Опции за миграция на данни в Salesforce

Salesforce има лесен за използване съветник, който ви превежда през импортирането на вашите актуализации за членове на кампанията, потенциални клиенти, акаунти, контакти и персонализирани обекти. Ако сте системен администратор или имате правилните разрешения за профил, можете да изпълнявате тези задачи за вашите потребители.

За наследени данни на други обекти (като възможности, случаи и дейности), които искате да имате в Salesforce, трябва да въведете информация ръчно или да използвате Data Loader, който е инструмент за импортиране и експортиране на данни, който се предлага с Enterprise и Unlimited издания за автоматично мигриране на данни в Salesforce.

Използване на съветника за импортиране на данни на Salesforce

Помощникът за импортиране на данни за импортиране на потенциални клиенти, акаунти, контакти, решения и персонализирани обекти е удобно разположен под заглавието Integrations в настройката на Lightning Experience. Той има удобен за потребителя интерфейс, който ви превежда през импортирането или актуализирането на записи.

Стартиране на съветника за импортиране на данни на Salesforce.

Ако сте администратор, виждате и бутон Импортиране в горната дясна част на началните страници на раздела. Например, ако искате да импортирате потенциални клиенти на вашата компания, щракнете върху раздела Възможни клиенти и след това щракнете върху бутона Импортиране, който е вдясно от заглавието на показания списък с изглед на страницата. Стъпките и съветите за използване на съветника за импортиране за записи на различни обекти варират:

• Импортиране на потенциални клиенти: Само потребител с разрешение за импортиране на потенциални клиенти може да извърши тази операция.
• Импортиране на контакти и акаунти: Salesforce използва същия съветник, който може да ви преведе през импортирането на контакти и/или акаунти. Отделните потребители също имат възможност да импортират своите лични контакти и акаунти.
• Импортирайте нови членове на кампанията или ги актуализирайте, когато са свързани с кампания: Salesforce използва същия съветник за импортиране на данни, но този път излага само обекта член на кампанията, за да актуализира маркетинговите статуси за потенциални клиенти и контакти.

Проучване на Salesforce Data Loader

Миграцията на данни е труден въпрос. Data Loader е малко клиентско приложение, което помага за групово импортиране или групово експортиране на данни във формат на стойност, разделена със запетая (.csv). Можете да получите достъп до този инструмент, като изберете Интеграции → Зареждане на данни. С този инструмент можете да премествате данни във и извън всеки тип запис в Salesforce, включително възможности и персонализирани обекти. Data Loader поддържа вмъкване, актуализиране, изтриване и експортиране на записи на Salesforce.

Както някой известен веднъж каза, с голяма сила идва и голяма отговорност. Използвайте Data Loader само ако ви е удобно да разберете как обектите, записите и работните потоци и/или тригерите се свързват един с друг. Data Loader е много мощен инструмент за нетехнически потребители. Можете да експортирате данни, да импортирате данни, случайно да презапишете и изтриете много данни и да зададете ефект на домино от правилата на работния процес, ако не сте внимателни. Винаги се уверете, че сте направили резервно копие на данните, ако планирате да направите актуализация. Може да сте безпроблемни без резервно копие, докато един път не бъде направена грешка и не можете да отмените 1000-те полета, които сте презаписали.

Няколко доставчици също предоставят доказани инструменти за извличане, преобразуване, зареждане (ETL), които ви позволяват да мигрирате записи към (или от) Salesforce, автоматично да почиствате и трансформирате данните въз основа на персонализирана логика, която дефинирате, и да добавяте тези записи, където е уместно.

Без да стават прекалено технически, експертите свързват данни, като използват интерфейса на приложната програма (API) на Salesforce, за да дадат възможност на вашите технически служители да имат достъп до данните програмен. Платформата Salesforce се използва за персонализиране или интегриране на Salesforce, за да прави дори по-изумителни неща от това, което можете да правите с него извън кутията. И преди да страдате от претоварване на жаргона, платформата е по същество колекция от правила и команди, които програмистите могат да използват, за да кажат на програма — в този случай Salesforce — да прави определени неща. За достъп до API на Salesforce обаче трябва да имате Enterprise или Unlimited Edition.

Мигриране на вашите наследени данни в Salesforce

По време на подготвителната фаза на внедряването ви се нуждаете от добре обмислен и добре документиран план за вашата стратегия за миграция на данни. Този план трябва да включва подробности за целите, ресурсите, непредвидените обстоятелства и сроковете въз основа на различните стъпки във вашия план. Ето някои от стъпките, които трябва да обмислите.

