8 situacions complicades (i què fer a continuació)

Hi ha algunes realitats sovint difícils de la vida comptable que podeu evitar si feu servir MYOB: diverses empreses reunides en una única empresa (sovint en dificultats), el caos deixat enrere pels comptables anteriors, el deute amb l'oficina d'impostos, els pressupostos que mai es fan realitat, i molt més a més.

Quan s'enfronten a aquest tipus de situacions complicades, podeu confiar en una combinació d'assessorament tècnic MYOB, coneixements comptables i una inclinació interior brillant de cavaller al rescat.

Tractar amb 2 o més empreses, totes reunides en una

Alguna vegada t'has preguntat com guanya diners la teva empresa? Potser feu molts tipus de treballs diferents i, tot i que sospiteu que no tot aquest treball és rendible, no esteu segur de què és rendible i què no. Afortunadament, els teus dies de preguntes ara ja poden acabar, perquè amb els informes de feina i categories, pots descobrir què estàs fent bé i què estàs fent malament.

MYOB ofereix dues maneres d'analitzar els ingressos i les despeses:

• La primera manera és utilitzar les funcions de feina per fer un seguiment de la rendibilitat de cada feina que realitza la vostra empresa, ja siguin contractes, fases d'un projecte o treballs per a clients específics.

• La segona manera d'analitzar la rendibilitat és dividir el vostre negoci en centres de beneficis, utilitzant les característiques de categoria. Les categories solen funcionar bé si teniu una empresa que té diverses ubicacions diferents o si opera diferents comptes bancaris per a diferents divisions.

  	Feines	Categories
  tr ansactions	Podeu assignar una única transacció a més d'una feina	No podeu assignar una sola transacció a més d'una categoria
  Fulls de balanç	No podeu imprimir un balanç per a cada treball	Podeu imprimir un Balanç per a cada categoria
  Pressupostos	Podeu crear pressupostos per a llocs de treball individuals	No podeu crear pressupostos per a categories
  Actius	No podeu fer un seguiment del moviment dels actius per a cada feina	Podeu fer un seguiment del moviment dels actius per a cada treball
  Avisos	Podeu configurar les vostres preferències perquè rebeu un avís si oblideu afegir un codi de feina a una línia d'una transacció	No podeu configurar les vostres preferències perquè rebeu un avís si oblideu afegir un codi de categoria a una transacció
  Controls	No podeu configurar les vostres preferències perquè només es registri una transacció si cada línia té un codi de feina	Podeu configurar les vostres preferències perquè només es registri una transacció si té un codi de categoria
  Capçaleres	Podeu tenir treballs de capçalera i detall	No podeu tenir categories de capçalera i detall
  Enllaç amb clients	Podeu enllaçar treballs amb clients específics	No podeu enllaçar categories amb clients
  Vinculació a despeses	Podeu enllaçar les despeses amb els llocs de treball perquè es puguin marcar per reemborsar-los en facturar als clients	No podeu enllaçar categories amb despeses per a la facturació

Et sents confós? Podeu utilitzar les feines per analitzar la rendibilitat de centres de costos, projectes o empreses individuals, però utilitzar categories per fer un seguiment de la rendibilitat d'empreses o ubicacions comercials diferents.

Fer una bossa de seda amb l'orella d'una truja

Heu heretat una feina de comptabilitat d'algú que en realitat era un acaparador compulsiu i que va expressar aquest tret mitjançant la creació d'una llista de comptes a MYOB que inclou tots els comptes que pugueu imaginar?

Potser fins i tot heu arribat a la següent etapa i heu decidit suprimir tots aquells comptes que ja no necessiteu. Aquest és el punt on podeu trobar problemes: cada vegada que aneu a suprimir un compte, MYOB es nega a jugar, dient que el compte conté informació històrica.

En aquesta situació, la manera de desfer-se d'un compte no desitjat és combinar-lo amb un compte que desitgeu. Per combinar dos comptes, aneu a la vostra llista de comptes, seleccioneu el compte que voleu mantenir (MYOB l'anomena el vostre compte principal) i feu clic a Combina comptes. A la finestra Combina comptes que apareix, seleccioneu el compte que voleu combinar (anomenat compte secundari) i feu clic a Combina comptes una vegada més. Feu clic a D'acord per continuar. Tot fet!

Seguiment d'ingressos i despeses de propietats de lloguer

Tens una inversió immobiliària de lloguer així com un negoci? Si voleu fer un seguiment de tot en un sol fitxer MYOB, podeu fer-ho.

Navegueu a la vostra llista de comptes i mireu a la part superior. Pots veure la pestanya que diu Altres ingressos i la pestanya que diu Altres despeses? Podeu utilitzar aquestes classificacions per fer un seguiment dels ingressos de la propietat de lloguer i les despeses de la propietat de lloguer. D'aquesta manera, encara podeu mantenir els ingressos i les despeses empresarials separats de la vostra inversió immobiliària.

Tractament d'accions i dividends

Vols saber com registrar la compra d'accions i els ingressos de dividends a MYOB? La resposta és curta i dolça. Simplement no. Fer-ho és com intentar talar un arbre amb un ganivet.

En lloc d'això, poseu dividends bancaris al vostre compte personal i també compreu noves accions des del vostre compte personal. Utilitzeu un simple llibre escrit a mà o un full de càlcul per fer un seguiment d'aquestes transaccions i proporcionar un resum al vostre comptable al final de cada any.

Endeutar-se amb l'ATO

Aquest és el complicat estat de les coses en què trobeu que no podeu pagar la vostra declaració d'activitat empresarial a temps i acabeu devent diners a l'Oficina Tributària d'Austràlia.

