Përpara shtimit të Përmbajtjes së Salesforce, mund të ruani skedarë në Salesforce në skedën "Dokumentet". Edhe pse jo aq i fortë sa Përmbajtja, skeda Dokumentet është ende e disponueshme dhe e dobishme në shumë mënyra. Për shembull, mund të strehoni imazhe të referuara në shabllonet e postës elektronike, aplikacionet e personalizuara, fushat dhe madje edhe faqet e Force.com në skedën Dokumentet. Këta skedarë zakonisht nuk ndryshojnë shpesh dhe definitivisht nuk kanë nevojë të bashkëpunohen, kështu që mund të vazhdoni t'i ruani duke klikuar skedën Dokumentet.
Ju gjithashtu mund të mendoni për skedën Dokumentet si një vend ku administratorët e sistemit vendosin skedarë. Megjithatë, nëse keni nevojë për aftësinë për të parë paraprakisht skedarët, për të bashkëpunuar në to me Chatter ose për të ruajtur skedarë më të mëdhenj, ato skedarë i përkasin Salesforce Content.
Krijimi i dosjeve në Bibliotekën e Dokumenteve
Për të krijuar një dosje dokumentesh, së pari duhet të keni lejen Menaxhoni Dokumentet Publike. (Nëse nuk jeni i sigurt se e keni atë, mund ta zbuloni shpejt duke parë nëse e kaloni hapin 1 në listën e mëposhtme. Nëse nuk jeni në gjendje të kaloni hapin 1, kërkoni administratorin tuaj të ndihmojë.) Për të vazhduar , shkoni te skeda Dokumentet dhe ndiqni këto hapa:
Klikoni lidhjen Krijo dosje të re nën titullin Dosjet e dokumentit. Shfaqet një faqe e Dosjes së Dokumentit të Ri.
Shkruani një emër për dosjen në fushën Dosja e dokumentit.
Përdorni listën rënëse të Qasjes në Dosjen Publike për të zgjedhur të drejtat e aksesit.
Klikoni butonat e radios për të zgjedhur se kush duhet të ketë akses në dosje.
Kur të keni mbaruar, klikoni Ruaj. Shfaqet faqja Dokumentet e emrit të dosjes dhe mund të filloni të shtoni dokumente të reja në dosjen tuaj të re.
Shtimi i dokumenteve
Përpara se përfaqësuesit të fillojnë të përdorin dokumente në Salesforce, ju ose dikush në kompaninë tuaj duhet së pari t'i shtoni dokumentet në Bibliotekën e Dokumenteve.
Kur ngarkoni dokumente, kufiri i madhësisë së skedarit për çdo skedar individual është 5 MB. Për disa kompani, kjo mund të jetë madhësia mesatare e një prezantimi në PowerPoint ose një skedari PDF me grafikë, kështu që planifikoni në përputhje me rrethanat.
Për të shtuar një dokument dhe për të ngarkuar skedarin e tij, regjistrohuni në Salesforce dhe ndiqni këto hapa:
Klikoni shenjën plus në krye në të djathtë të skedave tuaja dhe më pas zgjidhni Dokumentet. Shfaqet një faqe "Ngarko dokument i ri".
Shkruani një emër për skedarin në fushën Emri i Dokumentit. Nëse dëshironi që emri i dokumentit të përputhet saktësisht me emrin e skedarit, lëreni këtë fushë bosh. Pasi të zgjidhni skedarin, emri i skedarit plotëson automatikisht fushën e zbrazët të Emrit të Dokumentit.
Zgjidhni kutinë e kontrollit Vetëm për përdorim të brendshëm vetëm nëse dëshironi që ky dokument të jetë konfidencial. Nëse zgjidhni këtë kuti, ju nuk e ndryshoni aksesin në dokument, por i sinjalizoni përdoruesit tuaj fundorë që të mos e dërgojnë skedarin jashtë kompanisë.
Zgjidhni kutinë e kontrollit "Imazhi i disponueshëm nga jashtë" vetëm nëse po ngarkoni një imazh që do t'ua dërgoni në shabllonet e emailit HTML njerëzve që duhet ta shohin atë pa pasur nevojë të identifikohen në Salesforce për ta parë. Për shembull, logot ose fundet e kokës me letra duhet të kenë të zgjedhur këtë kuti.
Përdorni listën rënëse Dosja për të zgjedhur një dosje. Nëse nuk keni krijuar ende dosjen e duhur ose nuk keni akses për lexim-shkrim në dosjen e duhur, fillimisht mund ta ruani skedarin në dosjen Dokumentet e mia personale dhe arkivoni dokumentin më vonë.
Në fushën Përshkrim, shkruani një përshkrim të shkurtër të dokumentit.
Në fushën Fjalë kyçe, shkruani fjalë kyçe që do t'i ndihmojnë përdoruesit tuaj fundorë të gjejnë dokumentin. Salesforce ofron një mjet kërkimi "Gjej Dokumentet" në faqen kryesore të Dokumenteve, kështu që ju duhet të zgjidhni fjalë kyçe që mendoni se do të futin përdoruesit tuaj. Për shembull, nëse po shtoni një studim rasti, mund të futni fjalë kyçe që përfshijnë produktet përkatëse, emrat e klientëve, sfidat, dhe kështu me radhë që përfaqësuesit e shitjeve mund t'i përdorin për referencë të kryqëzuar.
Në hapin Zgjidhni skedarin, butoni i radios "Hyni rrugën" zgjidhet si parazgjedhje, kështu që ju vetëm duhet të klikoni butonin "Shfleto" për të zgjedhur skedarin e dëshiruar. Shfaqet kutia e dialogut Zgjidhni skedarin.
Zgjidhni një skedar nga dosjet në kompjuterin tuaj dhe klikoni Open. Kutia e dialogut mbyllet dhe shtegu i dokumentit futet në fushën File to Upload.
Kur të përfundojë ngarkimi, faqja e regjistrimit të dokumentit rishfaqet në modalitetin e ruajtur me informacion mbi dokumentin dhe një lidhje për të parë dokumentin.
Duke përdorur dokumente
Pasi të krijoni dokumente në Salesforce, mund t'i përdorni ato në mënyra të ndryshme gjatë shitjes suaj. Mund të kërkoni për dokumente nga faqja kryesore e Dokumenteve ose të shfletoni nëpër dosjet tuaja të dokumenteve. Ju mund të përdorni një imazh që është ngarkuar nga skeda Dokumentet, te Modelet e Email-it. Nëse jeni administrator, mund të personalizoni gjithashtu logon në këndin e sipërm majtas të Salesforce me një imazh të ngarkuar, për sa kohë që është maksimumi 20 KB dhe 300 piksel i gjerë dhe 55 piksel i lartë.