Определяне на вашите източници на данни

Повечето компании обикновено имат някакъв тип съществуващ инструмент за управление на контакти, различни електронни таблици с други данни за клиенти и често информация за контакт, която се намира в имейл кутии на потребителите и приложения за производителност (да не говорим за документи на Word и лепящи бележки).

Докато преминавате през подготовката си, преценете каква и колко информация трябва да има в Salesforce. Ето няколко съвета за тази стъпка:

• Боклук вътре, боклук навън. Когато се местите в нов дом, обикновено разглеждате килерите на стария си дом и решавате какво да носите със себе си и какво да изхвърлите. Преместването на данни изисква същия тип оценка.
• Направи списък. Каталогизирайте различните източници на данни, включително какви типове записи, какъв диапазон и колко.
• Проектирайте план за съхранение. Работете с вашия проектен екип за управление на взаимоотношенията с клиенти (CRM), за да определите къде трябва да отиде различна информация - и защо.
• Помислете за времето и последователността на импортирането. Например, много компании създават първо потребителски записи, след това импортират акаунти и контакти и накрая мигрират и добавят възможности.
• Опростете го, ако е възможно. Колкото по-сложно направите миграцията, толкова по-голямо е въздействието върху вашата времева линия. Оценете нивото на усилие спрямо потенциалната стойност на усилието.

Подготовка на вашите данни за миграция към Salesforce

Почистете го сега или го почистете по-късно. Някои проектни екипи обичат да „търсят“ данни, преди да ги импортират в Salesforce. Идентифицирането и сливането на дубликати прави намирането на правилния запис по-лесно. Коригирането на несъответствия във вашите данни, като например гарантиране, че всички полета за щат/провинция съдържат двузначни съкращения, прави отчетите по-точни.

Ако вашата наследена система не улеснява почистването, може да предпочетете първо да внесете всички записи в Salesforce и след това да използвате инструментите за управление на данни на Salesforce, за да почистите данните по-късно. Рискът е, че хората с най-добри намерения все още могат да се поддадат на човешката природа и да не искат да се съсредоточат върху усилията за почистване, след като данните вече са в новата система.

Независимо кога го правите, почистването на данни не е бляскава работа, но трябва да се прави и трябва да се прави редовно. Ето няколко съвета, докато подготвяте данните си:

• Експортиране в прост формат. Често е най-лесно да експортирате данни в приложения като Microsoft Access или Excel, с които можете да изтривате колони, да сортирате редове и да правите глобални промени.
• Стремете се да използвате стандартни конвенции за именуване. Ако различните източници на данни се отнасят към акаунти с различни имена (например IBM срещу International Business Machines), сега е подходящ момент за стандартизиране на именуването. Това може да помогне да се избегне създаването на дублирани записи.
• Редактирайте или добавете полета в Salesforce, за да поддържате миграцията. Например, ако вашите отчети от тръбопровода проследяват маржа за възможност, трябва да създадете персонализирано поле за възможност, за да поддържате данни за маржа.
• Ако съществуващият ви източник на данни има уникални идентификатори на записи, мигрирайте тези идентификатори в персонализирано поле само за четене. Винаги можете да изтриете или скриете полето на по-късен етап. Това не само може да ви помогне да проверите точността на вашата миграция, но тези идентификатори може да са полезни и за интеграция (особено ако не планирате да изключите другия източник на данни).
• Съпоставете колоните си с данни с имена на полета в Salesforce. Например, полето Фирма в Microsoft Outlook обикновено се съпоставя с полето Акаунт в Salesforce. Някои системни администратори дори преименуват заглавките на колоните във файловете за миграция, така че да съвпадат точно с имената на полета в Salesforce. Правейки това свежда до минимум миграционната лудост.
• Съобразете данните си, за да отговарят на стандартите на Salesforce (или обратното). Всяко поле в Salesforce има определени свойства, които могат да включват ограничения на размера, десетични точки, формати на дата и т.н.
• Добавете колона за източник на данни към вашия файл за импортиране и я съпоставете с персонализирано поле в Salesforce. По този начин можете да защитите откъде идват данните.
• Задайте правилните собственици на записите, когато е възможно. Ако нямате присвоени всички записи, собственикът по подразбиране избира администратора, който изпълнява миграцията.
• Спечелете приемане от заинтересованите страни на файловете, които сте подготвили. Поне ако им дадете възможност да прегледат, избягвате изненади.

