Microsoft CRM съдържа предварително дефинирани отчети и диаграми, разделени в четири основни категории – продажби, услуги, административни и маркетингови. Всяка от тези категории съдържа отчети, които показват информация, свързана с тази конкретна област на Microsoft CRM. Имайте предвид, че някои отчети могат да бъдат скрити от определени потребители в зависимост от техните роли за сигурност, а някои просто не са присвоени на категория или обект:
- Отчети за продажбите: Съберете всички дейности, свързани с продажба, от потенциалния клиент до действителната продажба. Тези отчети могат също да предоставят статистическа информация за акаунти, водещи източници, конкуренти и продукти.
- Доклади за услуги: Предоставят статистическа информация, свързана с договори и казуси, и обобщения на статии от базата знания. Тези отчети предоставят бърз анализ на това кои продукти изискват най-голяма поддръжка и къде вашите представители на сервиза прекарват най-много време.
- Административни отчети: Предоставете обобщена информация за вашите потребители на Microsoft CRM. Този раздел е логично място за съхраняване на персонализирани отчети, свързани с информация за цялата компания, като например списък на всички служители, които участват във вашия план 401(k).
- Маркетингови отчети: Опишете акаунти, кампании, ефективност на водещия източник и други области от интерес за маркетинговия отдел. Отчетите предоставят обобщена и подробна информация за акаунти, кампании и източници на възможни клиенти.
Вашият системен администратор, консултант или търговец с добавена стойност може да създава персонализирани отчети и може да направи отчет наличен в една или повече категории, както и от формуляри за свързани типове записи или от списъци за свързани типове записи.
Отчетите също могат да бъдат присвоени на обект (случай, контакт, акаунт, дейност и т.н.) и могат да бъдат преглеждани от този обект, като щракнете върху бутона Отчети в лентата с инструменти.
Ако вашият профил за защита ви пречи да осъществявате достъп до данни в Microsoft CRM, няма да можете да видите тези данни в нито един отчет, който стартирате. Функцията за отчитане спазва настройките за сигурност.
Настройките във вашия профил за сигурност определят кои отчети можете да виждате. Това е друга област, в която Microsoft CRM се откроява, като ви позволява да настроите многослоен достъп за сигурност за вашия персонал. Например, можете да дадете достъп само на вашия отдел „Човешки ресурси“ до отчети, съдържащи поверителна информация като заплати и комисионни. Или може би вашите системни администратори биха могли да ограничат достъпа до ресурсоемки отчети, за да предпазят отчетите да не бъдат стартирани по погрешка през деня, когато системата вече е заета.
Можете да получите достъп до отчети в прозореца Отчети или, за тези отчети, свързани с конкретни обекти, както е отбелязано, от самите обекти.
Ето как да направите разбивка на резултатите от търсенето на отчети (което е полезно за тези търсения с игла в купа сено):
1. В долната част на навигационния екран щракнете върху бутона Работно място. След това в горната част на екрана щракнете върху Отчети (под Моята работа).
Появява се прозорецът Reports. Не забравяйте, че ще виждате само отчетите, които вашият профил за сигурност ви позволява да виждате.
2. Попълнете полето Търсене и щракнете върху бутона Намери.
Това е първият метод, който използваме за намаляване на размера на списъка. Чрез въвеждане на текст в полето Търсене, ще бъдат изброени само отчети с този текст навсякъде в дисплея (тоест в колоната Име на отчета, Тип на отчета, Променено Включено или Описание).
3. Щракнете върху стрелката до полето Категория и изберете категория.
Това е друг начин за стесняване на изброените отчети и е полезен, ако сте компания, натоварена с отчети.
4. Щракнете върху стрелката до полето Entity и изберете обект.
Изборът на обект ви позволява да намерите отчети, свързани с този обект. Можете да избирате от акаунти, случаи, отговори на кампании, маркетингови списъци, оферти и др.
5. Когато намерите отчета, който търсите, щракнете върху него, за да го маркирате.
6. За да стартирате отчета, който току-що маркирахте, щракнете върху Още действия в лентата с инструменти на прозореца и изберете Изпълнение на отчет.
Това отваря екрана за преглед на отчети, където ще видите известие, което вашият отчет генерира. След това виждате самия доклад.