En aquesta situació, l'ATO t'envia un extracte cada mes que mostra quant deus. Perquè els vostres comptes tinguin sentit, hauríeu d'incloure aquesta responsabilitat als vostres comptes. Així és com:

Aneu a la vostra Llista de comptes i creeu un compte de responsabilitat nou anomenat "Diners deguts a ATO".

Com a Tipus de compte, seleccioneu Targeta de crèdit.

Aneu a Gastar diners i registreu el pagament del vostre extracte d'activitat com si el paguéssis íntegrament.

La idea general és que dividiu el vostre pagament entre el vostre compte de GST cobrat, el vostre compte de GST pagat i, si teniu empleats, el vostre compte de retenció PAYG.

Abans de fer clic a Registre, seleccioneu Money Owing to ATO com a compte bancari a l'extrem superior esquerre.

Enregistrar una transacció d'aquesta manera elimina els vostres comptes de GST i PAYG als imports correctes i mostra correctament la responsabilitat de l'ATO.

Sempre que feu un pagament d'aquest deute, registreu aquest pagament a Gastar diners i assigneu-lo al vostre compte Money Owing to ATO.

Reconcilieu aquest compte de la mateixa manera que conciliaríeu qualsevol altre compte bancari.

Heu de conciliar aquest compte cada vegada que l'oficina tributària us enviï un extracte.

Mantenir els pressupostos al bon camí

Els pressupostos són tant una prova de personalitat com un exercici d'aritmètica i planificació. A continuació, es mostren alguns consells per ajudar els vostres pressupostos a arribar a prop de la marca:

• Penseu en la persona (si ets tu o algú altre) que està creant les xifres. Són optimistes o pessimistes? En funció de la resposta a aquesta pregunta, ajusteu les vostres xifres en conseqüència.

• Els venedors són optimistes (d'altra manera no sobreviurien a la seva feina). Preneu les seves projeccions de vendes amb una mica de sal.

• Si teniu molta gent treballant al vostre negoci, demaneu-los la seva aportació sobre les xifres del pressupost. Com més implicats estiguin tots, més realista i assequible serà el pressupost.

• Tan bon punt hagi passat el primer mes, compareu els pressupostos amb els reals, utilitzant l'informe d'anàlisi del pressupost de pèrdues i guanys de MYOB. Fes-ho cada mes per dominar el veritable art de mirar la bola de cristall.

• Sempre permeteu despeses imprevistes, sobretot si feu un pressupost per a un negoci nou. Les coses sempre costen més del que penses.

• Considereu acuradament el moment dels pagaments irregulars, com ara les factures d'electricitat trimestrals, els mesos amb cinc setmanes de pagament i les primes anuals d'assegurança.

Treballar amb revistes generals

Els diaris generals solen ser el domini dels comptables, però si et prens seriosament aquest joc MYOB, tard o d'hora algú us demanarà que enregistreu un diari general. Potser esteu ajustant per a la depreciació, registrant un ajust de final d'any o reassignant despeses d'un compte a un altre.

Aquests són alguns consells generals sobre com afrontar aquesta situació especialment complicada:

Aneu al centre d'ordres de Comptes i feu clic a Registra l'entrada del diari.

Atureu-vos un moment i penseu bé en la data.

Les revistes generals solen ser ajustos d'un tipus o un altre, i la majoria de vegades s'ha de donar una data diferent de la data del sistema que s'ofereix. Dateu la data del diari perquè coincideixi amb el període per al qual s'està realitzant l'ajust; si feu una entrada d'amortització per al novembre, poseu la data al diari com a novembre.

Enregistreu una nota detallada.

Explica què estàs fent i per què.

Debit un compte o comptes i abona un compte o diversos comptes.

Per a cada línia, podeu introduir un import a la columna Dèbit o a la columna Crèdit, no a totes dues. Tanmateix, podeu afegir tantes línies com vulgueu.

Penseu en els codis fiscals de cada línia.

La majoria de revistes generals no afecten el GST, de manera que el codi fiscal habitual és NT. Tanmateix, si no n'esteu segur, pregunteu al vostre comptable.

Comproveu que els dèbits totals coincideixen amb els crèdits totals.

Ells fan? Aleshores, la quantitat de desequilibri a la part inferior hauria de mostrar-se com a zero

Feu clic a Enregistrar per completar el vostre diari.

L'acte està fet.

Gestió de transaccions exteriors

MYOB AccountRight actualment no inclou funcions de moneda estrangera. Quines són les solucions a aquest dilema?

• Si exporteu béns a l'estranger però les vostres vendes són en dòlars australians, fins i tot si exporteu béns a l'estranger, no necessiteu funcions de moneda estrangera.

• De la mateixa manera, si compreu productes a l'estranger amb dòlars australians, no necessiteu moneda estrangera. Per exemple, si compreu alguna cosa amb la vostra targeta de crèdit australiana, encara que el preu cotitzat fos en dòlars dels EUA, quan l'import aparegui al vostre extracte bancari, aquest import ja s'haurà convertit en dòlars australians.

• Si encara no heu comprat MYOB, encara podeu optar per l'antiga versió MYOB Premier Classic, que sí que incloïa moneda estrangera. El principal inconvenient és que aquesta versió no inclou fonts bancàries ni funcions de núvol.

Finalment, abans de fer res, poseu-vos en contacte amb el Servei d'Atenció al Client de MYOB. Les funcions de MYOB AccountRight canvien constantment.