11 coses a fer si el vostre compte no en línia no sequilibra a QuickBooks 2016

Aquí teniu alguns suggeriments per conciliar un compte quan teniu problemes amb QuickBooks. Si esteu assegut davant de l'ordinador, retorçant-vos les mans, proveu els consells d'aquesta secció:

• Assegureu-vos que esteu treballant amb el compte correcte. Sona estúpid, no? Tanmateix, si teniu diversos comptes bancaris, acabar al compte equivocat és molt fàcil. Així que seguiu endavant i confirmeu, per exemple, que esteu intentant conciliar el vostre compte corrent a Mammoth International Bank mitjançant l'extracte del compte corrent de Mammoth International Bank.

• Busqueu transaccions que el banc hagi registrat però que no. Reviseu l'extracte bancari per assegurar-vos que heu registrat totes les transaccions que ha registrat el vostre banc. Podeu passar per alt fàcilment les retirades d'un caixer automàtic, les tarifes especials o les despeses de servei (com ara els càrrecs per xecs o la vostra caixa de seguretat), les retirades automàtiques, els dipòsits directes, etc.

  Si la diferència és positiva, és a dir, el banc creu que teniu menys diners dels que creieu que hauríeu de tenir, és possible que us perdeu una transacció de retirada. Si la diferència és negativa, és possible que us perdeu una transacció de dipòsit.

• Busqueu transaccions revertides. Aquí n'hi ha un complicat: si accidentalment introduïu una transacció enrere (un dipòsit com a retirada o una retirada com a dipòsit), el vostre compte no s'equilibra. I l'error pot ser difícil de trobar. La finestra Conciliar mostra totes les transaccions correctes, però un import de transacció apareix a la llista incorrecta. (L'import apareix a la llista de Dipòsits i altres crèdits quan pertany a la llista de xecs i pagaments, o viceversa.) El xec que vau escriure a Acme Housewreckers per a la demolició de la vostra coberta apareix a la llista de dipòsits i altres crèdits, per exemple.

• Busqueu una transacció que sigui igual a la meitat de la diferència. Una manera útil de trobar la transacció que heu introduït cap enrere (si només en teniu una) és buscar una transacció que equival a la meitat de la diferència irreconciliable. Si la diferència és de 200 dòlars, per exemple, és possible que hàgiu introduït un dipòsit de 100 dòlars com a retirada o una retirada de 100 dòlars com a dipòsit.

• Busqueu una transacció que sigui igual a la diferència. Aquí hi ha un punt obvi: si la diferència entre els registres del banc i el vostre és igual a una de les transaccions que figuren al vostre registre, és possible que hàgiu marcat incorrectament la transacció com a compensada o que l'heu deixat sense marcar (que es mostra com a no aprovada). Potser això era massa evident. Naaaah.

• Comproveu si hi ha números transposats. Els nombres transposats són dígits flip-flopped. Per exemple, introduïu 45,89 $ com a 48,59 $. Aquests galls dindis sempre causen maldecaps als comptables i comptables. Si mireu els números, detectar un error sovint és difícil perquè els dígits són els mateixos. Per exemple, quan compareu un xec de 45,89 dòlars al vostre registre amb un xec de 48,59 dòlars que apareix a l'extracte bancari, tots dos imports del xec mostren els mateixos dígits: 4, 5, 8 i 9. Només els mostren en un ordre diferent. .

  Els números transposats són difícils de trobar, però aquí teniu un truc que podeu provar: Dividiu la diferència que es mostra a la finestra Reconciliació per 9. Si el resultat és un nombre parell de dòlars o cèntims, és molt probable que tingueu un número transposat en algun lloc.

• Utilitzeu el botó Localitza discrepàncies. El quadre de diàleg que es mostra a continuació inclou un botó Localitza les discrepàncies, al qual podeu fer clic per mostrar un altre quadre de diàleg que imprimeix informes que us poden ajudar a conciliar el vostre compte. En particular, el quadre de diàleg us permet veure un informe dels canvis fets a les transaccions prèviament compensades (que seria una activitat de comptabilitat força sospitosa i sens dubte afectaria la vostra conciliació).

  També mostra un informe que enumera les transaccions marcades com a compensades durant conciliacions anteriors, cosa que pot ser interessant perquè potser heu marcat una transacció com a compensada per error abans que realment s'hagi liquidat.

  

  El quadre de diàleg Comença la conciliació.

• Feu que algú altre miri la vostra feina. Aquesta idea pot semblar força òbvia, però us sorprendrà la freqüència amb què un segon parell d'ulls pot trobar alguna cosa que no us heu passat per alt. Demaneu a un dels vostres companys de feina o empleats (preferiblement aquella persona que sempre sembla tenir massa temps lliure) que ho revisi tot per vosaltres.

• Estigueu atents a diversos errors. Si trobeu un error en utilitzar aquesta llista de bugaderia i encara teniu una diferència, torneu a comprovar-ho a la part superior de la llista. Podeu descobrir, per exemple, després de trobar un número transposat, que heu introduït una altra transacció al revés, o que heu esborrat o desactivat una transacció de manera incorrecta.

• Torna-ho a provar el mes que ve (i potser el mes següent). Si la diferència no és gran en relació a la mida del vostre compte bancari, potser voldreu esperar fins al mes que ve i tornar a intentar conciliar el vostre compte.

  Considereu l'exemple següent: al gener, concilieu el vostre compte i la diferència és de 24,02 $. A continuació, concilieu el compte al febrer i la diferència és de 24,02 dòlars. Reconcilieu el compte al març i, sorpresa, sorpresa, la diferència encara és de 24,02 dòlars. Que està passant aquí?

  Bé, probablement el saldo del vostre compte inicial es va reduir en 24,02 dòlars. (Com més mesos intenteu conciliar el vostre compte i descobriu que sempre teniu 24,02 dòlars de descompte misteriosament, més probable és que aquest tipus d'error tingui la culpa.) Després del segon o tercer mes, que QuickBooks introdueixi una transacció d'ajust de 24,02 dòlars és bastant raonable perquè el vostre compte s'equilibri.

  Si abans heu conciliat correctament el vostre compte amb QuickBooks, és possible que la vostra feina no tingui cap culpa. L'error pot ser (rodo de tambor, si us plau) del banc! I en aquest cas, hauríeu de fer una altra cosa...

• Puja al teu cotxe, condueix al banc i demana ajuda. Com a alternativa a la idea anterior, que suposa que l'extracte bancari és correcte i que els vostres registres són incorrectes, proveu aquesta idea: demaneu al banc que us ajudi a conciliar el compte. Insinua que creus que probablement l'error és del banc, però d'una manera molt agradable i cordial. Somriu molt.

  I una altra cosa: assegureu-vos de preguntar sobre qualsevol producte que el banc anunciï actualment al vestíbul (la qual cosa anima el personal a pensar que esteu interessat en aquest certificat de dipòsit de 180 mesos, cosa que fa que us siguin molt agradables). ).

  En general, el manteniment de registres del banc sol ser força bo. No obstant això, és possible que el vostre banc s'hagi equivocat, així que demaneu ajuda. Assegureu-vos de demanar una explicació de les transaccions que descobriu només veient-les al vostre extracte bancari. Per cert, probablement pagareu per aquesta ajuda.