Първият контакт, който виждате при отваряне на ACT! базата данни е ваша собствена - това е вашият My Record. Моят запис не е нищо повече от запис за контакт, който е свързан с потребител на базата данни. Вашият My Record съхранява цялата ваша собствена информация, която автоматично се появява в някои от предварително зададените шаблони, които идват с ACT!. Например, титулният лист на факса включва вашите телефонни и факс номера; отчет има вашето име в горната част; и писмо има вашето име в долната част.
Ако информацията на някой друг се появи като първия запис за контакт, който виждате, когато отворите базата си данни, проучете тези три възможности:
- Влезли ли сте като себе си? Ако не, направете го. След това, когато отворите ACT! отново — влезли като себе си — се появява вашият My Record.
- Променили ли сте по невнимание собствената си информация за контакт? Ако случаят е такъв, сменете го обратно.
- Ако сте 100 процента сигурни, че сте влезли като себе си и не сте променили информацията си за контакт, вашата база данни вероятно е повредена. Ще трябва да извършите малко CPR на вашата база данни.
Много е важно да отделите време за въвеждане на цялата си информация за контакт. Ако не го направите, може да откриете, че ви липсва ключова информация, когато започнете да работите с шаблони и отчети. Например, ако никога не въвеждате свой собствен номер на факс, вашият номер на факс няма да се появи в шаблона на заглавния лист на факса, което означава, че трябва да го попълвате всеки път, когато изпращате факс. Спестете си проблемите и попълнете своя My Record веднага.
Вашият My Record също ви позволява да използвате няколко други важни ACT! Характеристика:
- Разрешението за изпълнение на различни функции се основава на нивото на защита на вашия My Record.
- Контакти, бележки, истории, дейности и възможности, маркирани като частни, могат да бъдат преглеждани само от мениджъра на записи, който ги е създал.
- Всеки път, когато въведете нов контакт, група, компания или възможност, вашето име се появява като създател на този контакт.
- Когато изтриете контакт, историята на това изтриване се появява в областта История на вашия Моят запис.
- Всеки път, когато добавите бележка към запис за контакт, вашето име се появява като мениджър на записите на тази бележка.
- Когато планирате дейност, вашето име автоматично се прикрепя към тази дейност.
