Opsionet për migrimin e të dhënave në Salesforce

Salesforce ka një magjistar të lehtë për t'u përdorur që ju hap drejt importimit të përditësimeve të anëtarëve të fushatës, drejtuesve, llogarive, kontakteve dhe objekteve të personalizuara. Nëse jeni një administrator sistemi ose keni lejet e duhura të profilit, mund t'i kryeni këto detyra për përdoruesit tuaj.

Për të dhënat e trashëgimisë së objekteve të tjera (siç janë mundësitë, rastet dhe aktivitetet) që dëshironi të keni në Salesforce, duhet të vendosni manualisht informacionin ose të përdorni ngarkuesin e të dhënave, i cili është një mjet importi dhe eksporti të dhënash që vjen me Enterprise dhe Unlimited botime për të migruar automatikisht të dhënat në Salesforce.

Duke përdorur magjistarin e importimit të të dhënave Salesforce

Magjistari i importit të të dhënave për importimin e drejtuesve, llogarive, kontakteve, zgjidhjeve dhe objekteve të personalizuara është i vendosur në mënyrë të përshtatshme nën titullin Integrimet në Konfigurimin e Përvojës së Rrufesë. Ka një ndërfaqe miqësore për përdoruesit që ju udhëzon në importimin ose përditësimin e të dhënave.

Nisja e magjistarit të importimit të të dhënave Salesforce.

Nëse jeni administrator, shihni gjithashtu një buton Import në pjesën e sipërme djathtas të faqeve kryesore të skedës. Për shembull, nëse doni të importoni drejtuesit e kompanisë suaj, klikoni në skedën Drejtues dhe më pas kliko butonin Import, i cili është në të djathtë të titullit të pamjes së listës së shfaqur të faqes. Hapat dhe këshillat për përdorimin e magjistarit të importit për regjistrimet e objekteve të ndryshme ndryshojnë:

• Importi drejtues: Vetëm një përdorues me lejen e Importit të Klientëve mund ta kryejë këtë veprim.
• Importoni kontakte dhe llogari: Salesforce përdor të njëjtin magjistar që mund t'ju çojë përmes importimit të Kontakteve dhe/ose Llogarive. Përdoruesit individualë gjithashtu kanë mundësinë të importojnë Kontaktet dhe Llogaritë e tyre personale.
• Importoni anëtarë të rinj të fushatës ose përditësoni ata kur lidhen me një fushatë: Salesforce përdor të njëjtin magjistar të importimit të të dhënave, por këtë herë ekspozon vetëm objektin e Anëtarit të fushatës për të përditësuar statuset e marketingut për drejtuesit dhe kontaktet.

Hetimi i ngarkuesit të të dhënave Salesforce

Migrimi i të dhënave është një çështje e ndërlikuar. Ngarkuesi i të dhënave është një aplikacion i vogël klienti që ndihmon në importimin ose eksportimin në masë të të dhënave në formatin e vlerave të ndara me presje (.csv). Ju aksesoni këtë mjet duke zgjedhur Integrimet → Ngarkuesi i të dhënave. Me këtë mjet, ju mund të zhvendosni të dhënat brenda dhe jashtë çdo lloj regjistrimi në Salesforce, duke përfshirë mundësitë dhe objektet e personalizuara. Ngarkuesi i të dhënave mbështet futjen, përditësimin, fshirjen dhe eksportimin e të dhënave të Salesforce.

Siç tha dikur dikush i famshëm, me fuqi të madhe vjen edhe përgjegjësi e madhe. Përdorni ngarkuesin e të dhënave vetëm nëse jeni të kënaqur me të kuptuarit se si objektet, regjistrimet dhe rrjedhat e punës dhe/ose aktivizuesit lidhen me njëri-tjetrin. Data Loader është një mjet shumë i fuqishëm për përdoruesit jo teknikë. Mund të eksportoni të dhëna, të importoni të dhëna, të mbishkruani dhe fshini aksidentalisht shumë të dhëna dhe të vendosni një efekt domino të rregullave të rrjedhës së punës nëse nuk jeni të kujdesshëm. Gjithmonë sigurohuni që të bëni një kopje rezervë të të dhënave nëse planifikoni të bëni një përditësim. Ju mund të jeni pa probleme pa një kopje rezervë derisa një herë të bëhet një gabim dhe nuk mund të zhbëni 1000 fushat që keni mbishkruar.

