10 consells per millorar el vostre flux defectiu amb Xero

L'efectiu és fonamental per a la supervivència d'un negoci i Xero es pot fer servir per fer-ne un seguiment. L'efectiu ha de fluir a l'empresa, de manera que l'empresa té diners per pagar les despeses generals com el lloguer, els salaris i les accions. Aquí teniu deu consells principals per assegurar-vos que feu servir Xero de manera eficaç perquè l'efectiu flueixi als comptes bancaris de l'empresa.

Reconciliar els comptes bancaris regularment

Per assegurar-vos que els taulers i els informes de Xero siguin correctes i actualitzats, preneu l'hàbit de conciliar els comptes bancaris sovint. Amb la informació oportuna, pot estar segur que els informes de factures pendents de pagament són correctes i en condicions de comunicar-se amb els clients s amb promptitud. L'alternativa és esperar per comprovar els rebuts de tots els diners que entren al negoci abans de començar a perseguir el client per pagar.

Vigileu els fluxos d'efectiu esperats a l'empresa

Al tauler de control d'inici de Xero hi ha el tauler Factures que us deuen, que resumeix la informació dels comptes a cobrar actuals i inclou un gràfic. Podeu fer clic ràpidament per comprovar el valor de les factures pendents, actuals i esborranys, i profunditzar per veure'n els detalls al tauler de vendes. Un cop al tauler de vendes podeu fer clic a la casella de la columna Data prevista i afegir notes i actualitzar la data prevista de la factura.

Personalitza les factures de Xero

Les factures de Xero s'han de personalitzar per incloure les dades bancàries i les condicions de pagament. Això facilita que els clients us paguin. Els detalls de la vostra passarel·la de pagament també es poden afegir a la factura mitjançant el tema de marca de factura. Imprimiu una còpia de la vostra factura i comproveu visualment que els clients puguin establir fàcilment com han de pagar el negoci.

Envieu les factures de Xero ràpidament

Les factures es poden enviar per correu electrònic des de l'àrea de vendes de Xero (o qualsevol dispositiu mòbil), estalviant-vos el cost d'un segell i el temps d'inserció de la factura en el procés habitual de comptes a pagar; sovint uns quants dies si haguéssiu utilitzat la bústia.

Quan envieu una factura mitjançant Xero, teniu l'opció d'enviar-la com a PDF a través de la xarxa Xero i com a enllaç en línia. Un client pot descarregar el PDF, tallar un arbre, imprimir-lo i arxivar-lo, boo! O poden desar el PDF al seu ordinador, assegurant-se que disposen d'un sistema de còpia de seguretat normal.

Si és un usuari de Xero genial com tu, poden minimitzar l'entrada de dades connectant-se amb el teu sistema Xero i rebent la factura directament als seus comptes com a esborrany de factura. El client pot fer clic en un hiperenllaç, generat automàticament a la factura que li va enviar, i veure la factura en línia. Quan es faci clic a l'enllaç de la marca verda de la factura en el tauler de comandaments de vendes s'enfosqueix perquè sàpiga l'han vist. Deliciós, ei?

Interacciona amb la tecnologia mòbil

Instal·leu l'aplicació Xero al vostre iPhone i abraceu el núvol mitjançant la facturació mentre esteu de viatge. Com més ràpid s'emet la factura, més ràpid es paga i el banc cobra més ràpidament l'efectiu.

Envieu extractes de Xero a finals de mes

Amb només uns quants clics a través del tauler de vendes de Xero, es poden enviar fàcilment els extractes d'activitat i pendents que resumeixen les factures dels clients als clients que tenen saldos pendents.

Reviseu el vostre informe de comptes a cobrar antics

L'informe de comptes a cobrar antics es pot trobar al tauler d'informes de Xero i enumera tots els comptes a cobrar per client i per mes. Podeu fer clic a les dades per descobrir més detalls sobre la factura i el client.

Reviseu l'informe de posició de caixa

A l'informe de resum executiu de Xero, podeu accedir a un informe de posició en efectiu. El primer bloc d'informació d'aquest informe és una visió senzilla de la situació de tresoreria de l'empresa: Efectiu rebut, Efectiu gastat, Excedent de tresoreria (dèficit) i Saldo bancari de tancament.

Les variacions positives es destaquen en verd i les negatives en vermell. Aquesta és una visió general d'alt nivell de la posició d'efectiu de l'empresa i us pot provocar que aprofundis en els detalls si cal.

L'informe Posició d'efectiu també us ajuda a entendre els detalls darrere del moviment net d'efectiu de l'empresa. En mantenir-se informat del moviment d'efectiu del vostre negoci, esteu en una millor posició per prendre decisions proactives, com ara retardar la despesa si el flux d'efectiu és lent.

Vigileu també el gràfic de barres d'entrades i sortides d'efectiu total al tauler de control d'inici, que destaca els moviments d'efectiu dels darrers sis mesos.

Abraça la naturalesa col·laborativa del núvol

Doneu accés a un membre de l'equip virtual o a un consultor al vostre fitxer Xero i podran perseguir les factures pendents i actualitzar els registres dels clients de forma remota.

Invertiu en una solució complementària per cobrar deutes

No deixis que els clients et tracten com un banc. Invertiu en una de les solucions complementàries de seguiment de deutes de Xero, com ara Debtor Daddy, Satago, Chaser o Late Fee Manager. Aquests ofereixen una varietat de funcions, com ara recordatoris de cortesia abans del venciment d'una factura, recordatoris automàtics per correu electrònic després de pagaments endarrerits i la possibilitat d'enviar missatges de text, aplicar comissions per retard, comissions de servei o interessos a les factures.