Преди да добавите съдържание на Salesforce, можете да съхранявате файлове в Salesforce в раздела Документи. Въпреки че не е толкова стабилен като Съдържанието, разделът Документи все още е достъпен и полезен по много начини. Например можете да хоствате изображения, посочени в шаблони за имейли, персонализирани приложения, полета и дори сайтове Force.com в раздела Документи. Тези файлове обикновено не се променят често и определено не е необходимо да се работи съвместно, така че можете да продължите да ги съхранявате, като щракнете върху раздела Документи.
Можете също да мислите за раздела Документи като място, където системните администратори съхраняват файлове. Въпреки това, ако имате нужда от възможността да преглеждате файлове, да си сътрудничите по тях с Chatter или да съхранявате по-големи файлове, тези файлове принадлежат към съдържанието на Salesforce.
Създаване на папки в библиотеката с документи
За да създадете папка с документи, първо трябва да имате разрешение за управление на публични документи. (Ако не сте сигурни, че го имате, можете бързо да разберете, като видите дали сте преминали стъпка 1 в следния списък. Ако не можете да преминете през стъпка 1, помолете администратора си да помогне.) За да продължите. , отидете в раздела Документи и изпълнете следните стъпки:
Щракнете върху връзката Създаване на нова папка под заглавието Папки на документи. Появява се страница Нова папка с документи.
Въведете име за папката в полето Папка с документи.
Използвайте падащия списък Достъп до публична папка, за да изберете правата за достъп.
Щракнете върху бутоните за избор, за да изберете кой трябва да има достъп до папката.
Когато сте готови, щракнете върху Запиши. Появява се страницата Документи с име на папка и можете да започнете да добавяте нови документи към новата си папка.
Добавяне на документи
Преди представителите да започнат да използват документи в Salesforce, вие или някой от вашата компания трябва първо да добавите документите към библиотеката с документи.
При качване на документи ограничението за размер на файла за всеки отделен файл е 5MB. За някои компании това може да е средният размер на презентация на PowerPoint или PDF файл с графики, така че планирайте съответно.
За да добавите документ и да качите неговия файл, влезте в Salesforce и изпълнете следните стъпки:
Щракнете върху знака плюс в горната дясна част на вашите раздели и след това изберете Документи. Появява се страница за качване на нов документ.
Въведете име за файла в полето Име на документа. Ако искате името на документа да съвпада точно с името на файла, оставете това поле празно. След като изберете файла, името на файла автоматично попълва празното поле Име на документа.
Поставете отметка в квадратчето Само за вътрешна употреба само ако искате този документ да бъде поверителен. Ако поставите отметка в това квадратче, не променяте достъпа до документа, но маркирате крайните си потребители да не изпращат файла извън компанията.
Поставете отметка в квадратчето Външно достъпно изображение само ако качвате изображение, което ще изпращате в HTML шаблони за имейли на хора, които трябва да го видят, без да се налага да влизат в Salesforce, за да го видят. Например за лога или долни колонтитули на бланки трябва да е избрано това поле.
Използвайте падащия списък Папка, за да изберете папка. Ако все още не сте създали подходящата папка или нямате достъп за четене и запис до правилната папка, можете първо да съхраните файла в папката Моите лични документи и подайте отново документа по-късно.
В полето Описание въведете кратко описание на документа.
В полето Ключови думи въведете ключови думи, които ще помогнат на крайните ви потребители да намерят документа. Salesforce предоставя инструмент за търсене на документи на началната страница на Documents, така че трябва да изберете ключови думи, които смятате, че вашите потребители ще въведат. Например, ако добавяте казус, можете да въведете ключови думи, които включват подходящи продукти, имена на клиенти, предизвикателства и така нататък, които търговските представители биха могли да използват за кръстосани препратки.
Под стъпката Избор на файл радиобутонът Enter the Path е избран по подразбиране, така че просто трябва да щракнете върху бутона Преглед, за да изберете желания файл. Появява се диалогов прозорец Избор на файл.
Изберете файл от папките на вашия компютър и щракнете върху Отвори. Диалоговият прозорец се затваря и пътят на документа се въвежда в полето Файл за качване.
Когато качването приключи, страницата за запис на документа се появява отново в режим Записан с информация за документа и връзка за преглед на документа.
Използване на документи
След като създадете документи в Salesforce, можете да ги използвате по различни начини в хода на продажбата си. Можете да търсите документи от началната страница на Документи или да преглеждате папките си с документи. Можете да използвате изображение, което е качено от раздела Документи, в шаблони за имейли. Ако сте администратор, можете също да персонализирате логото в горния ляв ъгъл на Salesforce с качено изображение, стига то да е най-много 20 КБ и 300 пиксела широко и 55 пиксела високо.