Disa shitës ofrojnë gjithashtu ekstrakt, transformim, ngarkim të provuar të veglave (ETL) që ju mundësojnë të migroni të dhënat në (ose nga) Salesforce, të pastroni dhe transformoni automatikisht të dhënat bazuar në logjikën e personalizuar që përcaktoni dhe t'i shtoni ato regjistrime aty ku është e përshtatshme.

Pa u bërë shumë teknike, ekspertët i lidhin të dhënat duke përdorur ndërfaqen e programit të aplikacionit Salesforce (API) për t'u mundësuar njerëzve tuaj teknikë të aksesojnë të dhënat në mënyrë programore. Platforma Salesforce është përdorur për të rregulloje ose integrohen Salesforce për të bërë gjëra edhe snazzier se çfarë mund të bëni me atë të dalë nga kutia. Dhe përpara se të vuani nga mbingarkesa e zhargonit, një platformë është në thelb një koleksion rregullash dhe komandash që programuesit mund t'i përdorin për t'i thënë një programi - Salesforce, në këtë rast - të bëjë gjëra të caktuara. Sidoqoftë, për të hyrë në API të Salesforce, duhet të keni Edition Enterprise ose Unlimited.

Migrimi i të dhënave tuaja të trashëgimisë në Salesforce

Gjatë fazës përgatitore të zbatimit tuaj, ju nevojitet një plan i mirëmenduar dhe i dokumentuar mirë për strategjinë tuaj të migrimit të të dhënave. Ky plan duhet të përfshijë detaje mbi objektivat, burimet, kontingjentet dhe afatet kohore bazuar në hapat e ndryshëm në planin tuaj. Këtu janë disa nga hapat që duhet të keni parasysh.

Përcaktimi i burimeve tuaja të të dhënave

Shumica e kompanive zakonisht kanë një lloj mjeti ekzistues të menaxhimit të kontakteve, një shumëllojshmëri fletëllogaritëse me të dhëna të tjera të klientit dhe shpesh, informacione kontakti që jetojnë në kutitë hyrëse të emailit të përdoruesve dhe aplikacionet e produktivitetit (për të mos përmendur dokumentet Word dhe shënimet ngjitëse).

Ndërsa kaloni në përgatitjen tuaj, vlerësoni se çfarë dhe sa informacion duhet të ketë në Salesforce. Këtu janë disa këshilla për këtë hap:

• Plehra brenda, mbeturina jashtë. Kur zhvendoseni në një shtëpi të re, zakonisht shikoni dollapët e shtëpisë tuaj të vjetër dhe vendosni se çfarë të merrni me vete dhe çfarë të hidhni. Lëvizja e të dhënave kërkon të njëjtin lloj vlerësimi.
• Bëni një listë. Katalogoni burimet e ndryshme të të dhënave, duke përfshirë llojet e regjistrimeve, çfarë diapazoni dhe sa.
• Hartoni një plan ruajtjeje. Punoni me ekipin tuaj të projektit të menaxhimit të marrëdhënieve me klientët (CRM) për të përcaktuar se ku duhet të shkojnë informacione të ndryshme — dhe pse.
• Mendoni për kohën dhe sekuencën e importit. Për shembull, shumë kompani fillimisht krijojnë regjistrime të përdoruesve, më pas importojnë Llogaritë dhe Kontaktet dhe më në fund migrojnë dhe shtojnë Opportunities.
• Mbajeni të thjeshtë, nëse është e mundur. Sa më i ndërlikuar ta bëni migrimin, aq më i madh është ndikimi në afatin tuaj kohor. Vlerësoni nivelin e përpjekjes kundrejt vlerës së mundshme të përpjekjes.

Përgatitja e të dhënave tuaja për migrim në Salesforce

Pastrojeni tani, ose pastrojeni më vonë. Disa skuadra projekti pëlqejnë të "pastrojnë" të dhënat përpara se t'i importojnë ato në Salesforce. Identifikimi dhe bashkimi i dublikatave e bën më të lehtë gjetjen e rekordit të duhur. Rregullimi i mospërputhjeve në të dhënat tuaja, si për shembull sigurimi që të gjitha fushat e Shtetit/Provincës të kenë shkurtesa me dy karaktere, i bën raportet më të sakta.

Nëse sistemi juaj i vjetër nuk e bën të lehtë pastrimin, mund të preferoni t'i sillni të gjitha të dhënat në Salesforce në fillim dhe më pas të përdorni mjetet e menaxhimit të të dhënave Salesforce për të pastruar të dhënat më vonë. Rreziku është që njerëzit me qëllimet më të mira ende mund t'i nënshtrohen natyrës njerëzore dhe të mos duan të fokusohen në përpjekjet e pastrimit pasi të dhënat janë tashmë në sistemin e ri.