Тестване на импортирането в Salesforce

Тествайте, преди да изпълните окончателната миграция. Често откривате неща, които сте пропуснали или бихте могли да подобрите. Например полетата могат да бъдат картографирани неправилно или може просто да се наложи да създадете допълнителни. Ето няколко съвета:

• Изберете малка извадка от значими записи. Колкото по-висок профил са записите, толкова по-добре – особено когато са прегледани от заинтересована страна.
• Не забравяйте да изключите работните процеси. Не искате да дразните други потребители, като ги предупреждавате ненужно, когато тестовите данни преминават през правилата на работния поток. Някои от вас може да смятат, че е полезно да се спазват определени правила за работния процес, особено ако са създадени, за да предотвратят навлизането на лоши данни. Това не е вярно. Направете работата предварително и подгответе добре данните, преди да импортирате.
• Преглед на оформлението на страницата. Помислете за коригиране на оформленията на страниците, за да улесните валидирането на импортирането на данни. Поставете полета в Salesforce на подобни места на екрана като тези на вашите наследени системи .

Анализиране на резултатите от тестовите данни

Когато вашите тестови данни са в Salesforce, сравнете ги внимателно с вашия тестов файл, за да гарантирате точност и пълнота. Ето няколко съвета как да анализирате продуктивно резултатите от тестовите данни:

• Създайте персонализиран отчет, който ви позволява да разглеждате заедно записаните данни.
• Отворете запис, ако е необходимо, и го сравнете с файла за импортиране. Потвърдете, че полетата на записа показват това, което смятате, че трябва да показват.
• Създайте персонализиран изглед от началната страница на съответния раздел, за да видите импортираните си данни, изложени в колони на страница със списък. Потребителите могат да отидат до отчет, но изгледът ги държи фокусирани.
• Потвърдете данните с избрани заинтересовани страни, за да получите тяхната обратна връзка и подкрепа, че резултатите от тестовите данни изглеждат правилни. Не е достатъчно, че смятате, че тестовото импортиране е било точно. Вашите крайни потребители са най-добрият тест.
• Коригирайте процеса или направете промени във файла за импортиране или Salesforce въз основа на резултатите от тестовото импортиране. Например, може би сте забравили да картографирате поле или данните не са импортирани правилно поради свойствата на полето.

Мигриране на вашите крайни данни

След като успешно анализирате резултатите от тестовите данни, сте готови да импортирате вашите файлове. Да, това е опростяване на това, което може да бъде сложен набор от задачи, но цялостният процес е изпитан и верен.

Ето няколко предложения за тази стъпка:

• Комуникирайте очакванията с вашите потребители. Ако преминавате от една система към друга, може да имате пропуск, в който данните трябва да се актуализират, преди да бъдат пуснати в реално време.
• Правете го по време на престой. Ако имате значителни данни, помислете за стартиране на миграцията в неработно време. Особено ако системата вече е активна за някои групи потребители, това може да избегне объркване.
• Запазете регистрационните файлове на записи, които не са успешно импортирани. Съобщенията за грешки са доста интуитивни и обикновено можете да видите често срещани причини за отхвърляне, поради които определени записи не са били импортирани. Уверете се, че сте отделили време, за да определите дали отхвърлянето е причинено от проблем с форматирането на данните или качеството, а не от досадно правило на работния процес, което не сте възнамерявали да задействате.
• Изградете си някаква възглавница за грешки. Не се опитвайте да изпълните миграцията ден преди обучението по продажби. Може да се случи нещо неочаквано, което да попречи на успешното завършване.

Потвърждаване и разширяване на вашите данни

Подобно на анализирането на резултатите от тестовите данни, когато данните са били заредени, стартирайте отчети, за да потвърдите кръстосано вземане на проби от записи, за да осигурите точност и пълнота. Ако можете, сравнете екраните в Salesforce с тези на вашата наследена система.

Уверете се, че данните се съхраняват в правилните полета и че стойностите имат смисъл. Ако видите адрес в поле за телефон, трябва да почистите данните си или да коригирате съпоставянето на полето. Стремете се към перфектно импортирани данни - но очаквайте и по-малко от това.

Преди да пуснете Salesforce, направете допълнителна стъпка от ръчно или автоматично актуализиране на някои записи, за да удивите потребителите и да постигнете по-голям успех. Когато правите демонстрация или обучение, покажете на потребителите тези напълно въведени примери и ги уведомете за потенциала на Salesforce.

След като имате всичко в Salesforce, забавлението започва!