В ДЕЙСТВИЕ! 2008, добавянето на файл към раздела Документи е лесно и си заслужава усилията. Разделът Документи, който можете да намерите в прозорците Контакти, Групи или Компании, ви позволява да прикачите или създадете пряк път към всички ваши файлове, свързани с текущия контакт, група или компания. Можете да добавите или създадете пряк път към предложение, създадено в Excel, договор, създаден в Word, или дори PDF файл, който сте сканирали във вашия компютър.
Просто следвайте тези стъпки, за да добавите документ към раздела Документи:
1. Покажете записа за контакт, група или фирма, към който искате да добавите документ.
2. Щракнете върху раздела Документи.
3. Щракнете върху бутона Добавяне на документ в лентата с икони на раздела Документи.
Тук имате два избора:
• Файл: Избирайки тази опция, вие всъщност клонирате оригиналния файл и го добавяте към вашия ACT! база данни. След като добавите документ в раздела Документи, можете да отворите файла директно от ACT! за да видите, редактирате или отпечатате. Премахването на файл от раздела Документи не премахва оригиналния документ от вашия компютър и обратно. Запомнете: Тъй като файлът, който добавяте в раздела Документи, е клонинг на оригинала, промените, които правите в оригиналния документ, не се появяват в клонирания документ, намиращ се в раздела Документи, нито се появяват промените, които правите в клонирания документ в оригинала. Помислете за изтриване на оригиналния документ, за да избегнете объркване.
• Пряк път: Създава пряк път, свързващ обратно към оригиналния документ, вместо да го копира. Местоположението на оригиналния документ се показва в раздела Документи.
Пътят My Documents е специфичен както за машината, така и за потребителя. Закупуването на нов компютър или промяната на потребителската информация в съществуващия прави вашия пряк път(и) невалиден. Помислете за създаване на нова папка на Windows, като ACT Documents, която може да бъде създадена отново на нов компютър и да бъде видяна от различни потребители. Освен това потребителите на отдалечена база данни, които нямат достъп до тези папки, не могат да преглеждат документа.
В зависимост от вашия избор се отваря диалоговият прозорец Прикачване на файл или Прикачване на пряк път.
4. Прегледайте документа, който искате да добавите, изберете го и след това щракнете върху Отвори.
ДЕЙСТВАЙТЕ! добавя документа към вашия ACT! база данни и показва размера, типа и датата на последната промяна в раздела Документи. Прикачените файлове показват името на документа; прикачените преки пътища показват пътя към файла.
Документите, които добавяте в раздела Документи, стават част от вашата база данни, така че потребителите на отдалечено синхронизиране вече могат да имат достъп и до тези документи. Можете също да добавите файл към раздела Документи от Windows Explorer или Моят компютър, като плъзнете иконата на документа в раздела Документи.