Pavarësisht se kur e bëni, pastrimi i të dhënave nuk është punë magjepsëse, por duhet bërë dhe duhet bërë rregullisht. Këtu janë disa këshilla ndërsa përgatitni të dhënat tuaja:

• Eksporto në një format të thjeshtë. Shpesh, është më e lehtë të eksportoni të dhëna në aplikacione si Microsoft Access ose Excel, me të cilat mund të fshini kolonat, të renditni rreshtat dhe të bëni ndryshime globale.
• Përpiquni të përdorni konventat standarde të emërtimit. Nëse burime të ndryshme të të dhënave u referohen llogarive me emra të ndryshëm (për shembull, IBM kundrejt International Business Machines), tani është një kohë e mirë për të standardizuar emërtimin. Kjo mund të ndihmojë në shmangien e krijimit të rekordeve të kopjuara.
• Ndryshoni ose shtoni fushat në Salesforce për të mbështetur migrimin. Për shembull, nëse tubacioni juaj raporton marzhin e gjurmës për mundësi, ju duhet të ndërtoni një fushë të personalizuar Opportunity për të mbështetur të dhënat e marzhit.
• Nëse burimi juaj ekzistues i të dhënave ka ID unike të rekordeve, migrojini ato ID në një fushë të personalizuar vetëm për lexim. Ju gjithmonë mund ta fshini ose fshehni fushën në një fazë të mëvonshme. Kjo jo vetëm që mund t'ju ndihmojë të verifikoni saktësinë e migrimit tuaj, por ato ID mund të jenë gjithashtu të dobishme për integrimin (veçanërisht nëse nuk planifikoni të mbyllni burimin tjetër të të dhënave).
• Harto kolonat e të dhënave tuaja në emrat e fushave në Salesforce. Për shembull, fusha e kompanisë në Microsoft Outlook zakonisht lidhet me fushën e llogarisë në Salesforce. Disa administratorë të sistemit madje riemërtojnë titujt e kolonave në skedarët e migrimit në mënyrë që ato të përputhen saktësisht me emrat e fushave në Salesforce. Të bësh këtë minimizon çmendurinë e migrimit.
• Konformoni të dhënat tuaja për t'iu përshtatur standardeve të Salesforce (ose anasjelltas). Çdo fushë në Salesforce ka veçori të caktuara që mund të përfshijnë kufizime në madhësi, pikë dhjetore, formate datash, etj.
• Shtoni një kolonë Burimi i të Dhënave në skedarin tuaj të importit dhe hartojeni atë në një fushë të personalizuar në Salesforce. Duke bërë këtë, ju mund të mbroni nga kanë ardhur të dhënat.
• Caktoni pronarët e duhur për të dhënat kudo që të jetë e mundur. Nëse nuk i keni të gjitha të dhënat e caktuara, pronari vendos parazgjedhjen për cilindo administrator që po ekzekuton migrimin.
• Fitoni pranimin nga palët e interesuara të dosjeve që keni përgatitur. Të paktën nëse u ofroni mundësinë për të rishikuar, ju shmangni surprizat.

Testimi i importit në Salesforce

Testoni përpara se të ekzekutoni migrimin përfundimtar. Shpesh, ju zbuloni gjëra që ju kanë munguar ose mund t'i përmirësoni. Për shembull, fushat mund të hartohen gabimisht, ose thjesht mund t'ju duhet të krijoni disa shtesë. Këtu janë disa këshilla:

• Zgjidhni një mostër të vogël të të dhënave të rëndësishme. Sa më i lartë të jenë të dhënat, aq më mirë - veçanërisht kur shqyrtohen nga një palë e interesuar.
• Mos harroni të çaktivizoni rrjedhën e punës. Ju nuk dëshironi të bezdisni përdoruesit e tjerë duke i paralajmëruar në mënyrë të panevojshme kur të dhënat e testimit rrjedhin përmes rregullave të rrjedhës së punës. Disa prej jush mund të mendojnë se është e dobishme të mbani disa rregulla të rrjedhës së punës, veçanërisht nëse ato janë krijuar për të parandaluar hyrjen e të dhënave të këqija. Kjo nuk është e vërtetë. Kryeni punën para kohe dhe përgatitini mirë të dhënat, përpara se t'i importoni.
• Rishikoni paraqitjen e faqes. Merrni parasysh rregullimin e paraqitjeve të faqeve për ta bërë më të lehtë verifikimin e importit të të dhënave. Vendosni fushat në Salesforce në vende të ngjashme të ekranit me ato të sistemeve tuaja të vjetra .

