitzat i desat. I podeu fer clic a Eines d'informes al menú Eines de comptabilitat per establir les dates d'informes predeterminades i la base comptable. També podeu veure l'estat de conciliació del compte per als comptes d'efectiu i targetes de crèdit i veure i establir la informació de la data de tancament de l'empresa.

Tingueu en compte que els canvis que feu amb Eines d'informes restableixen totes les dates d'informes predeterminades i la base comptable, fins i tot si executeu l'informe des de la pantalla Informes. Per tant, si l'informe apareix utilitzant un conjunt de dates o una base comptable inesperada, comproveu els valors establerts a Eines d'informes.

També al menú Eines de comptabilitat, trobareu l'ordre Eines d'informes. Quan trieu aquesta ordre, QBOA mostra la pàgina Informes i eines per defecte, que us permet establir les dates predeterminades que voleu utilitzar per als informes i les eines de l'empresa QBO client. Aquestes dates predeterminades no s'apliquen als informes de nòmina, perquè la nòmina és un producte independent, ni tampoc s'apliquen als informes ràpids, que executeu des de la pàgina del pla de comptes; el període d'informes ràpids passa automàticament a Des de fa 90 dies.

La pàgina Informe i valors predeterminats de l'eina també mostra si els llibres estan tancats i ofereix un botó per tancar-los, i la pàgina us mostra l'estat de conciliació dels comptes bancaris i de la targeta de crèdit.

Una breu mirada a altres eines de comptabilitat a QBOA

El menú Eines de comptable conté algunes altres eines que faciliten la vida d'un comptable, com ara la pàgina Conciliar; des d'aquesta pàgina, podeu optar per conciliar un compte que seleccioneu o podeu revisar els informes de conciliació existents.

A més, des del menú Eines de comptable, podeu triar Entrades de diari per mostrar la finestra d'Inscripcions de diari, o Pla de comptes per mostrar la finestra de gràfics de comptes. També podeu utilitzar l'ordre Finestra nova per obrir ràpidament una finestra nova a QBOA.

Finalment, des del menú Eines de comptabilitat, podeu triar ProConnect Tax Online, que obre una nova finestra del navegador i us porta al Tax Hub de ProConnect Tax Online, on podreu veure l'estat de les declaracions d'impostos dels vostres clients. ProConnect Tax Online es connecta al vostre compte de QBOA, però en realitat és un producte independent amb els seus propis menús a la barra de navegació.