Намиране на досадни дубликати във вашия ACT! Базата данни 2007 е трудна, но не и невъзможна. Тъй като наличието на множество записи за едно и също лице или компания е обичайно, ДЕЙСТВАЙТЕ! ви позволява лесно да проверявате за дублиращи се записи въз основа на предварително определени критерии. След това можете да създадете справка на дублиращите се записи и да ги изтриете. Можете също да промените критериите, използвани за намиране на тези дублиращи се записи.
За да премахнете дублиращи се контакти, изпълнете следните стъпки:
1. От всеки ДЕЙСТВИЕ! екран, изберете Инструменти –> Сканиране за дубликати.
По подразбиране ДЕЙСТВАЙТЕ! търси дублиращи се записи за контакт въз основа на името на компанията, името на контакта и телефонния номер. Ако съдържанието на тези три полета е идентично за два или повече контакта, ДЕЙСТВАЙТЕ! ги разглежда като дубликати. Вече можете да посочите как ДЕЙСТВАЙТЕ! проверява за дублиращи се записи на контакти в диалоговия прозорец Проверка на дублиране.
2. В областта Намиране на дублирани контакти изберете трите полета, които искате ДЕЙСТВАЙТЕ! за използване за търсене на дублиращи се данни за контакт.
3. Щракнете върху OK.
Отваря се списъкът с контакти, заедно с диалогов прозорец, който ви информира, че са намерени дубликати, и ви пита дали искате да ги комбинирате. От този списък можете да изтривате записи, да съхранявате записи или да комбинирате дублиращи се записи.
4. Ако искате да комбинирате дубликати, щракнете върху Да, за да продължите при подканата.
Отваря се прозорецът Копиране/Преместване на данни за контакт. Това е първият от шестте прозореца, през които преминавате, когато обединявате дублиращи се контакти. Обединяването на дубликати е бавна, изтощителна задача; трябва да обедините вашите дубликати на база двойка по двойка. След като контактите се обединят, няма функция за отмяна. Продължете с повишено внимание!
Докато напредвате през съветника, изпълнявате следните шест задачи:
• Изберете набор от дубликати.
• Решете дали искате да копирате информацията от първия запис за контакт във втория запис за контакт — или обратно.
• Изберете източник и контакт. В зависимост от вашия избор, един от контактите става източник, а другият е цел. По подразбиране новият, обединен контакт съдържа цялата целева информация. Ако искате да запазите информация за полето източник, щракнете върху полето и след това щракнете върху бутона Копиране.
• Изберете дали искате да преместите допълнителна информация от източника към целта или информацията да остане дублирана и в двата записа.
• Изберете допълнителните елементи, които искате да обедините заедно: бележки, истории, дейности, възможности, вторични контакти и документи. Ако контактът източник има три ноти и целта има четири различни ноти, крайният контакт завършва със седем ноти.
• Посочете дали да запазите или изтриете изходния запис. За ваше удобство ДЕЙСТВАЙТЕ! обобщава информацията, за да улесни решението ви. Ако решите да изтриете изходния запис, щракнете върху Да върху страшното предупреждение, което потвърждава, че може да губите информация.
5. Щракнете върху Готово.
Вашите два дублиращи се записа се сливат в един.
Не можете да възстановите изтритите записи или информация за контакт. Ако по невнимание изтриете важна информация, незабавно отидете на вашия архивен файл и възстановете информацията си.