Duke analizuar rezultatet e të dhënave të testit

Kur të dhënat tuaja të testit janë në Salesforce, krahasoni ato me kujdes me skedarin tuaj të testimit për të siguruar saktësinë dhe plotësinë. Këtu janë disa këshilla se si të analizoni në mënyrë produktive rezultatet e të dhënave të testit:

• Ndërtoni një raport të personalizuar që ju lejon të shikoni kolektivisht të dhënat e regjistrimit.
• Hapni një regjistrim, nëse është e nevojshme, dhe krahasoni atë me skedarin e importit. Konfirmoni që fushat e regjistrimit tregojnë atë që mendoni se duhet të tregojnë.
• Ndërtoni një pamje të personalizuar nga faqja kryesore e një skede përkatëse për të parë të dhënat tuaja të importuara të paraqitura në kolona në një faqe liste. Përdoruesit mund të shkojnë te një raport, por një pamje i mban ata të fokusuar.
• Verifikoni të dhënat me palët e përzgjedhura të interesit për të marrë komentet e tyre dhe për të mbështetur që rezultatet e të dhënave të testimit të duken të sakta. Nuk mjafton të mendosh se importimi i testit ishte i saktë. Përdoruesit tuaj fundorë janë testi përfundimtar.
• Rregulloni procesin tuaj ose bëni ndryshime në skedarin e importit ose Salesforce bazuar në rezultatet e importit testues. Për shembull, ndoshta keni harruar të hartoni një fushë ose të dhënat nuk janë importuar saktë për shkak të vetive të një fushe.

Migrimi i të dhënave tuaja përfundimtare

Pasi të keni analizuar me sukses rezultatet e të dhënave të testimit, jeni gati të importoni skedarët tuaj. Po, ky është një thjeshtim i asaj që mund të jetë një grup i komplikuar detyrash, por procesi i përgjithshëm është i provuar dhe i vërtetë.

Këtu janë disa sugjerime për këtë hap:

• Komunikoni pritshmëritë me përdoruesit tuaj. Nëse po lëvizni nga një sistem në tjetrin, mund të keni një gabim në të cilin të dhënat duhet të përditësohen përpara se të dalin drejtpërdrejt.
• Bëjeni gjatë kohës së pushimit. Nëse keni të dhëna të rëndësishme, merrni parasysh ekzekutimin e migrimit gjatë orëve jo pune. Sidomos nëse sistemi tashmë është aktiv për disa grupe përdoruesish, kjo mund të shmangë konfuzionin.
• Ruani skedarët e regjistrit të regjistrimeve që nuk u importuan me sukses. Mesazhet e gabimit janë mjaft intuitive dhe zakonisht mund të shihni arsyet e zakonshme të refuzimit përse disa regjistrime nuk u importuan. Sigurohuni që të shpenzoni kohë për të përcaktuar nëse refuzimi është shkaktuar nga një problem i formatimit të të dhënave ose cilësisë në krahasim me një rregull të bezdisshëm të rrjedhës së punës që nuk keni ndërmend ta hiqni.
• Ndërtoni vetes një jastëk për gabimet. Mos u përpiqni të ekzekutoni migrimin një ditë para trajnimit të shitjeve. Diçka e paparashikuar mund të ndodhë që pengon përfundimin me sukses.

Verifikimi dhe shtimi i të dhënave tuaja

Ngjashëm me analizimin e rezultateve të të dhënave të testit kur të dhënat janë ngarkuar, ekzekutoni raporte për të vërtetuar një mostër të kryqëzuar të të dhënave për të siguruar saktësinë dhe plotësinë. Nëse mundeni, krahasoni ekranet në Salesforce me ato të sistemit tuaj të vjetër.

Sigurohuni që të dhënat të ruhen në fushat e duhura dhe që vlerat të kenë kuptim. Nëse shihni një adresë në një fushë telefoni, duhet të pastroni të dhënat tuaja ose të rregulloni hartën e fushës. Përpiquni për të dhëna të importuara në mënyrë perfekte – por prisni edhe më pak se kaq.

Përpara se të nxirrni në treg Salesforce, ndërmerrni hapin shtesë të përditësimit manual ose automatik të disa të dhënave për të mahnitur përdoruesit dhe për të sjellë më shumë sukses. Kur jepni një demonstrim ose trajnim, tregojuni përdoruesve këto shembuj të futur plotësisht dhe tregojuni atyre potencialin për Salesforce.

Pasi të keni gjithçka në Salesforce, fillon argëtimi!