Действие! Шаблонът за отчет за 2007 г. е разделен на секции с информация. Всеки раздел има заглавие на раздел, което се появява в шаблона на отчета, но не се появява в самия отчет. Можете да определите кои полета искате да се показват във всеки даден раздел. Шаблонът за отчет се състои от пет основни раздела; не можете да изтриете или промените реда на секциите, но можете да скриете раздел, ако не искате да се показва във вашия отчет.
Петте основни раздела са
- Заглавка на отчета : Информация, която се показва в горната част на първата страница на отчета, като заглавие и създател на отчета
- Заглавка на страницата: Информация, която се показва в горната част на всяка страница, като заглавия на колони
- Подробности: Област, която съдържа едно или повече от вашите полета за контакт или група
- Разделът „Подробности“ е месото и картофите на отчета — където намирате подходяща информация, като име, адрес и телефонен номер на контакта.
- Долен колонтитул на страницата: Информация, която се показва в долната част на всяка страница във вашия отчет, като дата и номер на страница
Можете да преоразмерите секция, за да освободите място за допълнителни полета, като плъзнете хоризонталната сива линия (която се появява в долната част на секцията) по-долу върху шаблона.
След като се занимавате с шаблона си за отчет и го имате точно както искате, не забравяйте да преоразмерите всеки раздел обратно до оригиналния размер – или да го затворите колкото е възможно повече. Всички празни зони в секция се показват като празни зони във вашия отчет!
Промяна на раздели на отчета
Повечето от вас ще се радват да разчитат на петте секции за отчет по подразбиране. Въпреки това, от време на време може да искате да станете малко по-изискани. Може би искате да изброите всеки от контактите си по азбучен ред по фамилно име, групирани по град. Трябва да създадете подраздели в отчета си, за да постигнете това. Не е проблем; ето всичко, което трябва да направите:
1. В дизайнера на отчети щракнете двукратно върху заглавката на всяка секция.
Отваря се диалоговият прозорец Дефиниране на секции. Забележете, че в допълнение към добавянето на подраздели, можете да изберете и няколко други опции:
• Page Break: Показва дали искате всеки раздел да се показва на нов лист хартия или да започнете нов лист в края на раздел
• Сгъване, ако е празен: Затваря раздел, ако в него не се съдържа информация
• Разрешаване на разделяне да се раздели на няколко страници: Позволява на дълъг раздел да продължи към няколко страници
2. Щракнете върху бутона Добавяне, за да добавите нов раздел към отчета.
Отваря се диалоговият прозорец Избор на поле за групиране по.
3. Изберете полето, което искате да използвате, за да групирате отчета си, и след това щракнете върху OK.
4. Изберете възходящ ред от диалоговия прозорец Дефиниране на секции.
След като изберете полето, с което искате да групирате в Стъпка 3, се връщате в диалоговия прозорец Дефиниране на секции. Новият подраздел е маркиран и можете да посочите дали новият подраздел се появява във възходящ или низходящ азбучен ред.
След като създадете нов подраздел, можете да поставите в него толкова полета, колкото са ви необходими.
Скриване на раздел за отчет
Може да има моменти, когато искате да скриете раздел. Например, да речем, че искате отчет, който отчита броя на контактите във всяко от полетата ви за ID/Статус. Теоретично, ДЕЙСТВАЙТЕ! трябва да изброи всички тези контакти, за да могат да бъдат преброени, но вие наистина не искате да виждате всички тези контакти, защото се интересувате само от общо. Въпреки че не можете да премахнете нито една от секциите на шаблона за отчет по подразбиране, можете да ги скриете, което ви дава същия резултат.
За да скриете раздел
1. В дизайнера на отчети отворете прозореца Properties, като изберете View –> Properties Window.
2. Изберете името на секцията, която искате да скриете.
3. Щракнете върху свойството Visible в прозореца Properties и след това го променете на No.
Въпреки че все още можете да видите секцията в дизайнера на отчети, той не се показва във вашите готови отчети.
